需要將英屬維京群島公司的 Certificate of Incumbency 提交至台灣的銀行、政府機關、律師、會計師、投資人或其他機構嗎？

在台灣，Certificate of Incumbency 通常稱為：

• 董事職權證明書
• 董事在職證明書
• 現任董事在職證明
• 公司現任職務證明書
• COI

若您的 BVI 董事職權證明書已經在英屬維京群島完成適當的公證及 BVI Apostille（海牙認證），您可以將正本寄至我們的倫敦辦公室。

Ginkgo Advisory 可接續安排：

1. 文件及 BVI Apostille 預先審查；
2. 英國 FCDO 紙本 Apostille；
3. TRO London 加急文件驗證；
4. 驗證完成後的國際快遞。

本服務的典型流程如下：

BVI Certificate of Incumbency → BVI 公證 → BVI Apostille → 寄送倫敦 → 英國 FCDO 紙本 Apostille → TRO London 加急驗證 → 寄送台灣

駐英國台北代表處倫敦辦事處的文件驗證範圍明確包括英屬維京群島所出具的文件，並要求相關文件在送交 TRO 前完成所需的 FCDO 合法化程序。TRO 只接受紙本 Apostille，不應以電子 Apostille 取代。

什麼是 BVI Certificate of Incumbency？

Certificate of Incumbency，簡稱 COI，是用於證明英屬維京群島公司目前公司資料及相關職權狀況的公司文件。

實際內容會因註冊代理人、公司情況及文件用途而有所不同。文件通常用於協助收件機構確認公司及其現任董事、職務人員或其他相關公司資料。

台灣的金融實務及相關規範通常使用「董事職權證明書」一詞。對於境外法人客戶，台灣銀行相關規定亦提及由公司註冊地的註冊代理人於六個月內簽發的 Certificate of Incumbency。

因此，若文件將提交給台灣銀行或用於 KYC、AML、OBU 開戶或帳戶資料更新，應先向收件銀行確認：

• 文件是否必須在最近三個月或六個月內簽發；
• 是否需要列明現任董事；
• 是否需要列明股東或實質受益人；
• 是否需要同時提供 Certificate of Good Standing；
• 是否需要中文翻譯；
• 是否需要完成 TRO London 驗證。

不同銀行及不同交易可能採用不同的文件有效期及內容要求。

Certificate of Incumbency 與 Certificate of Good Standing 有何不同？

兩者不是同一份文件。

Certificate of Incumbency 通常用於證明公司目前的董事、職權人員或其他公司資料。

Certificate of Good Standing 則主要用於證明公司仍在註冊地合法存續，並未被除名或解散。

台灣銀行相關規定將兩者分開列為境外法人文件；但如果 Certificate of Incumbency 已清楚載明公司仍然存續，銀行在特定情況下可能不再要求另行提供 Certificate of Good Standing。是否接受，仍由收件銀行依個案決定。

BVI 董事職權證明書為何需要先在 BVI 公證？

Certificate of Incumbency 不一定是由 BVI 公司註冊處直接簽發的政府文件。它可能由公司的註冊代理人、公司服務提供者或其他獲授權人士出具。

因此，在進入國際文件合法化程序前，通常需要由 BVI 當地公證人確認相關簽名、身分、文件來源或真實性。

僅在影本上寫上「true copy」不一定足夠。公證文字應配合最終用途，清楚說明公證人所確認的是：

• 文件正本；
• 真實副本；
• 簽署人的真實簽名；
• 文件來源或真實性；或
• 其他可供後續 Apostille 及 TRO 驗證依據的事項。

由於不同 Certificate of Incumbency 的格式及出具方式不一，建議在安排公證前先提供掃描檔供我們審查。

BVI Apostille 應在哪裡取得？

BVI 公司文件應先完成英屬維京群島當地的 Apostille 程序。

海牙國際私法會議列出的 BVI Apostille 主管機關位於 Road Town, Tortola，相關實務資訊由 BVI Deputy Governor’s Office 提供。

因此，本服務開始前，文件通常應已具備：

1. Certificate of Incumbency 正本；
2. BVI 公證人的公證或證明；
3. 附於公證文件上的 BVI Apostille。

取得 BVI Apostille 後，請先將整份文件的清晰彩色掃描檔寄給我們。經確認文件適合進入倫敦程序後，再安排寄送正本。

BVI 公司文件台灣驗證完整流程

第一步：取得最新的 Certificate of Incumbency

先向 BVI 公司的註冊代理人或公司服務提供者申請 Certificate of Incumbency。

申請前應確認台灣收件機構需要證書載明哪些資料。若文件用於台灣銀行或金融機構，亦應確認對簽發日期的限制。

台灣銀行規範提及由當地註冊代理人於六個月內簽發的董事職權證明書，但個別銀行仍可採用更嚴格的內部要求。

第二步：完成 BVI 公證

由 BVI 當地公證人對文件完成適當的公證。

公證方式應根據文件由誰簽發、文件是否為正本、註冊代理人的身分，以及台灣收件機構的要求決定。

第三步：取得 BVI Apostille

完成公證後，由 BVI 的 Apostille 主管機關對相關 BVI 公證簽章辦理 Apostille。

BVI Apostille 完成後，請勿拆開、重新裝訂或移除任何附件。

第四步：將正本寄至倫敦

我們先審查掃描檔。確認後，客戶可將已完成 BVI 公證及 Apostille 的正本寄至我們的倫敦辦公室。

請使用可追蹤的快遞服務，並妥善保護文件，避免 Apostille 頁面、騎縫裝訂或公證封條受損。

第五步：英國文件結構及簽章審查

收到正本後，我們會審查：

• BVI Certificate of Incumbency；
• BVI 公證文字；
• BVI Apostille；
• 文件的簽署人及發行人；
• TRO 申請人與文件簽署人是否相同；
• 是否需要額外的英國公司聲明、商業信函或律師證明；
• FCDO 是否需要進一步核對簽章。

TRO 對商業文件的要求特別強調：若文件需要由英國公證人或律師處理，公證人或律師必須確認文件的真實性。單純使用不涉及真實性審查的普通影本證明，可能不符合 TRO 的要求。

第六步：英國 FCDO 紙本 Apostille

文件通過審查後，我們可安排英國外交、國協及發展事務部，即 FCDO Legalisation Office 的紙本 Apostille 程序。

我們的加急服務通常可在約 2 個工作天內完成 FCDO 階段，起算時間為：

• 收到合格正本；
• 完成文件審查；
• 收齊所需資料；
• 收到付款；及
• FCDO 接受申請。

FCDO 會核對相關簽名、印章或鋼印是否符合其紀錄，再決定是否加附 Apostille。若簽名或印章需要額外查證，即使使用加急程序，處理時間仍可能延長。

本服務所述的「約 2 個工作天」只適用於 FCDO 階段，不包括：

• 申請原始 Certificate of Incumbency；
• BVI 公證；
• BVI Apostille；
• BVI 至倫敦的快遞；
• TRO London 驗證；或
• 倫敦至台灣的國際快遞。

第七步：TRO London 加急文件驗證

完成英國 FCDO 紙本 Apostille 後，我們會準備 TRO London 商業文件驗證申請。

TRO 商業文件加急程序目前標示為：文件於第 5 個工作天可供領取或寄出。實際時間仍以 TRO 正式收件、文件是否完整及是否需要補件為準。

TRO 驗證與 FCDO Apostille 是兩個不同階段：

• FCDO Apostille：驗證相關英國公務簽章或合法化鏈；
• TRO London 驗證：完成文件供台灣使用前的代表處驗證。

取得 FCDO Apostille 並不表示 TRO 驗證已自動完成。

第八步：寄送台灣或其他目的地

TRO 驗證完成後，我們可安排：

• 寄回英國地址；
• 直接寄往台灣；
• 寄給台灣律師、會計師或銀行；
• 寄給公司董事或股東；
• 寄往其他指定國家或地區。

國際快遞時間需另行計算，亦可能受收件地海關、地址資料及承運商作業影響。

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TRO London 商業文件申請人要求

公司任何一名員工均可擔任申請人

依 TRO 的商業文件要求，公司任何一名員工均可作為申請人。

申請表必須：

• 完整填寫；
• 填上日期；
• 由申請人親筆簽名；
• 申請表簽名與護照簽名一致。

資料不完整、未簽名或簽名明顯不一致，可能導致退件。

申請人身分文件

一般需要提供：

1. 申請人有效護照的清晰、完整及無遮擋影本；
2. BVI 公司的 Certificate of Incorporation 影本。

護照資料頁的姓名、簽名及其他資料應清晰可辨。

不同文件由不同人簽署

如果下列文件不是由同一人簽署：

• TRO 申請表；
• 商業信函或商業文件；
• Letter of Authorization；

則通常需要提供所有相關簽署人的護照影本。

因此，在準備申請前，最好先決定由哪一名公司員工擔任主要申請人，並儘量保持申請表、商業文件及授權書的簽署安排一致。

商業文件上的簽名是否需要英國公證？

TRO 的商業文件要求指出，商業信函或商業文件上的申請人簽名，須由英國公證人或英國律師證明為真實簽名。

Certificate of Incumbency 本身可能由 BVI 註冊代理人或 BVI 公證人簽署，而不是由 TRO 申請人簽署。

因此，我們會根據實際文件確認：

• Certificate of Incumbency 本身是否已符合要求；
• 是否需要附加公司商業信函或聲明；
• 應由誰簽署該文件；
• 是否需要安排英國律師或公證人見證簽名；
• 認證文字是否需要明確確認文件真實性。

不應假定只要文件已有 BVI Apostille，便自動滿足所有 TRO 商業文件簽名要求。

TRO 只接受紙本 Apostille

TRO London 對此類文件只接受紙本 Apostille。

因此，即使文件在技術上可能適用某種電子程序，也不應在未確認的情況下使用 e-Apostille，否則可能無法進入 TRO 驗證程序。

我們安排的是實體文件上的 FCDO paper Apostille。

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委託我們作為 TRO 代理人所需文件

客戶不需要親自前往倫敦。我們可以作為專業代理人，處理 TRO 申請、遞交及領件。

代理申請一般包括以下文件。

1. TRO 申請表

原則上使用由申請人簽署的同一份申請表。

在代理人送件的情況下，TRO 可接受申請人掃描簽名的申請表，但代理人仍須在代理人資料欄內親筆簽名。

2. TRO 指定格式的 Letter of Authorization

必須使用 TRO 指定的 Letter of Authorization 格式。

一般要求包括：

• 由申請人簽署；
• 提交授權書正本；
• 附上一份影本；
• 申請人的簽名須由公證人、律師或中華民國駐外館處證明為真實簽名。

TRO 不接受自行編寫的替代授權書格式。

3. 簽署人護照影本

如果申請表與授權書由不同人簽署，須提供所有相關簽署人的護照影本。

4. 代理人身分文件

代理人需要提供：

• 代理人有效護照的清晰影本；
• 代理公司 Certificate of Incorporation 影本，如適用。

我們會在正式辦理前提供申請表、授權書及簽署指引。

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您需要提供哪些文件？

開始前，請先以電子郵件提供：

1. BVI Certificate of Incumbency 完整彩色掃描檔；
2. BVI 公證頁完整掃描檔；
3. BVI Apostille 正反面及所有附件掃描檔；
4. BVI 公司 Certificate of Incorporation；
5. TRO 申請人的護照資料頁；
6. 文件在台灣的具體用途；
7. 台灣收件機構名稱；
8. 收件機構的書面要求，如有；
9. 預計完成期限；
10. 最終快遞地址及聯絡電話。

若文件涉及多名簽署人，我們會另行確認每一位簽署人需要提供的護照及授權資料。

哪些情況容易導致 TRO 退件或延誤？

常見問題包括：

• 使用 e-Apostille，而不是紙本 Apostille；
• Certificate of Incumbency 太舊；
• BVI 公證文字未清楚確認文件真實性；
• FCDO 無法核對相關簽章；
• TRO 申請表沒有親筆簽名或日期；
• 申請表簽名與護照簽名不一致；
• 不同簽署人的護照影本不齊全；
• 缺少 Certificate of Incorporation；
• 使用自行編寫的授權書，而非 TRO 指定格式；
• 授權書簽名沒有適當的公證或律師證明；
• Apostille、公證頁或附件曾被拆開或重新裝訂；
• 台灣收件機構要求近期文件，但證書已超過其有效期。

我們會在送交 FCDO 及 TRO 前先審查文件，以降低因可避免的格式或程序問題而延誤的風險。

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常見問題

BVI Certificate of Incumbency 已有 BVI Apostille，是否可以直接在台灣使用？

不一定。

如果台灣收件機構要求 TRO London 驗證，文件仍需完成其指定的 FCDO 紙本 Apostille及 TRO 驗證程序。

是否需要完成全部程序，應由台灣收件機構確認。

可以使用 FCDO e-Apostille 嗎？

不建議。

TRO London 對此驗證程序明確要求紙本 Apostille，因此應使用 FCDO paper Apostille。

公司董事一定要擔任 TRO 申請人嗎？

不一定。

依 TRO 商業文件要求，公司任何一名員工都可以擔任申請人，但該申請人必須提供護照影本，並依要求簽署申請表。

申請人不在英國，可以委託你們辦理嗎？

可以。

我們可以作為代理人在倫敦辦理 FCDO 及 TRO 階段。申請人需要提供指定格式的授權書、身分文件及其他必要資料。

授權書可以使用公司的普通授權信嗎？

不可以。

TRO 要求使用其指定格式的 Letter of Authorization，並明確表示不接受替代格式。

Certificate of Incumbency 必須在六個月內簽發嗎？

視文件用途而定。

台灣銀行相關規範提及由境外法人註冊地的註冊代理人於六個月內簽發的董事職權證明書。若用於銀行、OBU、KYC 或 AML 審查，建議在申請公證及 Apostille 前先確認銀行的文件日期要求。

其他收件機構可能採用不同標準。

文件需要翻譯成繁體中文嗎？

不一定。

本文所列 TRO 商業文件要求不代表每一宗申請都必須附中文翻譯。是否需要翻譯，應由台灣的最終收件機構決定。

如需要翻譯，亦應先確認收件機構要求：

• 普通翻譯；
• 翻譯人聲明；
• 律師或公證翻譯；
• 譯本另行 Apostille；或
• 譯本另行接受 TRO 驗證。

整個程序是否只需 2 個工作天？

不是。

約 2 個工作天只適用於我們的 FCDO 紙本 Apostille 階段。

TRO 加急件目前為第 5 個工作天可領取或寄出；BVI 公證、BVI Apostille、國際快遞及可能的額外查證均需另行計算。

可以直接將完成驗證的文件寄到台灣嗎？

可以。

完成 TRO 驗證後，我們可以安排安全的國際快遞，直接寄送至台灣的公司、銀行、律師、會計師、政府機關或其他指定收件人。

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開始辦理 BVI 董事職權證明書台灣驗證

請先提供以下資料：

• Certificate of Incumbency 掃描檔；
• BVI 公證頁；
• BVI Apostille；
• BVI 公司 Certificate of Incorporation；
• 台灣收件機構的要求；
• 預計期限；
• 最終寄送地址。

經確認文件適合辦理後，您可以將已完成 BVI 公證及 BVI Apostille 的正本寄到我們的倫敦辦公室。

Ginkgo Advisory 可接續安排：

文件審查 → 英國 FCDO 紙本 Apostille約 2 個工作天 → TRO London 加急驗證 → 安全國際快遞至台灣