Vistra が発行する BVI（英領ヴァージン諸島）の役員在職証明書（Certificate of Incumbency）を台湾の銀行、OBU（オフショア銀行部門）などに提出する場合は、証明内容と提出先の認証要件を確認したうえで、英国および駐英国台北代表処での手続きを進める必要があります。Ginkgo Advisory は、書類の確認、必要に応じた英国の弁護士（solicitor）による認証や公証の手配に加え、英国外務・英連邦・開発省（FCDO）の紙のアポスティーユ取得は約 2 営業日、駐英国台北代表処（TRO London）の文書認証は約 5 営業日を目安とする特急サービスを提供しています。代行手続きに必要な委任状の署名・署名認証についてもご相談いただけます。
所要日数は、それぞれの段階で書類がそろい、申請条件を満たして受理された後の目安です。Vistra での証明書発行、BVI での事前認証、委任状の署名、公証、追加書類の準備、配送にかかる時間は含みません。まずは書類一式のスキャンと台湾の提出先からの指示をお送りください。ご希望の期限に合わせて手続きの進め方を確認します。
Vistra は BVI の Certificate of Incumbency を発行できますか？
はい。Vistra は公式サービス案内に Certificate of Incumbency を掲載しており、オンラインサービスの説明でも BVI 法人からの申請に対応していることを明記しています。BVI 金融サービス委員会の現行名簿には、Vistra (BVI) Limited が Registered Agents（登録代理人）として掲載されています。また、Vistra は自社の BVI 業務紹介で、現地最大規模の登録代理人であると説明しています。
貴社の現在の BVI 登録代理人が Vistra であれば、担当者、既存の法人サービス窓口、または利用可能な Vistra のプラットフォームを通じて申請できます。香港などの会社秘書役サービス会社が連絡を取り次ぐ場合も、最終的に証明書を発行する機関、署名者、発行法人の正式名称を確認してください。Vistra というグループのブランド名と、書類に記載された実際の発行法人名は区別する必要があります。
別の登録代理人を利用している会社は、通常、その会社の現在の登録代理人に申請します。知名度の高い代理人を選べば、他の代理人が保管する会社記録もそのまま証明してもらえるわけではありません。Ginkgo は独立した立場で文書認証と申請代行を支援し、Vistra は自社が発行する証明書と保管する会社記録を担当します。
参考資料：BVI FSC：Vistra (BVI) Limited、Vistra の BVI 業務案内、Vistra の会社法定書類サービス、Vistra の BVI 書類申請機能。
BVI の役員在職証明書は台湾でどのような場面に使いますか？
Certificate of Incumbency は役員在職証明書に当たり、台湾では「董事在職證明書」や「董事職權證明書」と呼ばれることもあります。通常は BVI 法人の登録代理人が、保管する会社記録に基づき、証明書に記載された時点の取締役やその他の会社情報を証明するものです。台湾での銀行口座開設、OBU 口座申請、KYC 審査、投資、商取引などで提出を求められることがあります。
証明する内容は、すべての証明書で共通しているわけではありません。取締役の氏名、株主情報、持株比率、署名権限が含まれるかどうかは、実際の記載内容を確認する必要があります。書類名だけで、これらすべてが証明されていると判断することはできません。また、登録株主の情報だけでは、最終的な実質的支配者（UBO）の証明として十分でない場合があります。
| 提出先が確認したい事項 | 確認する書類 |
|---|---|
| 現在の取締役やその他の役員 | Certificate of Incumbency と、その書類が実際に証明する範囲 |
| 会社の設立情報 | Certificate of Incorporation（会社設立証明書） |
| 特定の日付における会社の登録上の状況 | Certificate of Good Standing と、その証明文言 |
| 特定の取引や書類への署名を行う権限を持つ人 | 該当する取締役会決議、定款、その他の権限を示す書類 |
例えば、銀行から役員在職証明書と口座開設に関する決議書の両方を求められる場合があります。取締役であることが証明されていても、その人が単独で会社を代表し、あらゆる書類に署名できるとは限りません。アポスティーユや TRO の認証によって、元の証明内容や権限の範囲が広がることもありません。
Vistra に証明書を申請する前に確認したい 5 つのこと
- 会社情報：正確な英語の正式名称と BVI の会社番号で申請します。社名を変更したことがある場合は、変更を証明する書類も必要か確認してください。
- 証明内容：台湾の提出先に、取締役、株主、持株比率など、必要な情報を具体的に示してもらい、その要件を Vistra に伝えます。
- 発行日：発行後どのくらいの期間内の証明書が必要か、また提出日、審査日、取引完了日のどの時点を基準に判断されるかを確認します。
- 書類の形式：紙の原本、添付書類、署名・押印ページ、BVI での公証や認証、BVI のアポスティーユが必要か確認します。
- 用途と期限：銀行や機関からの書面による指示、使用目的、最終受領期限を伝えます。発行後に重要な記載を追加し直すことのないよう、事前に要件を整理してください。
すべての証明書に一律で 3 か月または 6 か月の有効期限があるとは考えないでください。取締役、株主、会社名、登録代理人に変更があった場合は、関連する記録と証明書を更新してから、その後の認証を進めます。
Vistra の BVI 証明書を FCDO・TRO London で認証する流れ
Ginkgo は、まず書類一式と台湾の提出先の要件を確認し、BVI で必要な事前手続き、英国での認証方法、FCDO と TRO London の申請条件を整理してから、各段階の手配を進めます。BVI での公証、認証、アポスティーユが必要な案件では、その形式を先に確認します。BVI のアポスティーユをすでに取得していても、その後の英国での認証条件を必ず満たすとは限りません。
- Vistra の証明書を取得：発行機関、会社名、会社番号、取締役情報、すべての付表に不足や誤りがないか確認します。
- 必要な BVI の事前手続きを完了：書類の形式と確認済みの申請要件に応じて、現地での公証、認証、BVI アポスティーユを手配します。すでに書類をお持ちの場合は、一式のスキャンをお送りいただければ、残りの手続きを確認します。
- 英国での認証方法を確認：Ginkgo が書類一式を確認し、英国で認証可能な署名や認証形式を特定したうえで、適切な英国弁護士による認証を手配します。公証が必要な場合は、公証人による手続きを調整します。
- FCDO の紙のアポスティーユを取得：書類の準備が整い、受理条件を満たした後、約 2 営業日を目安とする特急サービスを手配します。
- TRO 申請書類と委任状を準備：会社側の申請者の本人確認、代表権、委任の範囲、署名認証を確認します。この部分は書類の確認と並行して準備できます。
- TRO London に提出：書類がそろい、特急申請の条件を満たした後、約 5 営業日を目安とする認証サービスを手配します。
- 認証済み書類を配送：スキャンの提供と、台湾のご指定の宛先への追跡可能な国際配送を手配できます。
BVI の書類を英国へ送るだけで、自動的に FCDO の認証対象になるわけではありません。英国政府の案内では、国外で発行された書類と、英国で認証できる書類や署名が区別されています。FCDO は、対象となる署名や印章・印影を確認する機関です。会社情報そのものの真実性を改めて証明したり、Vistra のすべての証明書の内容を全面的に保証したりするものではありません。紙の書類を発送する前に、適用される英国での認証方法を確認してください。
このサービスでは、紙のアポスティーユを用いた書類一式で申請を進めます。電子書類や e-Apostille のみをお持ちの場合は、まず確認をご依頼ください。電子アポスティーユを印刷しても、紙のアポスティーユを取得したことにはなりません。参考：GOV.UK の文書認証案内、TRO London の商業文書認証案内。
Ginkgo の特急サービスの目安：FCDO は 2 営業日、TRO London は 5 営業日
| 手続きの段階 | 所要日数の目安 | 日数を数え始める条件 |
|---|---|---|
| 英国 FCDO の紙のアポスティーユ取得・特急サービス | 2 営業日 | 必要な英国での認証が完了し、書類がそろって当該段階で受理されていること |
| TRO London の文書認証・特急サービス | 5 営業日 | 必要な認証済み書類、申請資料、委任関係の書類がそろい、特急申請の条件を満たしていること |
これらは Ginkgo が提供する特急サービスの各段階の目安であり、FCDO がすべての申請について公表する標準処理期間ではありません。また、Vistra への発注から「全工程が 7 営業日で完了する」ことを保証するものでもありません。Vistra の証明書発行、BVI での公証とアポスティーユ、英国での認証、委任状の署名、公証、書類の引き渡しと配送には、別途時間がかかります。休業日、追加確認、補足書類の提出によっても完了予定日は変わります。
銀行への提出期限が決まっている場合は、「認証をいつまでに終える必要があるか」と「紙の書類をいつまでに受け取る必要があるか」の両方をお知らせください。現在の準備状況に応じて日程を検討し、特急料金、必要な認証・公証費用、配送の手配を含めてお見積もりします。
TRO 申請代行の委任状：署名認証はどう手配しますか？
Ginkgo に TRO London の認証手続きをご依頼いただく場合、会社の証明書とは別に、申請代行に必要な委任状（Letter of Authorisation）も準備します。Vistra の証明書に署名する人、会社を代表して委任状に署名する人、申請を代行する人は、それぞれ役割が異なります。代行手続きのために、発行済みの Vistra の証明書へ独自に署名を追加したり、内容を変更したりしないでください。
TRO London が公開する委任状のひな形には、申請者の署名が真正なものであることを、英国または台湾の公証人、あるいは中華民国（台湾）の在外公館に証明してもらう旨が記載されています。写しが原本と一致することの認証と、本人の署名が真正であることの認証は別の手続きです。この公開ひな形は以前の版のため、実際に使用する書式や署名方法は、申請時の要件に照らして確認する必要があります。
Ginkgo は、署名者の本人確認、会社を代表して署名する権限の根拠、委任状の内容を確認し、適切な署名認証や公証を手配します。英国の弁護士による署名認証を検討する場合は、その案件で代表処の要件を満たすかどうか、事前の確認が必要です。公証人による署名の公証と同じ扱いになるとは限りません。
- 誰が署名するか：申請者と会社での役職を確認し、必要に応じて取締役会決議など、代表権を示す書類を準備します。
- 誰に何を委任するか：受任者の名称・情報と委任の範囲を、実際の申請代行の内容に合わせます。
- 日付と有効期間：署名日、委任の有効期限、会社名に記載漏れや不一致がないか確認します。
- 署名をどのように認証するか：署名する場所と必要な方法を確認し、公証人や代表処の指示に従って署名します。遠隔での署名立会いが必ず認められるとは考えないでください。
- 追加の認証が必要か：委任状自体にアポスティーユやその他の認証が必要かは、案件ごとの要件で判断します。会社証明書と同じ手続きをそのまま当てはめることはできません。
署名者が台湾、英国、その他の国のいずれにいるかを、あらかじめお知らせください。所在地によって署名認証の手配方法は変わりますが、申請代行を依頼するために会社の取締役が必ずロンドンへ渡航しなければならないわけではありません。
事前確認のためにお送りいただきたい資料
- Vistra の Certificate of Incumbency の全ページ、付表、署名・押印ページ。
- 取得済みの BVI の公証・認証書類、BVI アポスティーユ、裏面の記載。
- 台湾の銀行、OBU、その他の提出先からの書面による要件。
- 使用目的、希望する最終完了日、紙の書類の受取先。
- 会社を代表して委任状に署名する予定の方の役職と現在の所在地。本人確認や権限を証明する資料は、案件ごとの必要書類一覧に従ってご用意いただきます。
証明書の綴じ方、封印、添付書類は元の状態を保ち、認証済みの書類一式を分解しないでください。初期確認後、発送いただく原本、追加で必要となる会社書類、委任状への署名方法をご案内します。
Vistra の BVI 役員在職証明書の認証に関するよくある質問
登録代理人が Vistra でなくても、Vistra に証明書を発行してもらえますか？
まずは会社の現在の BVI 登録代理人に申請してください。登録代理人は通常、自ら保管する会社記録に基づいて証明書を発行します。Vistra がよく知られた事業者であることを理由に、別の代理人が管理する会社の情報をそのまま証明できるとは限りません。現在の代理人が不明な場合は、会社サービスの窓口に確認するか、BVI FSC の会社情報照会サービスをご参照ください。
BVI のアポスティーユがあれば、FCDO や TRO London の認証は不要ですか？
台湾の提出先が求める認証の範囲によります。TRO London の認証が明示的に求められている場合、BVI のアポスティーユだけではその手続きに代えることはできません。Ginkgo が既存の書類を確認し、このサービスで必要となる英国での認証、FCDO の紙のアポスティーユ、TRO への申請方法をご案内します。
Vistra から受け取った PDF だけでも相談できますか？
はい。完全な PDF があれば初期確認を始められます。ただし、その PDF だけで紙の書類を用いた認証の要件を満たすとは限りません。原本、署名、印章、添付書類、BVI での事前認証の形式を確認してから、その後の手続きを決めます。
FCDO や TRO の認証は、取締役・株主情報がすべて正しいことを保証しますか？
文書認証は、すべての会社情報を改めて調査する手続きではありません。何が証明されるかは、Vistra が発行した証明書の内容と、その根拠となる記録によって決まります。記載されていない株主、実質的支配者、代表権が、認証によって自動的に証明されるわけでもありません。
委任状には必ず取締役が署名する必要がありますか？
申請要件を満たし、会社を代表する権限を持つ適切な方が署名する必要があります。役員在職証明書に氏名が記載されていても、会社からの授権とその案件の署名要件を確認します。どの取締役でも単独で署名できると一律に判断することはできません。
2 営業日と 5 営業日なら、7 日で書類が届きますか？
いいえ。この日数は FCDO と TRO London の特急手続きそれぞれの目安であり、各段階で起算条件があります。証明書発行、BVI での事前手続き、英国での認証、委任状、公証、書類の引き渡し、国際配送に必要な時間は別途かかります。
台湾にいながら Ginkgo に依頼できますか？
まず資料を電子ファイルでお送りいただけます。Ginkgo が内容を確認した後、英国での認証と申請を手配します。原本の郵送が必要か、委任状にどのように署名するか、どの機関による署名認証が必要かは、書類と署名者の所在地に応じて確認します。
Vistra の BVI 書類の特急認証は Ginkgo にご相談ください
Vistra の役員在職証明書をすでにお持ちの方も、これから申請する方も、書類一式のスキャン、台湾の提出先の要件、ご希望の期限を Ginkgo Advisory へお送りください。BVI での事前手続きが整っているかを確認し、必要な英国弁護士による認証や公証を手配したうえで、約 2 営業日を目安とする FCDO の紙のアポスティーユ取得、約 5 営業日を目安とする TRO London の特急認証へとつなぎます。委任状の署名認証や台湾への返送についてもご相談いただけます。
書類の確認・特急サービスのお見積もりを Ginkgo に依頼する、または info@ginkgoadvisory.com までメールをお送りください。件名は「Vistra BVI Certificate of Incumbency－台湾向け認証」とし、希望する完了日をお知らせください。