Certificato di matrimonio UK smarrito: cosa fare?

Perdere un documento quotidiano è fastidioso, ma smarrire un documento relativo a un evento importante della propria vita può creare problemi molto più seri.

Tra questi documenti rientrano:

• certificato di nascita;
• certificato di matrimonio;
• Civil Partnership Certificate;
• certificato di morte.

Un UK Marriage Certificate, cioè un certificato di matrimonio britannico, può essere richiesto per dimostrare il proprio stato civile o il rapporto matrimoniale in numerose situazioni.

Ad esempio:

• domanda di visto;
• procedure di immigrazione;
• richiesta di residenza all’estero;
• richiesta di cittadinanza;
• Spouse Visa;
• Dependant Visa;
• Family Visa;
• ricongiungimento familiare;
• apertura di un conto bancario;
• richiesta di mutuo;
• lavoro all’estero;
• registrazione del matrimonio in un altro Paese;
• cambio di cognome;
• procedimenti giudiziari;
• successioni;
• questioni patrimoniali;
• altre procedure legali o finanziarie.

Se il certificato di matrimonio britannico è stato perso, una delle domande più comuni è:

“Posso ottenere una nuova copia del mio certificato di matrimonio UK?”

Nella maggior parte dei casi, sì.

È possibile richiedere una nuova:

Certified Copy of a Marriage Certificate

Tecnicamente, l’autorità britannica non ristampa esattamente lo stesso documento fisico originale che è stato smarrito.

Viene invece rilasciato un nuovo certificato ufficiale sulla base della registrazione di matrimonio conservata nel registro pubblico.

La Certified Copy è un documento ufficiale e può normalmente essere utilizzata come prova del matrimonio presso:

• autorità britanniche;
• banche;
• autorità di immigrazione;
• tribunali;
• autorità straniere;
• procedure di visto;
• procedure di Apostille;
• legalizzazione internazionale.

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Quale autorità rilascia i certificati di matrimonio nel Regno Unito?

Non esiste un’unica autorità che rilascia tutti i certificati di matrimonio dell’intero United Kingdom.

L’ente competente dipende dal luogo in cui il matrimonio è stato registrato.

I principali sistemi sono:

• England e Wales;
• Scotland;
• Northern Ireland.

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Inghilterra e Galles — General Register Office (GRO)

Se il matrimonio è stato registrato in:

England o Wales

una Certified Copy può normalmente essere richiesta al:

General Register Office — GRO

Il GRO conserva i registri ufficiali relativi a:

• nascite;
• adozioni;
• matrimoni;
• Civil Partnerships;
• decessi.

Se quindi hai perso un Marriage Certificate rilasciato in Inghilterra o Galles, normalmente è possibile richiedere una nuova Certified Copy tramite il GRO.

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Scozia — National Records of Scotland (NRS)

Se il matrimonio è stato registrato in Scotland, l’autorità competente è generalmente:

National Records of Scotland — NRS

Una copia ufficiale di uno Scottish Marriage Certificate può essere richiesta normalmente tramite:

• Scotland’s People;
• Local Registration Office.

La procedura scozzese è diversa da quella utilizzata in England e Wales.

Per questo motivo è importante verificare prima dove il matrimonio è stato effettivamente registrato.

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Irlanda del Nord — GRONI

Se il matrimonio è stato registrato in Northern Ireland, l’autorità competente è:

General Register Office for Northern Ireland — GRONI

Normalmente è possibile richiedere una copia ufficiale:

• online;
• per posta;
• di persona.

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Come ottenere nuovamente un UK Marriage Certificate: 6 passaggi

Se il certificato di matrimonio britannico è stato smarrito, oppure se hai semplicemente bisogno di un’ulteriore copia ufficiale, la procedura può generalmente essere riassunta in questi passaggi:

1. Verificare dove è stato registrato il matrimonio.
2. Preparare le informazioni relative al matrimonio.
3. Identificare l’autorità competente.
4. Richiedere una Certified Copy.
5. Attendere l’emissione e la spedizione del certificato.
6. Se il documento deve essere utilizzato all’estero, richiedere l’Apostille FCDO quando necessario.

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Passaggio 1 — Verificare dove è stato registrato il matrimonio

Il primo punto da verificare è il luogo della registrazione ufficiale.

Il matrimonio potrebbe essere stato registrato in:

• England;
• Wales;
• Scotland;
• Northern Ireland;
• in alcuni casi tramite registrazioni britanniche militari, consolari o diplomatiche all’estero.

Il luogo della registrazione determina:

• quale ente conserva il record;
• dove presentare la richiesta;
• quale sistema di richiesta utilizzare;
• quale eventuale procedura di Legalisation sarà necessaria successivamente.

Presentare la richiesta all’ente sbagliato può provocare ritardi inutili.

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Passaggio 2 — Preparare le informazioni sul matrimonio

Per richiedere una Certified Copy è normalmente necessario fornire informazioni sufficienti a identificare correttamente il matrimonio.

Più precise sono le informazioni, più semplice sarà individuare il record corretto.

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Data o anno del matrimonio

Di norma viene richiesto:

• il giorno esatto del matrimonio;
• oppure almeno l’anno.

Se non conosci la data esatta, in alcune situazioni può essere possibile indicare un anno approssimativo.

Ad esempio, indicando:

2000

il GRO potrebbe effettuare una ricerca nei registri relativi a:

• 1999;
• 2000;

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Che cos’è il GRO Reference Number?

Per i matrimoni registrati in England o Wales potrebbe esistere un:

GRO Index Reference Number

Questo numero facilita l’individuazione del corretto record.

Tuttavia:

normalmente è possibile richiedere il certificato anche senza un GRO Reference Number.

Se il Reference Number è disponibile:

• la ricerca può essere più semplice;
• il processing può essere più rapido;
• in alcuni casi il costo può essere inferiore.

Se il numero non è disponibile, il GRO potrebbe dover cercare manualmente il record utilizzando le informazioni fornite.

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Quali dati dei coniugi sono necessari?

Normalmente possono essere richiesti:

• nomi utilizzati al momento del matrimonio;
• data del matrimonio;
• luogo del matrimonio;
• distretto o area di registrazione.

Questi dati aiutano a identificare il marriage record corretto.

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Sono necessari i dati dei genitori?

In alcune domande possono essere richieste anche informazioni relative ai genitori di entrambe le parti.

Le regole possono dipendere dalla data del matrimonio.

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Matrimoni precedenti al 4 maggio 2021

Per alcuni registri più vecchi può essere richiesto principalmente:

il nome del padre

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Matrimoni dal 4 maggio 2021 in poi

I registri più recenti possono includere:

• nome della madre;
• nome del padre.

Tuttavia, il modulo online può limitare la quantità di informazioni relative ai genitori che possono essere inserite.

Occorre seguire le istruzioni disponibili al momento della richiesta.

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Cosa succede se non conosco tutte le informazioni?

Potrebbe comunque essere possibile effettuare una ricerca se:

• non conosci la data esatta del matrimonio;
• non possiedi il GRO Reference Number;
• una delle parti ha cambiato nome;
• non conosci con certezza il luogo di registrazione;
• il matrimonio risale a molti anni fa.

Tuttavia, fornire il maggior numero possibile di informazioni corrette aiuta a ridurre il rischio di:

• mancato ritrovamento del record;
• ritardi;
• Search Fee aggiuntive;
• richiesta del certificato sbagliato.

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Passaggio 3 — Scegliere come presentare la richiesta

Per i Marriage Certificates registrati in England e Wales possono essere disponibili diversi metodi.

Il più comune è:

richiesta online

Possono inoltre essere disponibili:

• richiesta telefonica;
• richiesta per posta.

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Come richiedere un UK Marriage Certificate online

La richiesta online è normalmente una delle modalità più semplici.

La procedura generalmente comprende:

1. Accedere al sistema ufficiale del GRO.
2. Creare un account o effettuare il login.
3. Selezionare Marriage Certificate.
4. Inserire i nomi delle due parti.
5. Inserire la data del matrimonio.
6. Inserire il luogo.
7. Inserire il GRO Reference Number, se disponibile.
8. Selezionare il tipo di Processing.
9. Effettuare il pagamento.
10. Attendere emissione e spedizione.

Anche senza GRO Reference Number è normalmente possibile proseguire con la richiesta.

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Richiesta telefonica

Il GRO può accettare ordini anche telefonicamente durante gli orari di apertura.

Normalmente bisogna fornire:

• nomi;
• anno del matrimonio;
• luogo;
• informazioni relative alle parti;
• dati per il pagamento.

Questa modalità può essere utile per chi:

• ha difficoltà con il sistema online;
• non è sicuro di alcuni dettagli;
• preferisce spiegare direttamente la propria situazione.

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Richiesta per posta

Può essere possibile compilare un modulo cartaceo e inviarlo per posta.

Le modalità di pagamento possono includere:

• Cheque;
• Postal Order;
• International Banker’s Draft;
• dati della carta indicati sul modulo.

Il pagamento in contanti normalmente non è accettato per le richieste postali.

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Quanto costa ottenere una nuova copia del UK Marriage Certificate?

Il costo può dipendere da:

• presenza o assenza del GRO Reference Number;
• scelta tra Priority Service e Standard Service;
• modalità di spedizione.

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Priority Service

Se il certificato serve urgentemente, può essere possibile scegliere il Priority Service.

A titolo indicativo:

GRO Reference Number	Costo del certificato	Spedizione aggiuntiva	Emissione
No	£42.00	Possono essere disponibili opzioni di spedizione più rapide	Giorno lavorativo successivo
Sì	£38.50	Possono essere disponibili opzioni di spedizione più rapide	Giorno lavorativo successivo

Il Priority Service può essere particolarmente utile per:

• scadenze di visto;
• Apostille urgente;
• Immigration;
• inizio di un lavoro all’estero;
• procedimenti giudiziari;
• matrimonio all’estero;
• procedure internazionali urgenti.

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Standard Service

Se il certificato non serve con urgenza, lo Standard Service può essere più economico.

Ad esempio:

GRO Reference Number	Costo del certificato	Standard Delivery	Emissione
No	£16.00	Normalmente inclusa	Circa 15 giorni lavorativi
Sì	£12.50	Normalmente inclusa	Circa 4 giorni lavorativi

Costi e tempi di lavorazione possono cambiare.

Occorre quindi verificare sempre le condizioni vigenti al momento della richiesta.

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Cosa succede se non ho il GRO Reference Number?

Senza Reference Number, il GRO potrebbe dover individuare il record manualmente.

Questo può significare:

• processing più lungo;
• costo maggiore;
• Search Fee aggiuntiva.

Ad esempio, potrebbe essere applicata una:

Search Fee di £3.50

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Cosa succede se il GRO non trova il record?

Se il marriage record non viene trovato, una parte delle spese amministrative potrebbe essere trattenuta.

Ad esempio, potrebbe essere trattenuta una:

Administrative Fee di £4.00

Per questo motivo è importante fornire informazioni il più possibile accurate:

• nome;
• cognome;
• spelling;
• data;
• luogo.

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La nuova Certified Copy ha lo stesso valore del certificato perso?

In generale:

una Certified Copy emessa ufficialmente dall’autorità britannica competente è un documento legale ufficiale.

Non è semplicemente:

• una fotocopia;
• una scansione personale;
• uno screenshot;
• un PDF stampato autonomamente.

La Certified Copy viene emessa sulla base del registro ufficiale.

Pertanto può normalmente essere utilizzata per:

• enti pubblici;
• Immigration;
• Visa;
• banche;
• procedimenti legali;
• Apostille;
• utilizzo all’estero;
• prova del matrimonio.

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Serve un’Apostille per utilizzare un UK Marriage Certificate all’estero?

Dipende da:

Paese in cui il documento sarà utilizzato e requisiti dell’autorità che lo riceverà.

Un’autorità straniera può voler verificare:

• se il documento è realmente stato emesso da un’autorità britannica;
• se la firma è autentica;
• se il Seal o Stamp è ufficiale;
• se la persona che ha firmato era autorizzata.

Per molti Paesi questa verifica viene effettuata tramite:

UK Apostille

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Che cos’è l’Apostille FCDO?

Nel Regno Unito l’Apostille viene rilasciata dal:

Foreign, Commonwealth & Development Office — FCDO

Sono comuni anche i termini:

• UK Apostille;
• Hague Apostille;
• FCDO Legalisation;
• UK Document Legalisation.

L’Apostille autentica principalmente:

• firma;
• timbro;
• Seal;
• Stamp;
• qualifica ufficiale del firmatario.

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L’Apostille certifica che il matrimonio è autentico?

Non direttamente.

L’Apostille non svolge una nuova indagine sul matrimonio.

Conferma principalmente:

• origine ufficiale del documento;
• firma;
• timbro;
• Seal;
• qualifica della persona che ha firmato.

Questo consente a un’autorità straniera di riconoscere più facilmente che il documento proviene da un sistema ufficiale del Regno Unito.

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Quali Paesi utilizzano l’Apostille?

Se il Paese di destinazione aderisce alla:

Hague Apostille Convention

l’Apostille è spesso utilizzata come forma standard di autenticazione internazionale dei documenti.

Tuttavia, i requisiti possono variare.

Un’autorità può richiedere:

• soltanto Apostille;
• Apostille e traduzione;
• Legalisation aggiuntiva;
• Embassy Attestation;
• Consular Legalisation;
• ulteriori procedure nel Paese di destinazione.

Per questo motivo è importante controllare i requisiti dell’autorità finale che riceverà il documento.

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Come ottenere l’Apostille per un UK Marriage Certificate

Esistono due opzioni principali.

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Opzione 1 — Presentare il documento direttamente al FCDO

Il titolare può presentare il UK Marriage Certificate direttamente al:

FCDO Legalisation Office

per ottenere l’Apostille.

Lo Standard Processing può richiedere fino a circa:

15 giorni lavorativi

senza necessariamente includere:

• spedizione del documento al FCDO;
• restituzione;
• International Courier;
• Handling Time aggiuntivo.

Questa opzione può essere adatta se il documento non è urgente.

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Opzione 2 — Utilizzare un Professional Legalisation Service

Se:

• vivi fuori dal Regno Unito;
• hai bisogno del documento rapidamente;
• non conosci la procedura FCDO;
• non vuoi gestire personalmente le spedizioni;
• vuoi che il procedimento venga monitorato;
• hai bisogno di International Delivery,

puoi utilizzare un servizio professionale con sede nel Regno Unito.

Ginkgo Advisory può coordinare la Legalisation di un UK Marriage Certificate.

A seconda del documento e della finalità, il servizio può comprendere:

• Document Review;
• Solicitor Certification, se necessaria;
• Submission al FCDO;
• Monitoring;
• Collection;
• UK Delivery;
• International Courier.

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Apostille urgente per UK Marriage Certificate

Per casi urgenti, in base al servizio disponibile, può essere possibile utilizzare un Processing FCDO più rapido.

Ginkgo Advisory può coordinare:

• Expedited Apostille;
• Standard Apostille.

Questo può essere utile soprattutto per:

• Visa;
• Immigration;
• matrimonio all’estero;
• Family Reunification;
• lavoro all’estero;
• procedure immobiliari;
• questioni legali internazionali;
• esigenze bancarie.

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Posso richiedere un UK Marriage Certificate vivendo in Italia?

In molti casi, sì.

Il richiedente può attualmente vivere in:

• Italia;
• Svizzera;
• Francia;
• Germania;
• Spagna;
• UAE;
• Stati Uniti;
• Canada;
• Australia;
• altro Paese,

pur avendo bisogno di un Marriage Certificate registrato nel Regno Unito.

Finché l’official marriage record può essere identificato, è normalmente possibile richiedere una nuova Certified Copy.

Se il documento deve poi essere utilizzato all’estero, la procedura può essere:

Replacement Marriage Certificate → FCDO Apostille → International Courier

Se il Paese di destinazione richiede ulteriori formalità, possono essere necessarie altre procedure.

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UK Marriage Certificate da utilizzare in Italia

Un certificato di matrimonio britannico può essere necessario in Italia per:

• trascrizione del matrimonio;
• stato civile;
• pratiche presso il Comune;
• cittadinanza;
• residenza;
• ricongiungimento familiare;
• variazione del cognome;
• successione;
• procedure giudiziarie;
• banca;
• proprietà;
• altre pratiche amministrative.

Prima di iniziare la Legalisation è importante verificare ciò che richiede l’autorità italiana che riceverà il documento.

Può essere necessario controllare:

• se serve Apostille;
• se serve una traduzione italiana;
• se la traduzione deve essere certificata o asseverata;
• se serve la trascrizione presso il Comune;
• se occorrono ulteriori documenti.

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Trascrizione di un matrimonio britannico in Italia

Una persona che ha celebrato il matrimonio nel Regno Unito può aver bisogno di utilizzare il UK Marriage Certificate per registrare o trascrivere il matrimonio in Italia.

A seconda del caso potrebbero essere richiesti:

• UK Marriage Certificate;
• Apostille;
• traduzione italiana;
• documento di identità;
• ulteriori documenti di stato civile.

Il set esatto dei documenti deve essere verificato presso l’autorità italiana competente.

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UK Marriage Certificate per Spouse Visa e Family Visa

Il Marriage Certificate viene frequentemente utilizzato per:

• Spouse Visa;
• Dependant Visa;
• Family Visa;
• Family Reunification;
• Residence Application;
• Citizenship Application.

Se il vecchio certificato è stato smarrito, normalmente è possibile richiedere prima una nuova Certified Copy.

Se l’autorità estera richiede un’Apostille, questa può essere ottenuta successivamente.

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Registrare un matrimonio britannico in un altro Paese

Se un matrimonio celebrato o registrato nel Regno Unito deve essere riconosciuto o registrato in un altro Paese, potrebbero essere richiesti:

• Marriage Certificate;
• Apostille;
• traduzione;
• documenti di identità;
• ulteriori documenti relativi allo stato civile.

I requisiti dipendono dal Paese e dalla finalità.

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UK Marriage Certificate per un nuovo matrimonio

Per contrarre un nuovo matrimonio in un altro Paese, l’autorità può richiedere documenti relativi ai matrimoni precedenti.

Ad esempio:

• Marriage Certificate;
• Divorce Order;
• Decree Absolute;
• Final Order;
• Death Certificate.

I documenti necessari dipendono dalla storia matrimoniale personale.

Se il precedente UK Marriage Certificate è stato smarrito, è possibile richiedere una nuova Certified Copy.

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Cosa fare se il nome sul passaporto è diverso da quello sul Marriage Certificate?

Una differenza di nome non significa automaticamente che il documento sia invalido.

Situazioni comuni includono:

• cambio del cognome dopo il matrimonio;
• ritorno al cognome da nubile;
• cambio di nome tramite Deed Poll;
• differenze di spelling;
• differenze di transliteration;
• modifica del formato del nome dopo il rinnovo del passaporto.

Potrebbero essere necessari documenti che colleghino i due nomi, ad esempio:

• Marriage Certificate;
• Change of Name Deed;
• vecchio e nuovo Passport;
• altri documenti ufficiali.

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Conviene ordinare più di una Certified Copy?

Se prevedi di utilizzare il UK Marriage Certificate in più procedure internazionali, può essere utile richiedere copie ufficiali aggiuntive.

Il documento potrebbe essere necessario per:

• Apostille;
• Visa;
• Immigration;
• banca;
• autorità straniera;
• tribunale;
• Citizenship;
• International Delivery.

Disporre di più Certified Copies riduce il rischio di rimanere senza il documento mentre una copia è in fase di legalizzazione o spedizione.

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Come può aiutare Ginkgo Advisory?

Se:

• hai perso il UK Marriage Certificate;
• non sai come richiedere una Certified Copy;
• vivi fuori dal Regno Unito;
• hai bisogno del documento urgentemente;
• hai bisogno di FCDO Apostille;
• devi spedire il documento all’estero,

Ginkgo Advisory può aiutare a coordinare la procedura nel Regno Unito.

A seconda del caso, i servizi possono comprendere:

• identificazione del Registry corretto;
• ottenimento dell’Official UK Marriage Certificate;
• controllo preventivo del documento;
• verifica dell’idoneità all’Apostille;
• FCDO Apostille;
• Expedited Processing;
• UK Delivery;
• International Courier;
• indicazioni sul percorso di Legalisation richiesto dal Paese di destinazione.

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UK Marriage Certificate smarrito — riepilogo della procedura

La procedura tipica è:

Passaggio 1: verificare se il matrimonio è stato registrato in England, Wales, Scotland o Northern Ireland

Passaggio 2: preparare nomi delle parti, data e luogo del matrimonio

Passaggio 3: fornire il GRO Reference Number, se disponibile

Passaggio 4: richiedere una Certified Copy tramite GRO, NRS o GRONI

Passaggio 5: ricevere il nuovo Marriage Certificate ufficiale

Passaggio 6: se richiesto per l’utilizzo all’estero, ottenere l’Apostille FCDO

Passaggio 7: completare eventuali requisiti di traduzione o Legalisation aggiuntiva

Passaggio 8: inviare il documento nel Paese o all’autorità in cui verrà utilizzato

Perdere fisicamente un UK Marriage Certificate normalmente non significa che il relativo registro ufficiale di matrimonio sia stato perso.

Finché il marriage record ufficiale esiste, è generalmente possibile ottenere una nuova Certified Copy da utilizzare nel Regno Unito o all’estero.