Panduan praktis langkah demi langkah untuk menemukan referensi GRO, memesan akta kelahiran pengganti, dan mendapatkan Apostille untuk digunakan di luar negeri

Jika Anda memerlukan akta kelahiran Inggris (UK Birth Certificate) untuk imigrasi, visa, kewarganegaraan, pernikahan di luar negeri, pekerjaan, pemeriksaan latar belakang, perbankan/KYC, atau proses hukum internasional, prosesnya biasanya meliputi:

1. Menemukan GRO Index Reference yang benar, jika memungkinkan.
2. Memesan salinan resmi akta kelahiran untuk kelahiran yang terdaftar di England dan Wales melalui General Register Office (GRO).
3. Mendapatkan UK FCDO Apostille melalui Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO), jika diwajibkan oleh otoritas di negara tujuan.

Panduan ini dirancang untuk membantu Anda menyelesaikan proses dengan lebih cepat dan akurat serta mengurangi risiko memesan dokumen yang salah atau mengalami penundaan yang tidak perlu.

Penting: panduan ini terutama berlaku untuk akta kelahiran yang terdaftar di England dan Wales. Scotland dan Northern Ireland menggunakan sistem yang berbeda untuk penerbitan akta kelahiran.

---

Apa itu GRO Index Reference Number?

GRO Index Reference Number adalah referensi yang digunakan untuk menemukan catatan pencatatan sipil tertentu di England dan Wales.

Untuk banyak catatan historis, referensi tersebut biasanya mencakup:

• Tahun
• Kuartal
• Registration District
• Volume
• Page

Kuartal historis biasanya ditampilkan sebagai:

• March quarter
• June quarter
• September quarter
• December quarter

Referensi GRO membantu memastikan bahwa Anda memesan catatan yang benar, terutama jika nama atau nama keluarga orang tersebut cukup umum.

GOV.UK menjelaskan bahwa kelahiran yang didaftarkan di England atau Wales memiliki GRO index reference dan beberapa referensi dapat dicari secara online.

---

Tahun berapa yang dapat dicari secara online?

Metode pencarian terbaik tergantung pada tahun kelahiran.

GRO Online Index memungkinkan pencarian sejumlah catatan kelahiran historis.

Untuk periode tertentu, FreeBMD sering kali menjadi pilihan yang lebih praktis.

Aturan praktis

• 1837–1934: mulai dengan GRO Online Index
• 1935–1983: biasanya mulai dengan FreeBMD
• Mulai 1984: gunakan opsi yang tersedia melalui GRO untuk menemukan dan memesan catatan yang sesuai

GOV.UK juga mengarahkan pengguna ke FreeBMD untuk melihat referensi indeks secara gratis.

Untuk pencarian yang lebih luas, FamilySearch juga dapat membantu.

---

Langkah 1 — Temukan GRO Index Reference

Ada tiga rute utama.

Rute A — Gunakan GRO Online Index

GRO Online Index adalah salah satu sumber utama untuk mencari sejumlah catatan kelahiran historis di England dan Wales.

Biasanya Anda dapat mencari menggunakan:

• nama keluarga saat lahir
• nama depan dan nama lainnya
• jenis kelamin, jika diketahui
• nama keluarga ibu sebelum menikah, jika tersedia
• perkiraan tahun pendaftaran

Jika Anda tidak mengetahui tahun yang tepat, gunakan rentang tahun yang relatif sempit.

Semakin banyak informasi yang akurat, semakin mudah membedakan beberapa orang dengan nama yang sama atau mirip.

Setelah menemukan catatan yang tepat, simpan semua informasi referensi yang tersedia.

---

Rute B — Gunakan FreeBMD

FreeBMD sangat berguna untuk banyak kelahiran yang didaftarkan antara 1935 dan 1983, ketika GRO Online Index tidak menjadi rute pencarian yang paling praktis.

GOV.UK menyebutkan bahwa FreeBMD dapat digunakan untuk melihat referensi indeks secara gratis.

Informasi yang dapat digunakan untuk pencarian FreeBMD

Biasanya Anda dapat mencari berdasarkan:

• nama keluarga
• nama depan
• rentang tahun
• kuartal, jika diketahui
• jenis catatan: Birth
• district atau county, jika diketahui

Jika nama keluarga mungkin memiliki beberapa ejaan, cobalah berbagai variasi.

Informasi apa yang perlu Anda ambil?

Cari terutama:

• tahun
• kuartal
• district
• volume
• page

Informasi tersebut dapat digunakan ketika Anda memesan akta kelahiran melalui GRO.

Contoh

Referensi historis dapat terlihat seperti:

June 1968 — Westminster — Volume 5C — Page 1234

Detail sebenarnya akan bergantung pada catatan yang dicari.

---

Rute C — Gunakan FamilySearch

FamilySearch dapat membantu jika Anda memerlukan pencarian yang lebih luas.

Biasanya Anda dapat mencari berdasarkan:

• nama depan
• nama keluarga
• perkiraan tahun
• rentang tahun
• lokasi

Setelah menemukan kemungkinan kecocokan, periksa semua informasi secara hati-hati sebelum menggunakannya untuk memesan akta.

Untuk catatan historis, perhatikan:

• tahun
• kuartal
• registration district
• volume
• page

Jika terdapat beberapa orang dengan nama yang sama, jangan langsung berasumsi bahwa hasil pertama adalah orang yang benar.

Bandingkan dengan informasi tambahan yang Anda miliki, seperti:

• perkiraan tanggal lahir
• tempat lahir
• nama ibu
• nama keluarga ibu sebelum menikah
• nama lengkap

---

Langkah 2 — Pesan akta kelahiran pengganti untuk England dan Wales

Setelah menemukan catatan yang benar, Anda dapat memesan salinan resmi akta kelahiran melalui General Register Office (GRO).

Anda masih dapat memesan tanpa GRO reference, tetapi prosesnya biasanya lebih lambat.

Standard Service

Biaya standar saat ini adalah:

£12.50 per certificate

Jika Anda memberikan GRO index reference, certificate biasanya dikirim sekitar 4 hari setelah Anda melakukan pemesanan.

---

Jika Anda tidak memiliki GRO Reference

Anda tetap dapat melakukan pemesanan.

Namun:

• dikenakan biaya pencarian tambahan sebesar £3.50
• proses standar lebih lama
• certificate biasanya dikirim sekitar 15 hari kerja setelah permohonan

Karena itu, menemukan referensi terlebih dahulu biasanya dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan.

---

Priority Service

Jika Anda membutuhkan certificate lebih cepat, tersedia Priority service.

Biaya saat ini adalah:

£38.50 per certificate

Jika pesanan dilakukan sebelum pukul 16.00, certificate biasanya dikirim pada hari kerja berikutnya.

Namun, Priority service hanya mempercepat tahap penerbitan certificate.

Jika selanjutnya Anda juga membutuhkan:

• FCDO Apostille
• Embassy Legalisation
• Consular Legalisation
• penerjemahan
• international courier

Anda harus memperhitungkan waktu untuk semua tahap tersebut.

---

Bagaimana jika nama orang tersebut sangat umum?

Dalam kasus seperti ini, menemukan GRO reference terlebih dahulu menjadi lebih penting.

Jika Anda hanya mengetahui:

• nama
• perkiraan tahun lahir
• negara

mungkin terdapat banyak hasil yang cocok.

Jika memungkinkan, konfirmasikan juga:

• registration district
• nama lengkap
• perkiraan tanggal lahir
• nama keluarga ibu sebelum menikah
• informasi keluarga lainnya

Jika Anda memesan certificate orang yang salah, Anda mungkin harus membayar dan menunggu lagi.

---

Langkah 3 — Dapatkan FCDO Apostille untuk akta kelahiran

Jika certificate akan digunakan di luar UK, otoritas asing mungkin meminta UK Apostille.

Apostille Inggris diterbitkan oleh Legalisation Office, bagian dari Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO).

Apostille digunakan untuk mengautentikasi dokumen resmi agar dapat digunakan secara internasional sesuai aturan yang berlaku.

---

Apakah UK Birth Certificate dapat langsung mendapatkan Apostille?

Secara umum, akta kelahiran resmi yang diterbitkan oleh otoritas publik UK dapat diajukan langsung kepada FCDO untuk legalisation.

Biasanya Anda tidak perlu terlebih dahulu meminta solicitor untuk mensertifikasi fotokopi hanya untuk memperoleh Apostille apabila Anda memiliki:

certificate resmi asli atau salinan resmi pengganti yang diterbitkan oleh otoritas pencatatan yang berwenang.

Namun, Anda tetap harus memastikan persyaratan spesifik dari otoritas di negara tujuan.

---

Berapa biaya FCDO Apostille?

Biaya standard paper Apostille saat ini adalah:

£45 per document

Selain itu, mungkin terdapat biaya untuk:

• return postage
• courier
• pengiriman
• international delivery

---

Bagaimana prosesnya?

Secara umum:

1. Ajukan legalisation melalui GOV.UK.
2. Kirim official birth certificate yang sesuai.
3. FCDO memeriksa dokumen.
4. Jika memenuhi syarat, Apostille diterbitkan.
5. Dokumen yang telah mendapatkan Apostille dikembalikan kepada pemohon atau penerima yang ditunjuk.

---

Berapa lama FCDO Apostille?

Pada 2026, penting untuk tidak menggunakan estimasi waktu lama.

Standard paper Apostille resmi dapat memerlukan waktu hingga sekitar 25 hari kerja, ditambah waktu pengiriman atau courier.

Artinya, menggunakan rute standar saja dapat membuat seluruh proses memakan waktu beberapa minggu.

Jika Anda memiliki deadline terkait:

• immigration
• visa
• citizenship
• marriage
• employment
• university
• court proceedings
• company registration
• KYC
• banking

Anda harus menghitung waktu untuk seluruh rangkaian proses dokumen, bukan hanya penerbitan certificate.

---

Apakah Apostille saja sudah cukup untuk menggunakan akta di luar negeri?

Tidak selalu.

Prosedurnya bergantung pada:

• negara tujuan
• jenis dokumen
• receiving authority
• tujuan penggunaan

Di banyak negara peserta Hague Apostille Convention, prosesnya dapat berupa:

Birth Certificate → FCDO Apostille → digunakan di luar negeri

Dalam kasus lain mungkin diperlukan:

Birth Certificate → FCDO Apostille → Embassy Attestation / Consular Legalisation → digunakan di luar negeri

Terjemahan resmi atau tersumpah juga mungkin diperlukan.

Karena itu, periksa persyaratan otoritas penerima sebelum memulai proses.

---

Apakah akta kelahiran perlu diterjemahkan?

Tergantung negara tujuan dan institusi yang menerima dokumen.

Apostille tidak menerjemahkan isi certificate.

Jika otoritas asing tidak menerima dokumen berbahasa Inggris, mereka mungkin meminta:

• certified translation
• sworn translation
• terjemahan oleh penerjemah resmi
• legalisation tambahan atas terjemahan

Translation dan Apostille adalah dua proses yang berbeda.

Selalu periksa persyaratan akhir dari pihak yang akan menerima dokumen.

---

Kesalahan umum yang menyebabkan penundaan

1. Mencari catatan 1935–1983 di tempat yang salah

Untuk banyak kelahiran pada periode tersebut, FreeBMD adalah titik awal yang praktis.

Jika catatan tidak mudah ditemukan melalui GRO Online Index, jangan terus mengulang pencarian yang sama.

Coba temukan:

• surname
• first name
• quarter
• year
• district
• volume
• page

---

2. Memesan certificate tanpa mencari GRO Reference terlebih dahulu

Pemesanan tanpa referensi memang memungkinkan.

Namun biasanya:

• lebih mahal
• lebih lambat
• memerlukan proses pencarian tambahan

Jika memungkinkan, identifikasi GRO reference yang benar terlebih dahulu.

---

3. Langsung memilih GRO Priority untuk setiap kasus mendesak

Priority service dapat membantu, tetapi tidak selalu merupakan tahap yang paling menyebabkan keterlambatan.

Misalnya:

GRO Certificate → FCDO Apostille → Embassy Legalisation → DHL International

Menghemat beberapa hari pada tahap GRO mungkin tidak banyak mengubah total waktu penyelesaian.

Cari terlebih dahulu bagian mana yang menjadi bottleneck utama.

---

4. Menganggap Standard FCDO Apostille akan cepat

Ini merupakan kesalahan penting apabila Anda mempunyai deadline.

Rute standar resmi dapat memerlukan waktu hingga sekitar 25 hari kerja, belum termasuk waktu pengiriman.

Karena itu, jangan merencanakan kasus mendesak menggunakan perkiraan lama seperti 10 atau 15 hari kerja.

---

5. Menganggap fotokopi sama dengan official certificate

Untuk banyak proses internasional, Anda membutuhkan certificate resmi yang diterbitkan oleh registration authority, bukan hanya:

• fotokopi
• foto dari ponsel
• scan
• printout dari file digital

Jika certificate asli hilang, Anda biasanya dapat memesan salinan resmi baru dari GRO.

---

6. Memesan dari yurisdiksi UK yang salah

GRO yang dibahas dalam panduan ini berlaku untuk England dan Wales.

Jika kelahiran terdaftar di:

• Scotland
• Northern Ireland
• wilayah British lainnya

proses memperoleh certificate akan berbeda.

---

7. Tidak memeriksa persyaratan negara tujuan

Jangan menganggap semua negara menggunakan proses yang sama.

Beberapa negara menerima Apostille saja.

Negara atau otoritas lain mungkin meminta legalisation tambahan.

Selain itu, institusi seperti:

• universitas
• pengadilan
• bank
• immigration authority
• employer
• government department

dapat memiliki persyaratan dokumentasi sendiri.

---

Bisakah seluruh proses dilakukan dari luar UK?

Ya.

Anda tidak perlu berada secara fisik di UK untuk memesan certificate dari GRO.

Anda juga dapat mengatur:

• penerimaan certificate di alamat UK
• FCDO Apostille
• additional legalisation
• international courier

Ini sangat berguna bagi klien yang tinggal di luar UK karena dapat menghindari pengiriman dokumen bolak-balik antara beberapa negara.

Contoh rute yang terkoordinasi:

GRO → UK Address → FCDO Apostille → Embassy Legalisation jika diperlukan → DHL ke negara tujuan

Hal ini dapat mengurangi risiko logistik dan pengiriman internasional yang tidak perlu.

---

Kapan menggunakan penyedia layanan profesional?

Layanan profesional dapat bermanfaat terutama jika:

• Anda tinggal di luar UK
• dokumen diperlukan segera
• sulit menentukan GRO record yang benar
• terdapat beberapa orang dengan nama yang sama
• Anda memerlukan fast Apostille
• Anda membutuhkan Embassy Legalisation
• Anda membutuhkan Consular Legalisation
• dokumen harus dikirim ke negara lain
• receiving authority mengharuskan urutan tertentu
• Anda memiliki deadline immigration, pekerjaan, pernikahan, atau universitas

Dalam situasi seperti ini, nilai utama layanan bukan sekadar mengajukan permohonan.

Nilai utamanya adalah mengatur seluruh rangkaian dokumen dan legalisation dalam urutan yang benar.

---

Bagaimana Ginkgo Advisory dapat membantu?

Jika Anda berada di luar UK, memiliki deadline, atau ingin seluruh proses dikelola melalui satu titik kontak, Ginkgo Advisory dapat membantu dari awal hingga akhir.

Kami dapat membantu dengan:

• strategi pencarian GRO Reference
• pencarian melalui FreeBMD
• pencarian melalui FamilySearch
• mengidentifikasi record yang benar untuk nama yang umum
• memesan GRO birth certificate yang benar
• menerima certificate di London atas nama Anda
• Fast FCDO Apostille dalam 3 hari kerja
• Embassy Attestation
• Embassy Legalisation
• Consular Legalisation
• menentukan urutan legalisation berdasarkan negara tujuan
• international courier
• mengirim dokumen langsung kepada klien
• mengirim kepada law firm
• mengirim kepada employer
• mengirim kepada university
• mengirim kepada government authority
• mengoordinasikan seluruh proses legalisation dokumen

Layanan ini dapat sangat membantu klien di Indonesia, serta warga Indonesia yang tinggal di UK, Singapore, Malaysia, Hong Kong, UAE, Saudi Arabia, Qatar, Australia, Canada, Europe, dan negara lain yang perlu memperoleh atau melegalisasi dokumen Inggris.

---

Ringkasan singkat

Untuk mendapatkan dan mengapostille akta kelahiran dari England atau Wales:

Langkah 1: cari GRO reference jika memungkinkan.

Langkah 2: pesan official birth certificate dari GRO.

Langkah 3: dapatkan FCDO Apostille jika diperlukan oleh otoritas asing.

Langkah 4: periksa apakah translation, Embassy Legalisation, atau Consular Legalisation juga diperlukan.

Langkah 5: atur international delivery.

Hal terpenting adalah memastikan seluruh rangkaian proses dokumen sebelum memulai, terutama jika Anda memiliki deadline.