澤西島公司在職證明台灣驗證｜Certificate of Incumbency 公證、Apostille 與 TRO London 驗證

澤西島（Jersey）公司辦理台灣銀行開戶、OBU 業務、KYC 資料更新、投資或融資時，收件機構可能要求 Certificate of Incumbency（公司在職證明），確認公司的現任董事、秘書及證明書所列的其他公司資料。

如果您的 Certificate of Incumbency 已完成所需的澤西島核證、公證（如適用）及 Jersey Apostille，Ginkgo Advisory 可在倫敦接收整套文件，安排必要的英國證明程序、約 2 個工作天 UK FCDO 紙本 Apostille，接續辦理 TRO London 加急驗證，完成後以國際快遞寄送台灣。

請先提供證明書、全部附件、核證頁、公證頁（如有）及 Apostille 的完整掃描檔，連同台灣收件機構的書面要求。我們會核對文件內容、出具人、日期及申請附件，再安排正本寄送。

什麼是澤西島 Certificate of Incumbency？

Certificate of Incumbency 用於確認證明書所列人士在指定日期擔任的公司職務。依出具內容，也可能包括註冊資料、登記地址、股東資料或簽名樣式。

中文常稱為「公司在職證明」、「董事及職員證明」或「現任董事及秘書證明」。這裡的「在職」指公司職務，與個人申請簽證、貸款時使用的僱用或薪資證明不同。

如果銀行清單只寫 COI，請確認完整英文名稱。Certificate of Incumbency 與 Certificate of Incorporation 都可能被縮寫為 COI，但兩者的證明內容不同。

閱讀時應以證明書實際確認的事項為準。 標題相同的兩份文件，可能分別只列董事，或另附秘書、股東及授權資料。訂製或取得文件前，先把銀行要求交給出具人確認，較能避免核證後才發現少了必要欄位。

澤西島公司在職證明由誰出具？

可先向公司的秘書、董事或保管公司紀錄的既有服務提供者洽詢，確認由誰具備資料依據及適當權限，能夠出具本次需要的證明。

澤西島公司法要求公司設有秘書，並在註冊辦事處保存董事及秘書名冊。這些公司紀錄可供核對相關職務，但名冊與另行出具的 Certificate of Incumbency 是不同文件。Companies (Jersey) Law 1991：第 81 及 83 條

洽詢時，請確認：

• 出具人以公司秘書、董事或服務提供者等何種身分簽署
• 本次證明依據哪些公司紀錄及查核資料
• 證明的是出具當日，還是另一個指定日期的情況
• 能否包含台灣收件機構要求的全部欄位
• 是否需要附件、簽名樣式或另附公司決議
• 能否配合適用的澤西島核證、公證及 Apostille 程序

如果文件由公司或公司服務提供者出具，應清楚載明出具人的名稱、職務及簽署身分。不能只因文件使用「Jersey」字樣，就將它當作 JFSC Registry 出具的官方登記證書。

銀行若明確要求登記處文件，請先確認其是否接受公司在職證明，或需要另備 Entity Profile、Certificate of Good Standing 等指定文件。

Certificate of Incumbency 可以包含哪些資料？

實際內容應按公司紀錄、出具人的證明範圍及收件要求準備。以下是送件前可逐項核對的資料，並非每份證明都會包含全部項目。

資料項目	準備及核對重點
公司英文名稱	使用正式名稱，並與其他公司文件一致
公司註冊編號	核對是否對應本次辦理業務的法律實體
成立日期及司法管轄區	依公司註冊文件確認
註冊辦事處	確認所列地址對應的日期
現任董事	列明姓名或法人名稱及職務，按需要加入任職日期
公司秘書	載明現任秘書及其自然人或法人身分
其他職員或授權人	依證明目的及可確認的紀錄列示
股東及持股資料	如有需要，說明名冊依據、股份類別及資料日期
簽名樣式	按收件要求提供，並確認姓名及職務相符
資料基準日	清楚說明證明內容截至哪一天
出具及簽署資料	出具人、簽署身分、日期及適用核證
附件	識別每份附件的名稱、日期及頁數

若銀行要求確認「全部現任董事」，應請出具人確認證明範圍是否涵蓋完整名單。只列出本次簽約的兩位董事，不一定能滿足完整董事名單的要求。

如果要求的內容超出出具人持有的紀錄，應先補足資料，或由適當人士另行出具相應證明，避免在文件中加入無法確認的敘述。

公司在職證明可以證明董事有權開戶或簽約嗎？

應分別確認 現任職務 與 本次事項的授權。

Certificate of Incumbency 可用於核對證明書所列的公司職務。如果需要確認某人能否代表公司開戶、借款、提供擔保或簽署特定合約，還應閱讀章程、本次決議、授權書及證明書的具體文字。

例如，證明書確認 A 及 B 為現任董事，銀行仍可能要求董事會決議，列明開戶銀行、帳戶安排、授權簽署人，以及一人單獨或兩人共同簽署的方式。

收件機構要確認的事項	可準備的相關文件
誰是目前董事或秘書	Certificate of Incumbency、適用名冊或登記資料
公司是否已批准本次開戶	董事會決議及其他必要批准
哪些人可操作帳戶	銀行授權表及相應決議
受任人可辦理哪些事項	Power of Attorney 及授權依據
章程是否設有限制	現行 Memorandum and Articles of Association
簽名是否屬於指定人士	所需的身分核對、簽名證明及簽名樣式

如果 Certificate of Incumbency 另有授權敘述，請確認其依據、範圍及附件，並請銀行確認是否足夠。列有某人的簽名樣式，本身不會新增或擴大其代表公司的權限。

證明書上的股東就是最終實質受益人嗎？

若 Certificate of Incumbency 包含股東資料，應先閱讀其用語及依據，確認列示的是登記股東、特定股份持有人，還是另經查核的實質受益人。

登記股東與最終實質受益人可能不同。例如，股份由另一家公司持有時，證明書列出的可能是直接股東；銀行仍可能要求向上追溯持股架構及最終控制的自然人。

準備股東部分時，請核對：

• 是否列出本次要求的完整股東範圍
• 股東英文姓名或法人名稱是否正確
• 股份類別、股數及持股比例的計算基礎
• 資料是依哪個日期的股東名冊確認
• 近期股份轉讓或發行是否已反映
• 如列有實質受益人，相關聲明及支持資料是否齊備

不能因證明書列有股東，就推定銀行的實質受益人審查已完成。收件機構如另外要求公司架構圖、股東名冊或實質受益人聲明，仍應按清單準備。

董事或秘書是法人時，文件怎麼準備？

如適用的公司紀錄列有法人董事或法人秘書，證明書應準確列示該法人的名稱及身分。澤西島公司法對法人董事及法人秘書的名冊資料另有規定，應依實際情況核對。Companies (Jersey) Law 1991：第 84A 及 85 條

同時，請區分法人職務與實際落筆簽署的人。例如，由公司服務機構擔任秘書時，證明書上的自然人簽署者可能是代表該機構簽署，並不是以個人身分擔任本公司的秘書。

為方便後續核證，請提供清楚的簽署欄及相關身分、代表權限資料。若銀行另要求確認法人董事或秘書的公司資料，應一併取得適用文件。

不要為了配合表格，把法人名稱直接換成其員工姓名。文件應保留真實的任職及代表關係，再按收件要求補充說明。

Certificate of Incumbency 與其他澤西島公司文件有什麼不同？

文件	中文常用名稱	主要用途
Certificate of Incumbency	公司在職證明	確認指定日期的董事、秘書及其他明列事項
Certificate of Incorporation	公司註冊證書	證明公司成立及相應註冊資料
Certificate of Good Standing	公司存續證明書	確認證書所載的公司狀態及相關事項
Entity Profile	公司登記資料概要	查閱該文件範圍內的公司登記資料
Register of Directors and Secretaries	董事及秘書名冊	查閱公司保存的相關職務紀錄
Register of Members	股東名冊	核對登記股東及持股紀錄
Memorandum and Articles of Association	公司章程	核對組織及內部管理規則
Board Resolution	董事會決議	記錄指定事項的公司批准及授權

如 Certificate of Incumbency 附帶公司狀態敘述，仍應確認銀行是否另要求登記處出具的 Certificate of Good Standing，不能直接視為同一文件。

同樣地，公司登記資料概要與公司出具的在職證明，其資料來源、內容及確認日期可能不同。需要替代文件時，請先取得收件機構的接受確認，再安排核證及寄送。

澤西島公司在職證明在台灣的常見用途

需要確認境外公司現任人員或公司資料的申請與交易，可能要求 Certificate of Incumbency，例如：

• 台灣銀行及 OBU 開戶
• 銀行 KYC 客戶資料更新
• 公司授權簽署人變更
• 境外公司投資台灣
• 融資、借款及擔保文件審查
• 商業合約及交易交割
• 股權交易及控股架構審查
• 律師、會計師或交易相對人的盡職調查

不同銀行或承辦單位，可能對出具人、文件新舊、股東資料及驗證形式有不同要求。如果文件將交給多個單位，請預先整理各方要求及所需正本份數。

公司在職證明需要多久內出具？

應向台灣收件機構確認其接受的出具期間，以及期限從哪一天起算。不要直接假設所有銀行都採用同一個月數。

準備時間時，請區分以下日期：

日期	代表的意思
資料基準日	證明書確認公司及人員資料截至哪一天
出具或簽署日期	出具人完成並簽署證明的日期
核證或公證日期	完成相關證明程序的日期
Apostille 日期	對相關簽名、印章或印鑑完成合法化的日期
TRO 驗證日期	代表處完成該階段驗證的日期

較新的 Apostille 或 TRO 驗證日期，不會把較早的公司資料更新為當日資料。 如果董事、秘書、股東或地址已變更，應先由出具人確認是否需要重新出具證明。

例如，證明書確認的是六月底的董事名單，公司八月更換董事，即使九月才辦理 Apostille，也不能據此證明九月的全部現任董事。

若預計近期完成重要人事或股權變更，請先協調證明書出具時間，再預留當地核證、倫敦驗證及快遞時間。

證明書內容與其他公司文件不同，應先處理什麼？

請先把不同版本交給公司及出具人核對，確認差異是日期、名稱拼寫、資料範圍，還是尚未更新的公司紀錄。

送件前常需要釐清的情況包括：

• 證明書使用舊公司名稱，但銀行申請表已使用現名
• 董事姓名與護照的英文拼寫不同
• 證明書仍列出已卸任的董事或秘書
• 登記地址與其他近期公司文件不一致
• 股東名冊已更新，但證明書仍採用舊資料
• 附件日期晚於正文所載的資料基準日
• 出具人已變更職務，但仍沿用舊的簽署欄

如公司曾更名，請提供相應更名證明，讓收件機構可以核對同一公司的名稱沿革。姓名差異則應提供適用的支持資料，不能只修改護照姓名的拼寫來配合舊證明。

需要修正時，應由原出具人或適當人士重新出具完整文件。完成核證後，不宜自行修改姓名、日期、股數或抽換附件。

只有 PDF 或電子簽署的 Certificate of Incumbency，可以辦理嗎？

可以先提供完整電子檔及來源資料，供我們核對後續可採用的文件形式。請一併說明是原始電子文件、紙本掃描檔，還是尚未簽署的草稿。

不同形式可能需要不同的來源查核、紙本出具或簽名證明安排。直接列印帶有電子簽名圖像的 PDF，不等於已取得親筆簽署的正本，也不一定足以完成紙本驗證程序。

若文件由外地服務提供者簽發，也請說明實際出具及簽署地點。澤西島政府的合法化服務以在澤西島出具的文件為範圍，不能只因公司在 Jersey 註冊，就推定任何地方簽發的文件都能走同一套當地程序。澤西島政府：文件合法化範圍

文件形式確認後，再安排所需紙本及寄送，可減少重複簽署或補件。

澤西島公司在職證明台灣驗證流程

第一步：確認台灣收件要求及證明內容

先向銀行、律師或其他收件機構取得完整清單，確認需要的英文文件名稱、出具人、資料範圍、出具期間、正本份數及中文翻譯要求。

再請公司秘書或既有承辦人確認資料，準備 Certificate of Incumbency。若對方要求股東資料、任職日期、簽名樣式或特定聲明，請在文件出具前說明。

第二步：完成所需澤西島核證或公證

請當地承辦人按出具方式、簽署人、文件來源及用途，確認適用的簽名證明、副本核證或公證程序。

澤西島政府指引要求先向收件方確認需要正本或核證副本，以及是否指定公證人、律師等人士簽署。當地並非持有所有人士的簽名、印章或印鑑紀錄，應先確認可接受的簽署安排。澤西島政府：合法化前的文件準備

核證頁應清楚識別證明書及其附件。公司人員一般簽名或蓋章，未必已滿足後續 Apostille 或 TRO 程序。

第三步：完成所需 Jersey Apostille

澤西島政府的 Legalisation Office／Passport Office 辦理當地文件合法化，將 Apostille 附於文件上，確認相關簽名、印章或印鑑。澤西島政府：Jersey Apostille 服務

按本服務的文件安排，Certificate of Incumbency 應先完成所需澤西島核證、公證（如適用）及 Jersey Apostille，再寄往倫敦。

請保留證明書、附件、核證頁、公證頁及 Apostille 的完整裝訂，不要拆釘、移除封條或抽換頁面。

第四步：寄送前提供完整掃描檔

請先提供以下文件及資料：

1. Certificate of Incumbency 全部頁面。
2. 證明書所附的董事、秘書、股東或簽名資料，如有。
3. 澤西島核證頁、公證頁及 Jersey Apostille 全部頁面。
4. Certificate of Incorporation 影本。
5. 公司更名證明及相關支持文件，如適用。
6. 台灣收件機構的書面要求及預計期限。
7. 申請人、相關簽署人及台灣收件人的基本安排。

我們會核對公司名稱、註冊編號、出具人、資料日期及現有驗證，並整理倫敦階段所需的英國證明、TRO 表格及申請附件。

如果證明書出具後已有董事、秘書或股東變更，請在寄送前一併告知。

第五步：將整套文件寄至倫敦

掃描檔確認後，可使用 DHL、FedEx、UPS 或其他可追蹤快遞，將文件寄至我們的倫敦辦公室。

請保護簽署頁、封條及 Apostille，保留全部附件與原有裝訂。須親筆簽署的 TRO 申請表及代理授權書，可按我們提供的清單一併寄送。

如同時寄送多家公司或多套文件，請分別標明公司名稱及份數，讓每份證明書與對應核證保持完整。

第六步：完成所需英國律師核證或公證程序

倫敦階段須按文件來源、現有核證及 TRO 要求，確認適用的英國證明依據。視個案情況，可能需要英國律師核證、適用的公證程序、來源查核或另備公司聲明。

已有 Jersey Apostille，不代表文件可以不經審查直接取得 UK FCDO Apostille。 FCDO 對可接受文件及簽署有相應要求，應先完成必要的英國證明程序，再安排遞交。英國政府：文件合法化及核證要求

FCDO 核對相關簽名、印章或印鑑，不會更新董事名單、重新計算持股比例，或替公司完成本次交易所需的授權。

第七步：約 2 個工作天 FCDO 紙本 Apostille

文件齊備、所需英國證明程序完成並獲接受後，我們的加急服務通常可在約 2 個工作天完成 UK FCDO 紙本 Apostille 階段。

這是本服務的 FCDO 加急階段預計時間，並非一般申請的統一處理時限。不包括澤西島證明書出具、當地核證及 Apostille、英國前置證明程序、TRO London 驗證，以及寄往倫敦與寄回台灣的國際快遞。 如需進一步核實簽名、印章或來源，處理時間可能延長。

第八步：TRO London 加急驗證

完成 FCDO 紙本 Apostille 後，我們可接續安排駐英國台北代表處的商業文件驗證，包括申請資料整理、代理遞交及領件。

澤西島屬 TRO London 商業文件驗證受理範圍，該程序要求 FCDO 紙本 Apostille。本服務會安排 paper Apostille，並按代表處要求準備申請附件。TRO London：商業文件驗證要求

如需加急辦理，請預先告知期限。我們會依代表處當時提供的加急服務、受理條件及文件情況，確認可用安排與預計完成時間。

第九步：完成後以國際快遞寄送台灣

驗證完成後，我們可安排文件掃描及可追蹤國際快遞，依您的指示寄送至台灣公司、銀行、律師、會計師或其他指定收件人。

寄出前請確認中文收件地址、聯絡電話及承辦人資料。如果需要多套正本或分送不同機構，請在申請初期告知，方便安排出具、驗證及寄送。

TRO London 商業文件申請資料及簽署要求

公司申請人

公司員工可擔任申請人。申請表須完整填寫、註明日期並親筆簽名，簽名應與護照一致。一般須準備申請人有效護照的清晰影本及公司註冊證書影本。

如果申請表、商業文件及代理授權書由不同人士簽署，應按要求提供相關簽署人的護照影本。證明書所列的全部董事或股東，與本次實際申請人、簽署人是不同範圍，請按各自用途準備資料。

證明書及商業文件簽名

請保留既有證明書與核證頁的完整內容。若倫敦程序需要另備公司聲明或其他商業文件，應先確認內容及適當簽署人，再按要求由英國律師或公證人證明相關簽名。

證明書內的 specimen signature 是供核對的簽名樣式，不宜直接視為該人士已簽署本次 TRO 申請或代理授權書。各份文件應分別完成所需簽署。

代理授權書

委託代理人辦理時，須使用 TRO 指定格式的 Letter of Authorization，準備正本及影本，並按要求完成申請人簽名的認證。我們會提供適用表格及簽署清單，並備妥所需代理人資料。

申請表、授權書及附件，請以 TRO London 商業文件驗證頁面公布的現行版本與要求為準。

中文翻譯、文件份數與費用如何安排？

是否需要中文譯本，取決於台灣收件機構。若要求翻譯，請先確認是否須包含全部附件、核證頁及驗證頁，以及譯本是否需要另外公證或驗證。

翻譯時應保留正式英文公司名稱、註冊編號、人名及各項日期，並準確區分 director、secretary、registered shareholder、beneficial owner 及 authorised signatory 等身分。

資料基準日、出具日期及核證日期應分別表達。如果原文只確認某日的董事名單，中文不應擴寫為「永久有效」或「具備一切代表權限」。

若有多個收件機構，請先確認各方是否留存正本，以及是否接受核證副本。同時辦理公司註冊證書、存續證明或董事會決議時，也應確認每份文件的核證與驗證安排，不要預設全部文件都能共用一份 Apostille。

費用會按現有文件、所需英國證明程序、Apostille 及 TRO 驗證件數、加急安排與快遞地點確認。提供完整掃描檔及用途後，我們會按本次範圍報價，方便您安排整套文件。

常見問題

Certificate of Incumbency 是員工在職或薪資證明嗎？

本篇所指的是公司職務及相關資料證明，用於核對證明書所列的董事、秘書等事項。若收件方需要個人的僱用、收入或工作年資證明，應另外準備適用文件。

銀行要求 COI，應該提供哪一份？

請確認完整英文名稱。Certificate of Incumbency 是公司在職證明，Certificate of Incorporation 是公司註冊證書，兩者可能使用相同縮寫，但證明用途不同。

可以自行下載範本，由任何員工簽名嗎？

應先確認出具人的權限、可核對的公司紀錄及收件機構接受的形式。範本只能協助整理內容，不能取代資料查核或適當簽署；能擔任 TRO 申請人，也不代表有權出具公司的全部事項證明。

公司在職證明可以代替 Certificate of Good Standing 嗎？

應按收件機構要求確認。在職證明與登記處出具的存續證明，其出具人及確認事項不同。如果清單明確要求 Certificate of Good Standing，請另備該文件，或先確認替代安排是否獲接受。

證明書只列董事，沒有股東資料，可以使用嗎？

取決於銀行要求。若只需確認董事，可能已符合其內容範圍；若同時需要股東或實質受益人資料，則應按要求補充證明、股東名冊、架構圖或相關聲明。

已列有董事及簽名樣式，還需要開戶決議嗎？

應確認銀行是否另要求本次開戶批准及授權安排。現任職務、簽名樣式與具體交易授權是不同事項；證明書是否足夠，須看實際文字、支持文件及銀行要求。

董事剛換人，舊證明書再做一次 Apostille 可以嗎？

如果需要確認目前董事，應先由出具人按更新後的紀錄確認並出具適用文件。新的 Apostille 不會修改舊證明書中的董事名單，也不會更新其資料基準日。

只有電子檔，是否一定要先寄紙本到倫敦？

請先提供完整電子檔、來源及簽署方式。我們會確認所需紙本、核證及寄送安排，再請您寄出文件，避免先列印或寄送了不符合要求的版本。

已有 Jersey Apostille，還需要 TRO London 驗證嗎？

應按台灣收件機構要求確認。如果對方要求 TRO London 驗證，仍須完成適用的英國證明程序、FCDO 紙本 Apostille 及 TRO 驗證。請先提供現有整套文件，確認可採用的處理方式。

整套程序只需要 2 個工作天嗎？

約 2 個工作天僅指本服務的 FCDO 紙本 Apostille 加急階段。澤西島證明書出具及當地驗證、英國前置證明、TRO London 驗證，以及寄往倫敦與寄回台灣的國際快遞時間，均須另行計算。

辦理澤西島公司在職證明台灣驗證

請提供 Certificate of Incumbency、全部附件、核證頁、公證頁（如有）及 Jersey Apostille 的完整掃描檔，連同台灣收件機構的書面要求、預計期限及寄送地點。如公司近期更名、更換董事或秘書、變更股東，或目前只有電子檔，也請一併告知。

Ginkgo Advisory 可在倫敦接收已完成所需澤西島核證、公證（如適用）及 Apostille 的文件，安排必要的英國證明程序、約 2 個工作天 FCDO 紙本 Apostille、依受理條件安排的 TRO London 加急驗證，以及完成後的國際快遞。

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