蘇格蘭公司任職證明台灣驗證｜Certificate of Incumbency、董事資料與 Apostille

台灣銀行、投資承辦人或交易相對人要求蘇格蘭公司提供 **Certificate of Incumbency（公司任職證明）**時，通常需要確認指定日期的董事、公司秘書或其他相關人士資料。文件若另包含簽署權限、股東或公司狀態，也應逐項核對其證明依據。

辦理前，應先確認 收件方需要哪些內容，以及接受誰出具的證明。公司簽署的任職聲明、專業人士依查核結果出具的證明，以及 Companies House 官方公司證書，應按實際文件性質分清楚。

Ginkgo Advisory 可協助審閱收件清單、整理公司及任職支持資料，安排適用的 solicitor certification（英國律師文件證明）、FCDO 紙本 Apostille、駐英國代表處愛丁堡辦事處驗證及寄往台灣的國際快遞。

請先提供公司正式名稱、完整公司編號、現有證明或銀行範本，以及本次需要確認的人士與事項。如董事剛任命、公司曾更名或文件需要指定日期，也請一併說明。

什麼是蘇格蘭 Certificate of Incumbency？

Certificate of Incumbency 常譯為「公司任職證明」、「董事任職證明」或「現任職務證明」。閱讀時應以正文為準，確認它證明了哪些職務、哪些人士，以及哪一個日期的情況。

這個名稱不應直接等同 Companies House 官方證書。正式辦理時，可按收件要求評估公司聲明、適當專業證明，或包含指定登記事項的官方公司證書。

Companies House 的證書服務可加入董事姓名及部分資料、秘書姓名、註冊辦事處地址等事項。若這些內容已能符合台灣要求，可先確認收件方是否接受該官方版本。Companies House：公司證書可加入的事項

本文主要說明在蘇格蘭註冊的有限公司。Scottish LLP、Scottish Limited Partnership（蘇格蘭有限合夥）或其他實體，應按其法律形式及實際職務另行核對，不能直接把成員或合夥人譯為公司董事。

蘇格蘭公司的任職資料應從哪裡核對？

蘇格蘭公司的登記資料由 Companies House 體系處理，**Registrar of Companies for Scotland（蘇格蘭公司註冊官）**設於愛丁堡（Edinburgh）。核對任職時，應先找出正確公司的登記紀錄，再比對本次證明涉及的人士及日期。Companies House：機關職責與蘇格蘭公司註冊官

核對資料	本次用途
公司正式名稱及完整編號	識別正確法人，保留字母及前置零
Scotland 註冊身分	確認本篇適用的公司背景
Companies House 董事與秘書資料	核對相應登記事項
公司任免文件	說明實際生效日期及近期變動
本次交易決議或授權	支持需要確認的代表權限
文件出具、簽署及核證地點	確認後續館處受理安排

公司在愛丁堡或格拉斯哥設有辦公室，仍須以登記資料確認是否在蘇格蘭註冊；董事居住地也不能代替公司的登記身分。初步查核時，請提供完整公司編號及官方紀錄。

如果由公司服務商協助整理資料，應辨認它是提供資料的代理人、獲任命的公司秘書，還是本次證明的出具人，並保留相應委任或確認依據。

任職證明可以由誰出具？

應先看收件方對出具人資格、獨立查核及核證方式的要求，再確認本案合適安排。

可評估的文件方式	需要確認
公司董事或獲授權人士出具的聲明	其身分、出具權限及所依據的公司資料
公司秘書出具的證明	是否實際獲任命，及其可確認的事項
律師依查核結果出具或核證的文件	查核範圍、證明文字及收件方是否接受
Notary Public 出具或公證的文件	是否為指定方式，以及實際核實內容
Companies House 官方公司證書	可提供的登記事項是否符合需求

如果銀行指定「由公司秘書簽署」，請先確認公司是否設有公司秘書。不能只因需要這個簽名欄，就把會計師、行政人員或代辦人填成公司秘書。

如果指定獨立專業人士出具，單純在公司自擬證明上見證簽名，未必涵蓋對方要求的獨立查核。應在簽署前確認。

蘇格蘭公司沒有 Company Secretary，還可以辦理嗎？

可以先確認其他可接受的文件方式。Companies House 指引說明，私人公司除非章程另有要求，並非必須任命公司秘書；公眾有限公司則須設有公司秘書。Companies House：公司秘書及職務資料

公司情況	建議先確認
已設公司秘書	現任資料、出具範圍及簽署安排
私人公司未設秘書	收件方是否接受董事聲明或適當專業證明
公司章程要求設秘書	先核對任命及相關公司資料
公司只有一名董事	核對出具方式、支持資料及獨立證明要求

文件需要說明「未設公司秘書」時，應依實際查核結果表述。這與某個秘書姓名尚未填入表格，是不同情況。

只有一名董事的公司，也應按實際要求確認是否可由該董事作出相關聲明，以及是否另需專業核實。不要把「沒有第二個人簽署」直接當成無法準備任何文件。

任職證明應包含哪些內容？

以下可作為與台灣收件方確認內容的清單，並非每份證明都必須列入全部項目。

項目	核對重點
公司正式名稱	與 Companies House 及本次申請一致
Company Number	保留全部字母及前置零
註冊地區	與公司實際登記身分一致
公司成立日期	如需要，與成立文件核對
註冊辦事處地址	區分公司地址與個人地址
董事或秘書姓名	與登記及身分資料對照
職務及任命日期	清楚區分現任、過往任職及生效時間
證明基準日	說明截至哪一天的情況
出具人與簽署資格	誰在確認這些資料及其依據
核證或查核文字	如有，保留實際證明範圍
附件	公司紀錄、決議或其他適用支持文件

如另外加入護照號碼、完整出生日期、住址、股東或簽名樣式，應先確認收件需要及可靠來源，不宜為了讓證明看起來完整而填入推測資料。

Companies House 官方證書可以代替 Incumbency 嗎？

有可能符合本案需求，但應先取得收件方對內容與形式的確認。例如，對方只要求董事與公司地址，與要求公司簽署人及簽名樣式，是不同文件需求。

收件要求	可先評估
官方確認董事或秘書資料	含適當附加事項的 Companies House 證書
指定日期的公司任職聲明	公司或專業人士依證據出具的文件
本次交易簽署權限	任職資料加上章程、決議或授權文件
簽名樣式	按要求簽署及核證的相應文件
股東、持股或最終控制資料	另行核對持有與控制證明

Companies House 指引明確說明，其這項證書服務不提供 PSC、股東、持股或資本聲明資訊。因此，不應假設選購一份官方公司證書就能包含全部持有資料。Companies House：核證事項的範圍

如果銀行使用固定範本，請先逐項比對。官方證書涵蓋的部分與另需公司或專業證明的部分，可以清楚列出，避免反覆訂購。

Incumbency、Good Standing 與 Incorporation 有何不同？

文件	主要核對事項
Certificate of Incumbency	正文所載的任職及其他特定公司事項
Certificate of Incorporation	公司成立身分及相關成立資料
含 Summary Statement 的公司證書	證書所述的持續存在及除名情況等事項
Articles of Association	公司運作、決策及授權規則
Board Resolution	本次具體事項的公司批准
Power of Attorney	受權人的行為範圍及條件

Companies House 現行指引將過去的 good standing statement 稱為 Summary Statement。它與董事任職或本次交易授權的問題不同，應按收件要求分別處理。Companies House：Summary Statement

如果文件同時涵蓋幾類事項，也應閱讀每一段證明文字，確認其出具人、資料來源與日期，而非只看標題。

董事名冊制度更新後，如何核對任職資料？

自 2025 年 11 月 18 日起，蘇格蘭公司不再需要自行保存董事、董事住址、秘書及 PSC 等指定名冊；相關資料仍須向 Companies House 登記並保持更新。股東或成員名冊的保存要求則仍存在。Companies House：公司名冊制度變更

因此，準備今天的任職證明時，不應直接套用舊清單，要求每家公司必須提出仍在維護的內部法定董事名冊。

現有資料	可以如何使用
最新 Companies House 任職資料	作為目前登記事項的核對來源
公司保存的任免文件	協助核對任命、離任及生效背景
歷史董事名冊	說明過往紀錄，另確認其後變動
公司自願整理的董事清單	確認整理人、日期及與正式資料的關係
董事或公司確認	補充指定事項，並核對簽署人與依據

收到舊式名冊並不表示文件必然無用；但應知道它記錄的是哪個時點，以及是否已涵蓋後續任免。

如需要證明歷史任職，則應整理相應期間的文件，不能只用現在的董事查詢頁面回答過去某日的情況。

董事剛任命或離任，資料尚未一致怎麼辦？

先核對公司任免文件、實際生效日期、申報狀態及可見登記資料，再決定證明可以涵蓋哪些事項。

情況	應先整理
新董事剛任命	任命文件、生效日期及申報紀錄
董事已離任但資料仍顯示	離任文件、申報狀態及需要更正的事項
姓名或其他登記事項變更	變更依據及更新紀錄
公司資料與銀行表格不同	差異原因及正確版本
證明簽發後又有人事變動	是否需重新出具或補充文件

Companies House 指引列有職務及個人資料變更的通知責任。任職證明的準備不會取代相應申報程序。Companies House：董事及公司資料變更

如果資料尚待處理，應把狀況交代清楚，再確認是否等待更新、使用其他支持資料或調整證明範圍。不能為了配合截止日，把尚未查明的情況寫成已確認事實。

任職基準日與證明簽發日有何不同？

日期	主要含義
Appointment Date	任命生效或登記所載任命日期，按文件內容核對
As at／As of Date	證明所涵蓋的狀態基準日
Date of Issue	這份證明實際出具的日期
簽名見證或核證日期	本次證明程序完成日期
Apostille 日期	合法化證明簽發時間
館處驗證日期	館處完成文件程序的時間

例如，今天出具的文件如需確認某人於去年的交易日是否任職，應明確寫出歷史基準日並提供相應證據，不能把今天的董事名單當作過去的紀錄。

銀行要求三個月內或六個月內的證明時，請確認其指的是出具日期、資料基準日或其他日期。重新核證舊證明，不會自行更新其中的任職資訊。

董事身分是否等於可以簽署任何公司文件？

任職身分與特定行為的授權，應分別核對。依文件準備的需要，建議把以下資料連同本次交易要求整理：

希望確認的事項	可先提供
誰是董事或秘書	任職證明及相關登記資料
公司如何作成決定	現行章程及適用程序資料
是否批准本次開戶或交易	董事會決議或其他適當批准文件
誰可代表公司行事	相應授權、委任或決議
需要多少人及如何簽署	本次文件形式、公司要求及收件清單

若收件方要求 Certificate of Incumbency 同時確認 authorised signatories，應指出授權來源、事項及範圍；不要只將董事姓名移到「授權簽署人」欄位。

涉及授權書、須遵守特定形式的文件或銀行指定簽署方式時，應依實際文件及適用法律確認要求。任職證明本身不會自動完成另一份文件的簽署程序。

蘇格蘭公司出具任職聲明，如何確認簽署方式？

應先辨認文件由公司、個人專業人士或登記機關出具。公司聲明的簽署方式，與律師自身出具的證明或 Companies House 官方簽署文件，可以不同。

《Companies Act 2006》第 48 條處理蘇格蘭法下的公司文件簽立，並銜接《Requirements of Writing (Scotland) Act 1995》的規則；公司並非必須備有 company seal。Companies Act 2006，第 48 條

就 1995 年法附表 2 第 3 段適用的紙本公司文件而言，除另有明文法律規定外，可由董事、公司秘書或獲授權人士代表公司簽署。文件是否符合特定簽署證明推定的條件，則另有見證或多人簽署等規則。Requirements of Writing (Scotland) Act 1995，附表 2

文件類型	簽署前應確認
公司自擬任職聲明	代表公司簽署的人士、授權依據及文件形式
希望具備 self-proving 效果的紙本文件	適用的簽署、見證、見證人資料及其他條件
公司電子文件	電子簽署或認證規則，以及紙本送館如何安排
律師或公證人自行出具的證明	專業人士的查核範圍、資格及證明方式
Companies House 官方證書	官方簽署及後續合法化要求

上述附表亦區分「推定公司已簽署」與「簽署人確為董事、秘書或獲授權人士」：前者不會自動證明後者。這正是任職證明仍需支持資料的原因。

不是每份 Certificate of Incumbency 都需要製成契據；應按文件內容、適用法律、公司批准及台灣收件要求決定形式。收件方另要求簽名真實性或獨立任職查核時，也應在簽署前確認。

如需蘇格蘭法律意見、當地指定公證或特殊簽署安排，可先協調具相應資格的專業人士處理。

簽名樣式需要如何核對？

如果台灣收件機構要求 Specimen Signature（簽名樣式），應先確認需要本人簽署、見證、身分核實，或另有指定表格。

資料	核對重點
簽署人姓名	與身分及任職資料一致
簽名樣式欄	是否需要本人於指定方式下簽署
見證或核證文字	實際見證及查核了什麼
公司授權資料	該人士可辦理的事項與條件
銀行表格	是否要求另外留樣或簽署

Companies House 上的任職資料，不能單獨證明另一份文件的簽名出自該人。簽名核實與任職核對應各有適當依據。

請勿把護照或其他文件上的簽名圖片剪貼到新的聲明中，並呈現為本次親筆簽署。需要重新簽署時，應按已確認的方式完成。

任職證明要列住址、護照或完整生日嗎？

應先看收件方需求，再決定哪些資料放在正文、哪些以支持文件提供。公開資料沒有顯示的內容，不宜自行推測補入。

Companies House 區分董事的 service address 與 usual residential address：前者是聯絡用途，後者是通常居住地址，其公開方式不同。文件整理時應保留這個區別。Companies House：董事地址資料

需要的資訊	準備方式
英文姓名	比對護照及登記資料，解釋拼寫差異
出生資料	使用可核實來源，保留實際完整程度
護照號碼	僅按本次識別與收件需要提供
Service Address	清楚標示為送達或聯絡地址
Residential Address	如被要求，另備相應地址證明

公司註冊地址、董事聯絡地址與個人居住地址可能相同，也可能不同。請按各欄位的實際含義填寫。

Companies House 身分驗證可以代替任職證明嗎？

Companies House 的 identity verification 是確認個人身分的程序，並要求依適用方式把已驗證身分與職務紀錄連結。它有自己的適用對象、期限及辦理方式。GOV.UK：Companies House 身分驗證

就本篇文件用途而言，仍應另行核對收件方要求的任職內容、日期及代表權限。完成身分驗證，不等於台灣銀行所需的全部公司文件已備妥。

Companies House personal code 是供指定公司申報及身分連結使用的個人代碼。準備對外任職證明時，不應把它當成公司編號、護照號碼或任職證書編號列入正文。

蘇格蘭公司任職證明在台灣有哪些用途？

任職證明可能出現在以下事項的文件清單中：

• 台灣銀行或 OBU 開戶。
• 銀行 KYC 及授權簽署人資料更新。
• 蘇格蘭法人投資台灣的相關申請。
• 外國公司分公司或辦事處相關程序。
• 商業合約、融資及股權交易。
• 法人代表資格及公司治理資料審查。
• 律師、會計師或交易相對人的盡職調查。

如果收件方寫「在職證明」，請先確認它要的是公司董事等職務證明，還是員工的 Employment Certificate。兩者涉及的內容與出具依據可能不同。

正式製備前，請確認文件是否會被留存、是否需要中文翻譯及多套正本，以及是否要求館處驗證。

應先準備哪些支持文件？

可以先用完整掃描檔進行審閱，再決定哪些正式文件需要取得或寄送。

支持資料	可協助核對
公司成立證書	公司名稱、編號及成立背景
最新公司登記資料	現任董事、秘書及相關登記事項
任命或離任文件	近期變動、歷史基準日及生效資料
現行章程	本次出具、決策或授權相關規則
董事會決議或授權書	特定行為的批准與代表權限
出具人與相關人士身分資料	身分及簽署核實
更名或姓名變更資料	銜接不同文件上的名稱
現有任職證明及全部附件	確認內容、日期與可使用範圍
銀行範本或指定文字	比對所需證明事項

初步請提供與本次證明相關的資料。若收件方不要求股東或資金資料，不必先把整套財務及持有文件都放進任職證明附件。

需要增加查核內容時，可先明確列出問題，再確認所需資料與費用。

公司聲明與專業人士證明如何核證？

Ginkgo Advisory 提供 solicitor certification（英國律師文件證明）。本案需要副本比對、文件來源查驗、公司聲明簽名證明或特定事項確認，應先分清楚。

核證需求	主要工作
副本相符	比對所提供副本與相應正式文件
文件來源或真實性	按要求向出具來源或依支持資料核實
公司聲明簽名	核對簽署人身分、資格及適用見證方式
任職事項確認	明確列出依據、基準日及查核範圍
交易授權確認	另行核對章程、決議及授權條件

如果收件方要求獨立確認任職資料，只有「true copy」字樣的副本核證，未必足夠。相同地，見證某人的簽名，也不等於已核實其聲明中的所有公司事項。

如館處或台灣收件機構指定 Notary Public 公證，會先確認內容並協調適當安排。核證文字應與實際工作及收件要求一致。

FCDO 指引列明，其他文件可以在符合要求的英國律師、公證人或適用公職人士核證後申請合法化；應先確認收件方對原件、副本及簽署人的要求。GOV.UK：文件核證與合法化條件

使用 Companies House 官方版本，還需要公司代表簽名嗎？

如果收件方接受包含指定董事資料的官方公司證書，應按該官方文件的簽署與合法化條件處理。不要為了套用私人聲明的格式，要求董事在官方證書上冒作簽發人。

Companies House 說明，供 FCDO 合法化使用的文件須具備適用的官方原始簽名，並可透過訂購核證證書或核證副本取得官方人員親筆簽署。Companies House：官方文件合法化要求

文件情況	辦理前應確認
合適的官方親筆簽署證書	是否可依官方簽署直接辦理 FCDO，並確認愛丁堡接受該版本
公司自擬任職聲明	簽署人、資格及所需英國核證
專業人士出具的證明	出具範圍、簽署及可受理條件
官方證書另附公司授權聲明	兩份文件各自的簽署與核證方式
只有官方文件下載檔	是否需另取正式簽署版本或適當核證

同一個文件包可包含不同來源的文件，各份的核證安排也可能不同。應在正式製備前列出清單。

FCDO Apostille 與台灣駐外館處驗證有何不同？

FCDO 合法化主要核對文件上的適用簽名、印章或印鑑，符合條件後附上 Apostille。這項程序不會擴充任職證明原本的內容。GOV.UK：文件合法化程序

階段	主要核對事項
公司資料查核	人士、職務、基準日及支持證據
官方或專業核證	文件來源、簽署及實際證明範圍
FCDO Apostille	適用的簽名或印章與附件是否對應
駐外館處驗證	台灣用途要求的文件程序
台灣收件審查	內容、日期及整套申請資料是否符合要求

如台灣收件清單要求館處驗證，取得 Apostille 後仍須完成相應送館程序。

一份只確認董事姓名的文件，加上 Apostille 後仍只涵蓋原有內容。若銀行另要求開戶權限，應在核證前備妥適當授權資料。

為什麼要安排紙本 Apostille？

駐英國代表處愛丁堡辦事處的領務服務指引要求文件先取得 paper Apostille（紙本 Apostille），並明確表示不接受 e-Apostille。本項蘇格蘭公司文件服務依此安排。愛丁堡辦事處：領務服務與 Apostille 要求

目前狀況	下一步應確認
證明尚未簽署	先確認內容、出具人及核證方式
已有正式簽署及核證	檢查是否符合 FCDO 及愛丁堡受理要求
已有紙本 Apostille	核對所證明的簽名及全部附件
已有 e-Apostille	確認本次所需紙本程序及正式版本
只有掃描本	確認正式紙本位置及可取得方式

列印 e-Apostille 不等於取得紙本 Apostille。已完成電子程序時，可以先提供整套檔案，確認補辦範圍。

完成核證及驗證後，請維持原有裝訂與附件。需要增加人名、修改日期或換頁時，應先確認是否需要重新處理。

蘇格蘭公司任職證明應送愛丁堡辦事處嗎？

蘇格蘭屬 **駐英國代表處愛丁堡辦事處（Taipei Representative Office in the U.K., Edinburgh Office）**的領務轄區。本篇按蘇格蘭來源的公司文件，安排愛丁堡辦事處驗證。愛丁堡辦事處：領務轄區及聯絡資訊

任職證明可能由公司、律師、公證人或 Companies House 出具，因此應一併核對實際出具、簽署與核證情況。

提供資料	確認目的
公司註冊地區及官方紀錄	確認蘇格蘭公司的登記身分
任職證明出具人及地點	辨認文件來源
公司代表簽署地點	核對適用的簽名證明安排
律師或公證人核證頁	確認核證形式及送館條件
其他地區出具的附件	逐份確認能否一併受理
申請人與代理人資料	準備愛丁堡適用的申請及授權文件

如證明在蘇格蘭以外地區出具、簽署或核證，應先向受理館處確認安排，不能只按公司註冊地決定所有文件的處理方式。

文件寄到倫敦代辦地址，不會自行改變其來源或受理條件。Ginkgo Advisory 可協調英國境內文件接收、FCDO 及愛丁堡送件；正式申請使用愛丁堡辦事處當時適用的表格與程序。愛丁堡辦事處：文件驗證一般資訊

FCDO 紙本 Apostille 加急約需多久？

文件齊備、必要核證完成並符合受理條件後，Ginkgo Advisory 的 FCDO 紙本 Apostille 加急服務階段通常約需 2 個工作天。

這項估計只適用於該服務階段，不包括公司資料查核、證明製備、董事申報補正、官方文件取得、前置核證、館處驗證、翻譯或國際快遞。

如 FCDO 需要進一步查核簽名或印章，實際時間可能延長。請提供最晚收件日，以便確認完整安排。

蘇格蘭公司任職證明台灣驗證：九個辦理步驟

第一步：提供台灣收件要求

提供銀行、投資承辦人或交易相對人的清單及範本，確認任職、日期、授權、翻譯、份數與截止日要求。

第二步：核對公司與相關人士資料

提供正式公司名稱、完整公司編號、註冊地區，以及需要確認的人士。整理現有證明、登記資料及近期任免情況。

第三步：確認證明方式與支持依據

決定使用可接受的公司聲明、專業證明或官方公司證書。核對資料基準日、出具人資格，以及是否另需交易授權資料。

第四步：確認文件內容、簽署及愛丁堡受理安排

審閱擬出具文字或官方證書所需事項，確認適用的蘇格蘭簽署規則及愛丁堡文件要求。如證明或附件在其他地區製成，先核對受理安排；需要簽名樣式或見證時，在簽署前確認程序。

第五步：取得正式文件並完成適用核證

由合適人士出具及簽署，完成必要來源查驗、身分核實或簽名證明。合適的官方簽署文件，則按其可受理方式處理。

第六步：辦理 FCDO 紙本 Apostille

提交符合要求的文件，完成後核對證明、核證頁、紙本 Apostille 與全部附件。若需補正，先確認處理範圍。

第七步：備妥愛丁堡申請及代理授權

依愛丁堡辦事處要求準備申請表、公司及申請人資料、文件正本與影本。委託代理人時，完成適用授權書及所需簽名證明，確認送件、補件與領件範圍。

第八步：遞交愛丁堡辦事處並完成驗證

按確認的愛丁堡受理方式送件，配合必要補件並安排領件。如需加急，先確認當時服務及本案是否符合條件。

第九步：核對完成文件並寄往台灣

核對人名、日期、證明內容、所有核證與驗證頁，保留整套掃描檔，再以國際快遞寄至台灣指定地址並提供追蹤資料。

愛丁堡辦事處文件驗證需要準備什麼？

以下是事前整理清單，供核對任職證明及代理申請所需資料。實際必備項目、表格、正本、影本及簽署要求，應依愛丁堡辦事處當時指引與本案確認。

準備項目	核對重點
文件驗證申請表	完整資料、日期及要求的親筆簽名
任職證明或適用官方證書	內容、基準日及正式簽署版本
核證頁與紙本 Apostille	與待驗證文件及附件一致
整套文件影本	與正式送件版本相符
公司登記資料	正式名稱、完整編號及適用公司證明
申請人身分資料	護照或館處要求的其他有效證明
證明簽署人資料	身分、職務及可出具該文件的依據
代表資格資料	依申請人與簽署人角色準備
代理授權書	適用格式、正本、影本及所需簽名證明
代理人或代理公司資料	按委託方式準備識別及登記資料
其他支持文件	近期任免、更名、決議或特定授權
費用與領件安排	付款、代理領件或回郵方式

正式遞交前，應確認愛丁堡辦事處接受的任職證明版本、公司代表資格、代理授權與回件安排。各簽署人的身分及代表依據，應能與申請資料對照。愛丁堡辦事處：文件驗證一般資訊

出現在任職證明內的人士，不一定就是館處申請人；館處申請人也不一定是代辦人。請按本次實際安排填寫。

公司代表在台灣，可以委託英國代辦嗎？

可以先提供完整檔案、收件要求及代表人所在地，確認可接受的代理及簽署安排。Ginkgo Advisory 可協助整理文件、英國程序、館處申請與寄送。

事項	事前應確認
正式證明取得	由誰出具及如何交付
公司聲明簽署	本人所在地、代表資格及見證方式
代理授權	送件、補件與領件的範圍
遠端處理	本案是否接受，以及需要哪些查核
正本寄送	哪些文件須寄至英國及寄送時點

如希望透過視訊處理適用事項，應先確認個案與館處要求。掃描檔或視訊安排，不會自動免除親筆簽名及紙本正本要求。

文件驗證代辦授權，與代表公司開戶、簽約或操作帳戶的商業授權不同，應按用途分別準備。

蘇格蘭任職證明需要中文翻譯嗎？

請先詢問台灣收件方是否接受英文，以及是否要求全文中文翻譯、翻譯人資料或翻譯證明。姓名、職務與日期應與原文一致。

英文用語	中文翻譯及核對重點
Certificate of Incumbency	公司任職證明，按實際內容確認譯法
Director	董事
Company Secretary	公司秘書，不直接譯成一般行政秘書
Officer	公司職務人士，按上下文及具體職務處理
Authorised Signatory	授權簽署人，應有相應授權依據
Specimen Signature	簽名樣式
Date of Appointment	任命日期，按來源文件核對
As at／As of	截至指定日期，保留時間範圍
Registered Office	公司註冊辦事處
Service Address	送達或聯絡地址
Certified Copy	核證副本，保留實際核證範圍
Employment Certificate	員工在職或僱傭證明，與本篇任職需求分清楚

若英文字句只說某人擔任董事，譯文不應增加「得單獨代表公司簽署任何文件」等原文沒有的授權。

姓名有中文譯名、護照拼寫或登記拼寫差異時，應保留能對照的資料，並確認是否需要補充說明。

整套翻譯如需涵蓋公司聲明、核證頁、Apostille、館處驗證與全部附件，請先確認範圍及翻譯證明的辦理方式。

常見補件原因與處理方式

情況	建議先確認
收件方要任職證明，卻只取得成立證書	比對真正需要的事項並補足
未確認出具人資格	核對公司或專業證明方式
公司未設秘書卻填入秘書姓名	改用符合實際情況的出具安排
董事變動尚未反映	整理任免文件及申報進度
把歷史清單當作現任資料	核對基準日與後續變更
任職證明沒有本次授權依據	補充適當決議或授權文件
姓名、日期或公司編號不一致	對照正式來源查明差異
以聯絡地址代填個人住址	區分地址性質並補充相應證明
只做副本核證，但要求獨立任職查核	確認額外查核與證明範圍
需要紙本卻辦成 e-Apostille	確認相應紙本程序
未核對任職證明的實際製成地點	連同蘇格蘭公司資料確認受理館處
代理授權與申請人角色不清楚	整理身分及代表關係
譯文加入原文沒有的權限	對照原文修正

發現差異時，先查明正確資料及出具來源，再決定更正、補充或重新辦理的範圍。不要自行改動已核證文件的人名、日期或附件。

辦理時間與費用如何估計？

總時間取決於證明內容、所需查核、簽署與核證方式、FCDO、館處及寄送安排。涉及歷史任職、多名人士或交易授權時，應先確認查核範圍。

階段	影響安排的因素
需求與公司資料整理	人數、日期及所需證明事項
證明製備或官方文件取得	出具來源、文件內容與份數
適用核證	來源查驗、身分核實、簽名或指定公證
FCDO 紙本 Apostille	文件數量、簽署查核及服務安排
館處驗證	申請完整性、受理方式及當時進度
翻譯與國際快遞	頁數、範圍、份數及收件地址

Ginkgo Advisory 可依完整檔案、台灣要求及截止日提供處理範圍與報價。適用費用可包括文件取得、查核、製備、核證、公證、Apostille、館處、代理、翻譯及快遞。

FCDO 紙本 Apostille 加急約 2 個工作天，僅指文件符合條件後的該服務階段。館處是否可加急及預計交付日，應另行確認。

需要多家銀行各自留存時，請提前確認正式版本份數。普通影本不等於另一套獨立核證及驗證文件。

任職證明與其他公司文件可以一起辦理嗎？

可以先把任職證明、成立證書、章程、決議及授權書列成清單，逐份核對用途與證明方式。

文件組合	需要先確認
任職證明與成立證書	公司身分與相關人士是否一致
任職證明與章程	本次需要核對哪些權限條款
任職證明與開戶決議	人名、銀行、日期及授權內容
官方證書與私人聲明	各自的前置核證及簽署方式
一份證明含多名人士或附件	證明範圍、裝訂及收件要求

英國政府建議先向收件方確認，需要一組文件共用 Apostille，還是每份文件分別辦理。館處對整套文件的受理方式，也應事前核對。GOV.UK：多份文件的 Apostille 要求

常見問題

1. Scotland Certificate of Incumbency 中文是什麼？

通常稱為「蘇格蘭公司任職證明」或「董事任職證明」。應以正文確認涵蓋的人士、職務及日期，不能只從標題推定所有內容。

2. 它一定是 Companies House 簽發的證書嗎？

不能只看名稱判斷。應確認是公司聲明、專業人士證明，還是包含指定董事資料的官方公司證書，並核對收件方接受的方式。

3. 公司沒有 Company Secretary，還可以辦理嗎？

可以先確認其他合適方式，例如董事聲明或適當專業證明。不要為了填寫範本而虛列公司秘書；出具人資格應符合實際情況與收件要求。

4. 蘇格蘭公司現在仍必須保存內部董事名冊嗎？

2025 年 11 月 18 日起，相關指定名冊的公司自存要求已取消，但仍須向 Companies House 登記並更新資料。任職查核應依現行制度及本案所需日期準備。

5. 任職證明可以直接證明某人有權開戶嗎？

應看實際文字及依據。若只確認董事身分，仍可能需要本次開戶決議、章程或其他授權文件。

6. 蘇格蘭公司任職證明應送倫敦還是愛丁堡？

本篇按蘇格蘭來源文件，安排駐英國代表處愛丁堡辦事處驗證。任職證明若在其他地區出具、簽署或核證，應先確認受理；寄到倫敦代辦地址不會自行改變館處分工。

7. 銀行要求近期文件，重新核證舊證明可以嗎？

未必。應確認銀行對出具日期及資料基準日的要求；新的核證或 Apostille 不會更新舊證明的人事內容。

8. 一定需要 Notary Public 公證嗎？

應按收件要求及文件形式決定。Ginkgo Advisory 提供英國律師文件證明；如指定 Notary Public，會先確認並協調適當安排。

9. FCDO 加急約 2 個工作天，包含館處驗證及寄送嗎？

不包含。這是文件齊備、必要核證完成且符合條件後的 FCDO 紙本 Apostille 加急階段估計；其他程序及快遞另計。

10. 可以人在台灣委託辦理，完成後寄回台灣嗎？

可以先提供完整文件及收件清單，確認出具、簽署與代理安排。公司代表仍須配合完成必要資料及授權，完成後可安排國際快遞。

辦理蘇格蘭公司任職證明台灣驗證

需要將 Scotland Certificate of Incumbency 用於台灣銀行、OBU、投資或商業交易？Ginkgo Advisory 可協助核對任職內容、出具人及支持資料，安排適用核證、FCDO 紙本 Apostille、愛丁堡辦事處驗證與國際快遞。

請先提供：

• 公司正式名稱、完整公司編號及註冊地區。
• 現有任職證明、官方公司資料或銀行指定範本。
• 需要確認的人士、職務、基準日及特定授權事項。
• 近期任免、更名或其他需銜接的資料，如適用。
• 全部已完成的核證、Apostille 及附件。
• 台灣收件清單、所需份數、翻譯需求與截止日。

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