UK Companies House Identity Verification
Remote identity verification for directors, PSCs and company officers.
Our legal consultant is registered with Companies House as an Authorised Corporate Service Provider
About the Author
KH is a practising solicitor based in London, admitted in England & Wales and regulated by the Solicitors Regulation Authority. He is registered with the Foreign, Commonwealth & Development Office. KH has worked as legal counsel and in-house solicitor across leading firms and corporations. He personally oversees every apostille and legalisation case at Ginkgo Advisory, ensuring consistency, accuracy, and end-to-end quality control.
KH Lam, LLB, LLM
Legal Consultant of Ginkgo Advisory
La vérification d’identité auprès de Companies House est désormais une obligation légale pour les administrateurs de sociétés, les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC – Persons with Significant Control) et certaines autres personnes liées aux entreprises enregistrées au Royaume-Uni.
Introduite dans le cadre de l’Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, cette obligation vise à améliorer l’exactitude du registre de Companies House, à renforcer la transparence et à rendre plus difficile l’utilisation de sociétés britanniques à des fins de fraude, de blanchiment d’argent et d’autres infractions économiques.
Pour les administrateurs, PSC et autres personnes soumises à ces nouvelles règles, la vérification d’identité auprès de Companies House fait désormais partie intégrante de la conformité juridique et administrative d’une société.
Notre consultant juridique est un Companies House Authorised Corporate Service Provider (ACSP) et peut effectuer votre vérification d’identité auprès de Companies House en votre nom.
Qu’est-ce que la vérification d’identité auprès de Companies House ?
La vérification d’identité auprès de Companies House est le processus permettant de confirmer qu’une personne est bien celle qu’elle prétend être.
Traditionnellement, Companies House ne vérifiait pas systématiquement l’identité des administrateurs ou des personnes exerçant un contrôle significatif sur les sociétés.
Les nouvelles réformes ont changé ce fonctionnement.
La vérification d’identité auprès de Companies House vise notamment à :
- améliorer l’exactitude du registre de Companies House ;
- confirmer l’identité des personnes qui dirigent ou contrôlent les entreprises britanniques ;
- réduire l’utilisation abusive des sociétés et des fausses identités ;
- contribuer à la lutte contre la fraude, le blanchiment d’argent et les infractions économiques ;
- renforcer la confiance dans le registre des sociétés britannique.
En termes simples, Companies House veut pouvoir établir que les personnes qui se trouvent derrière une entreprise existent réellement et sont bien celles qu’elles déclarent être.
Qui doit effectuer une vérification d’identité auprès de Companies House ?
Les exigences actuelles concernent plusieurs catégories de personnes, notamment :
- Les administrateurs de sociétés
- Les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC)
- Les membres de Limited Liability Partnerships (LLP)
- Certaines fonctions équivalentes
- Les personnes souhaitant devenir Authorised Corporate Service Provider (ACSP)
Companies House introduit certaines obligations supplémentaires progressivement. Les exigences exactes peuvent donc dépendre de votre fonction et de votre situation.
Si vous êtes administrateur, PSC ou membre d’une LLP, il est important de vérifier les obligations qui s’appliquent précisément à votre rôle.
Comment effectuer une vérification d’identité auprès de Companies House ?
Il existe deux principales façons de procéder.
1. Vérifier votre identité directement auprès de Companies House
Vous pouvez effectuer vous-même votre vérification via le service officiel de Companies House et GOV.UK One Login, lorsque cette procédure est applicable à votre situation.
Selon les circonstances, vous devrez fournir des documents d’identité et certaines informations permettant de confirmer votre identité.
La vérification effectuée directement auprès de Companies House ne nécessite pas les honoraires professionnels d’un ACSP.
2. Passer par un ACSP
Vous pouvez également faire appel à un Companies House Authorised Corporate Service Provider (ACSP).
Un ACSP est un professionnel ou un prestataire autorisé par Companies House à fournir certains services liés aux sociétés, notamment la vérification d’identité des clients.
Notre consultant juridique est un ACSP autorisé par Companies House et peut effectuer votre vérification d’identité en votre nom.
Pour de nombreuses personnes, cette solution offre une approche plus simple et plus professionnelle.
Qu’est-ce qu’un ACSP ?
ACSP signifie Authorised Corporate Service Provider.
Il s’agit d’un professionnel ou d’une organisation autorisé à fournir certains services liés aux entreprises auprès de Companies House.
Les ACSP peuvent notamment être :
- des solicitors ;
- des professionnels du droit ;
- des comptables ;
- des agents de création de sociétés ;
- d’autres professionnels répondant aux exigences applicables en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.
L’un des services importants qu’un ACSP peut fournir est la vérification d’identité auprès de Companies House.
L’ACSP effectue les contrôles requis, puis informe Companies House que la vérification d’identité a été effectuée.
Un ACSP ne se contente donc pas de vous aider à remplir un formulaire : il réalise les contrôles conformément aux exigences définies par Companies House.
Pourquoi utiliser un ACSP pour la vérification d’identité Companies House ?
Vous pouvez effectuer la vérification vous-même, mais l’utilisation d’un ACSP vous permet de bénéficier d’une assistance professionnelle.
Cette solution peut être particulièrement utile si vous :
- êtes administrateur d’une ou de plusieurs sociétés ;
- êtes PSC ;
- exercez plusieurs fonctions enregistrées auprès de Companies House ;
- vivez en dehors du Royaume-Uni ;
- souhaitez une assistance professionnelle ;
- préférez qu’un professionnel du droit gère le processus ;
- avez une structure d’entreprise complexe ;
- souhaitez réduire le risque d’erreurs administratives.
Notre consultant juridique peut prendre en charge le processus de vérification et informer Companies House une fois les contrôles terminés.
Vous n’avez pas à gérer seul votre vérification d’identité auprès de Companies House.
Que se passe-t-il pendant la vérification d’identité ?
Le processus exact dépend de la méthode choisie.
Lorsque la vérification est effectuée par un ACSP, celui-ci doit respecter le standard de vérification d’identité défini par Companies House.
Cela peut notamment comprendre :
- la collecte des informations concernant la personne ;
- l’obtention de documents d’identité appropriés ;
- la vérification de l’authenticité des documents ;
- la vérification de la correspondance entre les documents et la personne ;
- la conservation des informations et éléments justificatifs nécessaires ;
- la décision permettant de confirmer ou non l’identité.
Une fois les contrôles terminés, l’ACSP informe Companies House que l’identité a été vérifiée.
Qu’est-ce que le code personnel de Companies House ?
Après une vérification d’identité réussie, Companies House vous attribue un code personnel.
Ce code est associé à votre identité vérifiée et non à votre société.
Il peut être nécessaire pour certaines formalités et déclarations auprès de Companies House, notamment celles liées à votre fonction d’administrateur ou de PSC.
Vous devez conserver votre code personnel en lieu sûr.
Il ne s’agit ni du numéro d’enregistrement de votre société ni du code d’authentification utilisé pour les dépôts en ligne.
Faut-il vérifier son identité plusieurs fois ?
Pour la plupart des personnes, la vérification d’identité auprès de Companies House est une procédure unique.
Cependant, votre code personnel peut rester nécessaire pour différentes formalités et fonctions exercées dans plusieurs sociétés.
Une fois la vérification terminée, il est donc important de conserver soigneusement votre code personnel.
Que se passe-t-il si vous ne complétez pas votre vérification d’identité ?
Ne pas effectuer la vérification lorsqu’elle est légalement requise peut avoir des conséquences importantes.
Les mesures de conformité et d’exécution de Companies House peuvent notamment comprendre :
- des sanctions financières ;
- des amendes ;
- des poursuites judiciaires ;
- des restrictions sur certaines démarches auprès de Companies House ;
- des restrictions concernant la nomination en tant que nouvel administrateur ;
- des restrictions concernant l’enregistrement de certaines sociétés ou entités ;
- la publication d’informations relatives au non-respect des obligations ;
- d’autres mesures d’exécution.
Dans les cas les plus graves, Companies House peut engager des poursuites pénales, pouvant entraîner une condamnation, des amendes et, dans certaines circonstances, une interdiction d’exercer comme administrateur.
La vérification d’identité ne doit donc pas être considérée comme une simple formalité administrative facultative.
Qu’est-ce qui constitue un non-respect des obligations de vérification ?
Un manquement peut se produire lorsqu’une personne légalement tenue de vérifier son identité ne respecte pas les exigences applicables.
Cela peut notamment inclure :
- ne pas effectuer la vérification lorsqu’elle est requise ;
- ne pas fournir les informations demandées ;
- fournir des informations fausses, trompeuses ou inexactes ;
- tenter d’utiliser une identité qui ne peut être correctement démontrée ;
- continuer à ne pas respecter les obligations imposées par Companies House.
Companies House applique une approche fondée sur le risque et peut prendre en compte la gravité du manquement, les antécédents et l’existence éventuelle d’une fraude ou d’une activité criminelle.
Le fait de ne pas connaître l’obligation ne dispense pas de la respecter.
Les administrateurs, PSC et autres personnes concernées restent personnellement responsables du respect de leurs obligations légales.
La vérification peut-elle affecter les dépôts de la société ?
Oui.
La vérification d’identité est désormais intégrée au système global de conformité de Companies House.
Dans certaines situations, une société doit notamment s’assurer que ses administrateurs ont satisfait aux exigences de vérification et fourni les codes personnels nécessaires afin d’effectuer certaines formalités, notamment dans le cadre de la confirmation statement.
Un problème de vérification peut donc devenir un problème concret pour l’entreprise elle-même.
Cela peut entraîner des difficultés concernant :
- les dépôts statutaires ;
- les mises à jour du registre ;
- les obligations de confirmation ;
- certains processus de financement ;
- les opérations sur le capital ou la structure de l’entreprise ;
- les relations avec les banques, investisseurs et autres partenaires.
Maintenir des informations exactes et conformes auprès de Companies House devient donc de plus en plus important pour toute société britannique.
Que faire si vous n’avez pas effectué votre vérification ?
Si vous découvrez que vous n’avez pas satisfait à une obligation de vérification, il est préférable d’agir rapidement.
1. Vérifiez si l’obligation vous concerne
Identifiez votre fonction auprès de Companies House et vérifiez les exigences correspondant à votre situation.
2. Consultez les communications de Companies House
Recherchez les e-mails, courriers, avis ou notifications concernant votre vérification ou toute éventuelle non-conformité.
3. Effectuez la vérification
Vous pouvez la réaliser directement auprès de Companies House ou passer par un ACSP.
4. Conservez votre code personnel
Après la vérification, conservez votre code personnel dans un endroit sûr.
5. Demandez un conseil professionnel si nécessaire
Si vous avez reçu une notification de non-conformité ou si vous ne savez pas quelles obligations s’appliquent à vous, un professionnel expérimenté peut vous accompagner.
Que faire si vous recevez une lettre de non-conformité de Companies House ?
Companies House dispose d’une procédure officielle pour certains cas dans lesquels une personne n’a pas respecté une obligation de vérification.
Si vous recevez une default letter, vous pouvez, dans certaines circonstances, avoir la possibilité de présenter une représentation expliquant les raisons de votre non-conformité.
Il est important d’agir rapidement et de suivre attentivement les instructions figurant dans le courrier reçu.
Une représentation ne remplace pas l’obligation de procéder à la vérification.
L’objectif doit rester de régulariser la situation le plus rapidement possible.
Vérification d’identité Companies House pour les administrateurs
Les administrateurs figurent parmi les principales catégories concernées par les nouvelles obligations.
Chaque administrateur concerné doit effectuer sa propre vérification d’identité.
L’identité vérifiée est ensuite reliée aux fonctions et nominations correspondantes enregistrées auprès de Companies House.
Pour les entreprises qui comptent plusieurs administrateurs, il est donc important d’examiner la situation de chaque personne séparément.
La vérification d’un administrateur ne vérifie pas automatiquement les autres administrateurs.
Vérification d’identité Companies House pour les PSC
Un Person with Significant Control (PSC) est une personne qui détient ou exerce un contrôle significatif sur une entreprise selon les règles applicables au Royaume-Uni.
Les PSC sont également concernés par les exigences de vérification d’identité.
Une fois la vérification effectuée, le PSC reçoit son code personnel et doit suivre la procédure correspondante afin de relier son identité vérifiée à son dossier Companies House.
Si vous êtes PSC mais n’êtes pas administrateur, vos obligations peuvent être différentes de celles d’un administrateur.
Il est donc important de suivre les instructions correspondant à votre fonction.
Vérification d’identité Companies House pour les membres de LLP
Les membres de Limited Liability Partnerships (LLP) sont également concernés par les exigences de vérification d’identité.
Les LLP disposent de leurs propres obligations de déclaration et de conformité auprès de Companies House.
Si vous êtes membre d’une LLP, vous devez vérifier les exigences correspondant à votre fonction et vous assurer que votre vérification d’identité est correctement enregistrée.
Vérification d’identité pour les administrateurs et PSC résidant à l’étranger
Les exigences de vérification peuvent également concerner les personnes qui résident en dehors du Royaume-Uni.
Pour les administrateurs, PSC et propriétaires d’entreprises internationales, faire appel à un ACSP peut constituer une solution professionnelle et pratique.
Notre consultant juridique peut accompagner les personnes éligibles et leur expliquer les informations et documents nécessaires pour effectuer la vérification.
Vérification Companies House : directement ou via un ACSP ?
Les deux options sont possibles.
| Caractéristique | Directement auprès de Companies House | Via un ACSP |
|---|---|---|
| Qui effectue la vérification ? | Vous-même | Un professionnel autorisé |
| Honoraires professionnels | Aucun ACSP | Des honoraires peuvent s’appliquer |
| Assistance professionnelle | Non | Oui |
| Gestion du processus | Vous-même | Accompagnée par un professionnel |
| Notification à Companies House | Vous-même | L’ACSP l’effectue |
La principale différence est qu’un ACSP peut prendre en charge professionnellement le processus et confirmer la vérification auprès de Companies House.
Pourquoi la vérification d’identité Companies House est-elle importante ?
La vérification d’identité s’inscrit dans une transformation plus large du système d’enregistrement des sociétés au Royaume-Uni.
Companies House évolue vers un registre offrant davantage de garanties concernant l’identité des personnes qui se trouvent derrière les entreprises.
Cela contribue à :
- protéger l’intégrité du registre ;
- lutter contre la fraude ;
- réduire l’utilisation de fausses identités ;
- renforcer la transparence des entreprises ;
- accroître la confiance dans les entreprises britanniques.
Pour les administrateurs et PSC, le respect des nouvelles obligations permet de réduire le risque de problèmes juridiques, administratifs et commerciaux.
Questions fréquentes sur la vérification d’identité Companies House
Qu’est-ce que la vérification d’identité Companies House ?
Il s’agit du processus utilisé pour confirmer l’identité des personnes qui exercent certaines fonctions dans des entreprises enregistrées au Royaume-Uni.
La vérification d’identité est-elle obligatoire ?
Oui. Il s’agit d’une obligation légale pour les personnes entrant dans le champ du régime applicable.
Qui doit vérifier son identité ?
Les principales catégories comprennent les administrateurs, les PSC et certains membres de LLP, ainsi que d’autres catégories introduites progressivement.
Un solicitor peut-il vérifier mon identité pour Companies House ?
Oui, à condition que le solicitor soit enregistré en tant qu’Authorised Corporate Service Provider (ACSP) et qu’il respecte les exigences applicables.
Puis-je vérifier mon identité directement ?
Oui. Companies House propose une procédure de vérification directe, notamment via GOV.UK One Login lorsque celle-ci est applicable.
Qu’est-ce qu’un ACSP ?
ACSP signifie Authorised Corporate Service Provider. Il s’agit d’un prestataire autorisé par Companies House à fournir certains services liés aux entreprises, notamment la vérification d’identité.
Que se passe-t-il après la vérification ?
Companies House vous attribue un code personnel associé à votre identité vérifiée.
Quelles sont les conséquences d’une absence de vérification ?
Le non-respect des obligations peut entraîner des sanctions financières, des amendes, des poursuites et certaines restrictions liées aux démarches auprès de Companies House.
Est-il nécessaire de vérifier son identité plusieurs fois ?
Pour la plupart des personnes, la vérification est effectuée une seule fois.
Un administrateur résidant hors du Royaume-Uni peut-il utiliser un ACSP ?
Oui. Les administrateurs et autres personnes éligibles résidant à l’étranger peuvent utiliser un ACSP approprié.
Combien coûte la vérification d’identité ?
La vérification directe auprès de Companies House ne comporte pas d’honoraires professionnels d’ACSP. Un ACSP peut toutefois facturer ses propres honoraires pour le service de vérification.
Besoin d’aide pour votre vérification d’identité Companies House ?
Notre consultant juridique est un Companies House Authorised Corporate Service Provider (ACSP) et peut effectuer votre vérification d’identité en votre nom.
Bénéficiez d’un accompagnement professionnel et réduisez le risque de problèmes de conformité avec Companies House.
Ce contenu est fourni à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Les exigences et procédures de Companies House peuvent évoluer. Vérifiez toujours les dernières orientations officielles applicables à votre situation.
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