BVI役員在任証明書を台湾で使うには？Certificate of Incumbencyの取得・認証ガイド

BVI（英領ヴァージン諸島）の役員在任証明書、Certificate of Incumbencyは、会社の取締役や、発行者が明示的に証明する会社情報を確認するための書類です。通常は、BVI法人の登録代理人（Registered Agent）が保有する会社記録に基づいて発行します。

台湾の銀行や取引先から提出を求められた場合は、まず、必要な記載事項と発行日の条件を登録代理人に伝えましょう。取締役だけを記載した証明書では、銀行が求める株主・持株情報までそろわないことがあります。

在英国台北代表処ロンドン窓口（TRO London）の認証が必要な案件では、書類の形式に応じたBVIでの準備と、英国側の認証手続きを確認します。本記事で案内するサービスは、必要なBVIの公証・認証とBVIアポスティーユを済ませた書類について、英国側の準備、FCDOの紙のアポスティーユ、TROロンドン認証、台湾への配送を手配するものです。

Ginkgo Advisoryでは、英国弁護士が証明書と既存の認証を確認し、残りの手続きを整理します。原本をロンドンへ発送する前に、証明書の全ページ、添付書類、BVIアポスティーユ、台湾の提出先の案内をお送りください。

BVIのCertificate of Incumbencyとは

Certificate of Incumbencyは、一定の時点における取締役や役員、その他の会社情報を、発行者が記録に基づいて証明する書類です。BVIでは登録代理人が発行することが多く、Registered Agent’s Certificateと呼ばれる場合もあります。Conyers：BVIの登録代理人証明書に関する解説

日本語では「役員在任証明書」「取締役在任証明書」などと説明できます。台湾側の案内では「董事在職證明書」「董事職權證明書」といった名称が使われることもありますが、名称だけで証明の範囲を判断せず、英語原文と提出先の要求を確認してください。

また、「COI」という略称はCertificate of Incorporation（会社設立証明書）にも使われます。発行依頼や認証の依頼では、Certificate of Incumbencyと正式名称を書き、取り違えを防ぎましょう。

BVI政府が発行する証明書ですか？

一般的な登録代理人発行のCertificate of Incumbencyは、BVIの会社登記官が発行する公的証明書とは異なります。会社設立証明書やCertificate of Good Standingとは、発行者と役割を分けて考えます。

確認すべき点は、誰が発行し、誰が署名し、どの記録に基づいて、何を証明しているかです。公証やアポスティーユを受けても、登録代理人が作成した証明書が、政府による記載内容の保証に変わるわけではありません。

BVIの登記機関では、会社検索レポートや各種証明書を取得するサービスも提供されています。提出先が特定の登記機関発行書類を指定している場合は、登録代理人の証明書で代用できるかを確認してください。BVI金融サービス委員会：会社情報・証明書の検索サービス

どのような情報が記載される？

記載内容は、登録代理人の保有記録、依頼した文言、使用目的によって異なります。次のような事項が記載されることがあります。

• 正式な会社名、会社登録番号、設立日
• 登録代理人と登録事務所の情報
• 現在の取締役の氏名
• その他の役員の情報（該当する場合）
• 株主名簿上の株主と持株情報（明示的に含まれる場合）
• 証明の基準日、発行日、署名者、参照した記録

株主情報、株式の種類、株式数まで必要な場合は、発行前に登録代理人へ伝えます。証明書本文だけでなく、添付された取締役名簿や株主名簿が証明の対象になっていることもあるため、別紙や付属書も一式で確認します。

書類名が同じでも、すべての証明書に同じ情報が含まれるとは限りません。台湾の提出先が指定する文言があれば、そのまま登録代理人に示し、対応できる範囲を確認しましょう。

台湾で使われる主な場面

役員在任証明書は、BVI法人の関係者や会社情報を確認する、次のような場面で求められることがあります。

• 台湾の銀行での法人口座開設や取引開始の審査
• OBU（国際金融業務分行）での申請
• KYCなどの顧客確認や定期的な情報更新
• 台湾への投資、出資、融資、保証に関する手続き
• 株式譲渡、企業買収、契約に伴う確認
• 弁護士、会計士、取引先による調査

必要書類は、銀行、取引内容、申請形態によって異なります。役員在任証明書だけで申請が完結するとは限らず、会社設立証明書、Good Standing、定款、決議書、本人確認資料などを追加で求められる場合があります。

日本企業や日本語話者の投資家が関わる場合も、どの法人の情報を証明するのかを明確にします。親会社の書類とBVI子会社の書類が混在すると、役員や株主の対応関係が分かりにくくなるためです。

役員在任・会社存続・会社設立の証明はどう違う？

提出先が確認したいこと	主に検討する書類	確認するポイント
取締役や役員は誰か	Certificate of Incumbency、指定された取締役関係資料	発行者、基準日、証明の対象となる役職
会社の存続状況はどうか	Certificate of Good Standing	証明文言、発行日、提出先の要件
いつ設立された会社か	Certificate of Incorporation	会社名、登録番号、設立日
特定の取引が承認されているか	取締役会決議書、委任状など	承認事項、署名者、権限の範囲
株主や実質的支配者は誰か	株主名簿、所有関係図、その他の裏付け資料	名簿上の所有と最終的な所有・支配の違い

例えば、Certificate of Incumbencyで取締役の氏名を確認し、別の取締役会決議書で口座開設や署名者の指定を確認する、という組合せがあります。

一部の役員在任証明書に会社の状態に関する記載が含まれていても、提出先がCertificate of Good Standingを明示的に要求している場合に、自動的に代用できるわけではありません。

記載された取締役は、会社を代表して何でも署名できる？

取締役として記載されていることだけで、すべての契約を単独で締結できることまで証明されるわけではありません。取引の内容に応じて、定款、取締役会決議、委任状、署名権限の指定などを確認します。

特に日本語や中国語に訳す際、Directorを一律に日本の「代表取締役」と置き換えないことが大切です。「取締役であること」と「今回の手続きで代表権・署名権限があること」を分けて説明してください。

台湾側が必要としているのが、取締役の本人確認なのか、銀行の署名権者の確認なのか、取引承認の確認なのかを先に整理すると、追加書類も準備しやすくなります。

株主の記載だけで実質的支配者を確認できる？

株主名簿上の株主と、最終的な所有者・実質的支配者（UBO）は、必ずしも一致しません。証明書に株主として法人が記載されていれば、その法人の所有関係をさらに確認する必要がある場合があります。

台湾の銀行が実質的支配者の確認を求める案件では、役員在任証明書のほかに、グループの所有関係図、株主関係資料、本人確認資料などが必要になることがあります。何をどこまで証明するかは、提出先の要求に合わせます。

登録代理人の証明書に株主情報が載っていることだけを理由に、別途求められているUBO資料を省略しないようにしましょう。

発行後いつまで使える？役員変更があった場合は？

すべてのBVI役員在任証明書に共通する「3か月」「6か月」といった有効期間を前提にせず、提出先の指定と証明書自体の記載を確認します。発行日とは別に、情報の基準日が書かれている場合にも注意が必要です。

確認したいのは、提出先がどの時点で書類の古さを判断するかです。提出時、審査時、取引実行時のいずれを基準にするのかによって、取り寄せる時期が変わります。

発行後に取締役、株主、社名、登録代理人などが変わった場合は、発行から日が浅くても、必要な現在の情報を示せないことがあります。登録代理人と提出先に、新しい証明書や補足資料が必要かを確認してください。

アポスティーユやTRO認証を新しく取得しても、証明書の会社情報が更新されるわけではありません。内容の修正は発行者に依頼し、認証済みの書類に手書きで追記したり、ページを差し替えたりしないようにします。

BVIのアポスティーユだけで台湾に提出できる？

台湾の提出先がTRO認証まで求めている場合、BVIアポスティーユの取得だけでは、その条件を満たしたことにはなりません。TROロンドンの商業文書認証案内では、申請前のFCDO認証と、紙のアポスティーユが指定されています。TROロンドン：商業文書認証

本サービスで案内する流れは、BVIでの必要な公証・認証とBVIアポスティーユを済ませた書類を確認し、英国側で受け付けられる認証の準備を行ったうえで、FCDOとTROロンドンに進む方法です。BVIでのアポスティーユ窓口は、HCCHの管轄機関案内でも英国本土のFCDOとは分けて掲載されています。HCCH：英国及び海外領土のアポスティーユ管轄機関

FCDOは、外国で発行された原本を英国の公文書と同じように直接認証する一般サービスではありません。BVIの書類をロンドンに送るだけで、FCDOの対象になるわけではないため、英国弁護士や公証人による認証の要否と、その認証の対象・範囲を確認します。英国側の認証者の署名をFCDOが確認する場合も、元のBVI書類の発行者は変わりません。英国政府：文書認証の対象と要件

ロンドンに送る前に確認すること

最初に、証明書、別紙、公証・認証文、BVIアポスティーユ、裏面の記載を含む全ページを確認します。併せて、台湾側の必要書類一覧、提出期限、部数を整理します。

BVI法人の案件として、TROロンドンでの取扱いと必要な申請資料を確認します。日本語話者の方が日本に居住していても、英国法人向けや日本発行文書向けの案内を、そのままBVI発行文書に当てはめることはできません。

スキャンを確認した後、発送が必要な原本と送付方法をご案内します。既存の綴じ目、シール、リボン、封印は外さず、添付関係が分かる状態を保ってください。

BVI役員在任証明書の台湾向け認証：9つのステップ

ステップ1：台湾の提出先の要件を確認する

必要な発行者、記載事項、基準日・発行日、原本または認証済み写しの指定、翻訳、TRO認証、部数と期限を確認します。取締役に加えて、株主や株式数まで必要かも確認してください。

ステップ2：登録代理人に証明書の発行を依頼する

台湾側の案内を登録代理人に示し、必要な内容を含む証明書を依頼します。社名と登録番号は会社設立書類と、役員の氏名は申請に用いる本人確認資料と照合し、不一致があれば発行者に確認します。

ステップ3：BVIで必要な公証・認証とアポスティーユを手配する

証明書の形式と署名に応じた現地の手続きを、登録代理人等と確認します。BVIアポスティーユまでの必要な準備を行い、証明の対象となる別紙・名簿・付属書をそろえます。

ステップ4：書類一式のスキャンで英国側の事前確認を行う

証明書とすべての添付ページ、既存の公証・認証、BVIアポスティーユ、台湾側の案内をGinkgo Advisoryにお送りください。発行者、署名者、日付、記載事項を確認し、残りの手続きを整理します。

ステップ5：確認済みの書類をロンドンへ発送する

必要な原本、申請資料、委任書等を、案内された方法で発送します。追跡可能な配送方法を利用し、書類の控えと追跡番号を保管してください。認証済みの一式は分解せずに送ります。

ステップ6：必要な英国弁護士・公証人の認証を行う

FCDOへの申請に必要な英国側の認証を準備します。英国弁護士（ソリシター）と公証人（Notary Public）は異なる資格・手続きのため、提出先が特定の方式を指定する場合は、その要件に合わせます。

ステップ7：FCDOの紙のアポスティーユを取得する

必要な確認と認証が完了し、受け付けられる形式になった書類をFCDOに提出します。返却後は、アポスティーユと添付書類を照合します。TROロンドン向けには、紙の形式で準備します。

ステップ8：TROロンドンの文書認証を受ける

申請書、本人確認資料、会社関係資料、代理申請の委任書など、案件に応じた書類をそろえて申請します。追加資料の照会に対応し、完成後の返却を手配します。急ぎの場合は、利用できる処理方法を事前に確認します。

ステップ9：完成書類を台湾へ届ける

完成した書類の全ページを確認して控えを保存し、台湾の会社、銀行、弁護士、会計士など、ご指定の宛先へ追跡可能な方法で送付します。届いた書類は、綴じ目や封印を保ったまま提出してください。

相談時に用意する書類

書類・情報	用意する内容
Certificate of Incumbency	本文、署名ページ、別紙、参照されている名簿等の全ページ
BVIでの認証	公証・認証文、BVIアポスティーユ、裏面の記載
会社の基本情報	正式名称、登録番号、登録代理人の情報
関連する会社書類	会社設立証明書、必要な商号変更証明書等
台湾側の案内	指定文言、発行日の条件、認証方法、翻訳の指示
申請・配送情報	用途、部数、期限、申請者の役割、完成後の送付先

本人確認書類や委任書の形式は、案件ごとの案内に従って準備します。日本国籍の申請者は、台湾籍の申請者向けの要件をそのまま当てはめず、適用される申請条件を確認してください。

証明書・申請書・委任書には誰が署名する？

役員在任証明書の署名者は、通常、その発行者である登録代理人側の権限を持つ担当者です。一方、TRO申請者、会社の代表者、別の宣言書に署名する方、申請を代行する方は、それぞれ異なる場合があります。

発行済みの証明書に、会社の取締役が自己判断で署名を追加しないでください。別途、会社の宣言書や委任書を求められた場合は、その書類に必要な署名・認証を確認します。

また、認証申請を代行するためのLetter of Authorizationは、台湾で会社の口座を開設したり、投資や契約を承認したりするための権限書類とは役割が異なります。

中国語訳は必要？

台湾の提出先が英語の証明書をそのまま受け付けるか、中国語訳を求めるかを確認します。訳文自体の認証や翻訳者の署名確認が必要であれば、その手続きも先に決めておきます。

翻訳の範囲が証明書本文だけなのか、別紙、BVI公証文、各アポスティーユ、TROの認証部分まで含むのかを確認しましょう。完成後の認証ページも必要であれば、その分を含めて翻訳の日程を組みます。

役員の肩書、証明の基準日、株主の記載、留保事項は、原文の意味を保つことが大切です。「取締役である」という記載を「単独で会社を代表できる」と広げたり、名簿上の株主を無条件に実質的支配者と訳したりしないよう注意します。

費用と日数の目安

全体の日数は、登録代理人による発行、BVIでの公証・認証とアポスティーユ、ロンドンへの輸送、英国側の認証、FCDO、TRO、台湾への配送で決まります。会社情報の修正や翻訳が必要な場合は、その準備期間も見込みます。

Ginkgo Advisoryが案内する約2営業日の特急手配は、必要な準備が完了し、書類が受け付けられた後のFCDO紙アポスティーユ段階の目安です。BVIでの準備、国際配送、TROの処理までを含む全体の日数ではありません。追加の署名確認等によって、予定が延びる場合もあります。Ginkgo Advisory：BVI役員在任証明書の台湾向け認証サービス

費用は、すでに完了している段階、必要な認証、書類と部数、翻訳、配送先によって変わります。見積もりでは、BVI側の費用と英国側の費用、代表処への申請、翻訳、国際配送のうち、どこまで含まれるかを確認してください。

よくある質問

1. BVIの役員在任証明書は誰に依頼すればよいですか？

通常は、会社の登録代理人に依頼します。台湾側の必要書類一覧を示し、発行者、記載事項、基準日、原本の形式と、BVIで必要な認証を確認してください。

2. 株主の名前は必ず記載されていますか？

必ず含まれるとは限りません。株主名、持株数、株式の種類などが必要な場合は、発行前に指定します。証明書への記載が難しい場合は、別の株主関係資料を提出できるか確認します。

3. 証明書に載っている株主が実質的支配者ですか？

必ずしもそうではありません。名簿上の株主が法人である場合など、最終的な所有・支配関係は別途確認が必要です。銀行が求めるUBO資料を、証明書の株主欄だけで代用できるとは限りません。

4. Good Standingや取締役名簿で代用できますか？

書類ごとに証明する内容が異なります。提出先がCertificate of Incumbencyを指定している場合は、他の証明書、取締役名簿、会社検索レポートで代用する前に、受け付けてもらえるか確認してください。

5. 証明書の発行後に取締役が変わったらどうしますか？

登録代理人と提出先に、新しい証明書が必要かを確認します。通常の発行日の条件に収まっていても、現在の取締役を示していなければ、申請に適さない場合があります。

6. すでにBVIアポスティーユがあります。そのまま依頼できますか？

証明書、別紙、公証・認証文、アポスティーユの全ページをお送りください。英国側の認証、FCDO、TRO申請に向けて、残りの手続きと原本の送付方法を確認します。

7. PDFの証明書やe-Apostilleでも手続きできますか？

まず、発行時の電子ファイルを確認します。紙の原本や認証済み写しが必要かは、書類の形式と提出先の条件によります。TROロンドンの商業文書認証では紙のアポスティーユが指定されており、e-Apostilleを印刷するだけでは代用できません。

8. ロンドンまで行く必要がありますか？

Ginkgo Advisoryでは、合意したロンドンでの申請と返却・配送を手配します。必要な本人確認、署名、委任書等は別途準備していただくため、事前確認の際に対応方法をご案内します。

9. 会社設立証明書や決議書も一緒に依頼できますか？

関係書類をまとめて確認できます。ただし、発行者や署名者が異なる書類は、認証の方法も異なる場合があります。書類ごとにアポスティーユ等を分けるか、複数の提出先に原本を何組用意するかを確認します。

10. BVI政府のオンライン証明書確認サービスで確認できますか？

BVI金融サービス委員会の証明書確認サービスは、同委員会の会社登記機関が発行した証明書を対象としています。登録代理人が発行した役員在任証明書を、同じサービスで確認できるとは限りません。発行元とその確認方法を調べ、必要に応じて登録代理人に照会します。BVI金融サービス委員会：証明書確認サービス

BVI役員在任証明書の台湾向け認証をご相談ください

Ginkgo Advisoryは、BVIで必要な準備とアポスティーユを終えた会社書類について、英国側の書類確認・認証、FCDOの紙のアポスティーユ、TROロンドン認証、台湾への配送をサポートします。

Certificate of Incumbency、すべての別紙と認証ページ、台湾の提出先からの案内、必要部数、提出期限をお送りください。原本の発送前に、必要な作業と進め方を確認し、見積もりをご案内します。

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