Hướng dẫn thực tế từng bước để tìm mã tham chiếu GRO, xin cấp lại giấy khai sinh và làm Apostille để sử dụng ở nước ngoài

Nếu bạn cần giấy khai sinh của Vương quốc Anh (UK Birth Certificate) để phục vụ di trú, xin visa, quốc tịch, kết hôn ở nước ngoài, việc làm, kiểm tra lý lịch, ngân hàng/KYC hoặc thủ tục pháp lý quốc tế, quy trình thường gồm:

1. Tìm đúng GRO Index Reference, nếu có thể.
2. Xin một bản sao chính thức của giấy khai sinh đối với các trường hợp đăng ký khai sinh tại England và Wales thông qua General Register Office (GRO).
3. Xin UK FCDO Apostille thông qua Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO), nếu cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài yêu cầu.

Hướng dẫn này tập trung vào việc giúp bạn hoàn thành quy trình nhanh hơn, chính xác hơn và giảm nguy cơ đặt nhầm giấy khai sinh hoặc mất thời gian không cần thiết.

Quan trọng: hướng dẫn này chủ yếu áp dụng cho giấy khai sinh được đăng ký tại England và Wales. Scotland và Northern Ireland có hệ thống cấp giấy khai sinh riêng.

---

GRO Index Reference Number là gì?

GRO Index Reference Number là mã tham chiếu được sử dụng để xác định một hồ sơ đăng ký hộ tịch cụ thể tại England và Wales.

Đối với nhiều hồ sơ lịch sử, mã tham chiếu thường bao gồm:

• Năm
• Quý
• Registration District
• Volume
• Page

Các quý trong hồ sơ cũ thường được hiển thị là:

• March quarter
• June quarter
• September quarter
• December quarter

Mã GRO giúp xác định chính xác hồ sơ cần tìm, đặc biệt khi người đó có họ hoặc tên phổ biến.

GOV.UK xác nhận rằng các trường hợp khai sinh được đăng ký tại England hoặc Wales có GRO index reference và một số mã tham chiếu có thể được tìm kiếm trực tuyến.

---

Có thể tìm kiếm trực tuyến những năm nào?

Phương thức tìm kiếm phù hợp nhất phụ thuộc vào năm đăng ký khai sinh.

GRO Online Index cho phép tìm kiếm nhiều hồ sơ khai sinh lịch sử.

Đối với một số giai đoạn, FreeBMD thường là lựa chọn thực tế hơn.

Quy tắc đơn giản

• 1837–1934: bắt đầu với GRO Online Index
• 1935–1983: thông thường nên bắt đầu với FreeBMD
• Từ 1984 trở đi: sử dụng các lựa chọn hiện có của GRO để xác định và đặt giấy khai sinh phù hợp

GOV.UK cũng hướng dẫn người dùng đến FreeBMD để xem miễn phí một số mã tham chiếu trong chỉ mục.

Đối với các trường hợp khó hơn, FamilySearch cũng có thể hữu ích.

---

Bước 1 — Tìm GRO Index Reference

Có ba phương pháp chính.

Cách A — Sử dụng GRO Online Index

GRO Online Index là một trong những nguồn chính để tìm kiếm các hồ sơ khai sinh lịch sử tại England và Wales.

Thông thường bạn có thể tìm kiếm bằng:

• họ khi sinh
• tên và các tên đệm
• giới tính, nếu biết
• họ thời con gái của mẹ, nếu biết
• năm đăng ký khai sinh dự kiến

Nếu không biết chính xác năm, nên sử dụng khoảng thời gian tương đối hẹp.

Bạn cung cấp càng nhiều thông tin chính xác thì càng dễ phân biệt giữa nhiều người có tên giống hoặc tương tự nhau.

Sau khi tìm thấy hồ sơ phù hợp, hãy lưu lại toàn bộ thông tin tham chiếu.

---

Cách B — Sử dụng FreeBMD

FreeBMD đặc biệt hữu ích đối với nhiều trường hợp khai sinh được đăng ký trong khoảng 1935–1983, khi GRO Online Index không phải là lựa chọn thuận tiện nhất.

GOV.UK xác nhận FreeBMD có thể được sử dụng để xem miễn phí các mã tham chiếu trong chỉ mục.

Nên nhập thông tin gì vào FreeBMD?

Bạn thường có thể tìm kiếm theo:

• họ
• tên
• khoảng năm
• quý, nếu biết
• loại hồ sơ: Birth
• district hoặc county, nếu biết

Nếu họ có thể được viết theo nhiều cách khác nhau, hãy thử các biến thể chính tả.

Cần lấy những thông tin nào?

Đặc biệt lưu lại:

• năm
• quý
• district
• volume
• page

Các thông tin này có thể được sử dụng khi đặt giấy khai sinh từ GRO.

Ví dụ

Một mã tham chiếu lịch sử có thể có dạng:

June 1968 — Westminster — Volume 5C — Page 1234

Thông tin thực tế sẽ phụ thuộc vào từng hồ sơ cụ thể.

---

Cách C — Sử dụng FamilySearch

FamilySearch có thể hữu ích khi cần tìm kiếm rộng hơn.

Thông thường bạn có thể tìm theo:

• tên
• họ
• năm gần đúng
• khoảng năm
• địa điểm

Khi tìm thấy một kết quả có khả năng đúng, hãy kiểm tra kỹ tất cả thông tin trước khi sử dụng để đặt giấy khai sinh.

Đối với hồ sơ lịch sử, hãy chú ý:

• năm
• quý
• registration district
• volume
• page

Nếu có nhiều người cùng tên, đừng mặc định rằng kết quả đầu tiên là người bạn cần.

Hãy đối chiếu với các thông tin khác như:

• ngày sinh gần đúng
• nơi sinh
• tên mẹ
• họ thời con gái của mẹ
• họ tên đầy đủ

---

Bước 2 — Xin cấp lại giấy khai sinh tại England và Wales

Sau khi xác định đúng hồ sơ, bạn có thể đặt bản sao chính thức của giấy khai sinh thông qua General Register Office (GRO).

Bạn vẫn có thể đặt giấy khai sinh nếu không có GRO reference, nhưng quy trình thường chậm hơn.

Dịch vụ Standard

Phí tiêu chuẩn hiện tại là:

£12.50 cho mỗi giấy khai sinh

Nếu bạn cung cấp GRO index reference, giấy khai sinh thường được gửi khoảng 4 ngày sau khi đặt.

---

Nếu không có GRO Reference thì sao?

Bạn vẫn có thể đặt giấy khai sinh.

Tuy nhiên:

• có thêm phí tìm kiếm £3.50
• quy trình tiêu chuẩn lâu hơn
• giấy khai sinh thường được gửi khoảng 15 ngày làm việc sau khi nộp yêu cầu

Vì vậy, tìm được mã tham chiếu trước khi đặt thường giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.

---

Dịch vụ Priority

Nếu cần giấy khai sinh nhanh hơn, GRO có Priority service.

Phí hiện tại là:

£38.50 cho mỗi giấy khai sinh

Nếu đặt trước 4 giờ chiều, giấy khai sinh thường được gửi vào ngày làm việc tiếp theo.

Tuy nhiên, Priority service chỉ giúp đẩy nhanh việc cấp giấy khai sinh.

Nếu sau đó bạn còn cần:

• FCDO Apostille
• Embassy Legalisation
• Consular Legalisation
• dịch thuật
• chuyển phát quốc tế

thì phải tính thêm thời gian cho các bước này.

---

Nếu tên rất phổ biến thì sao?

Trong trường hợp này, việc tìm GRO reference trước khi đặt giấy khai sinh đặc biệt quan trọng.

Nếu bạn chỉ biết:

• tên
• năm sinh gần đúng
• quốc gia

có thể xuất hiện nhiều kết quả phù hợp.

Nếu có thể, hãy xác minh thêm:

• registration district
• họ tên đầy đủ
• ngày sinh gần đúng
• họ thời con gái của mẹ
• thông tin gia đình khác

Nếu đặt nhầm giấy khai sinh, bạn có thể phải trả phí và chờ lại từ đầu.

---

Bước 3 — Xin FCDO Apostille cho giấy khai sinh

Nếu giấy khai sinh được sử dụng bên ngoài UK, cơ quan nước ngoài có thể yêu cầu UK Apostille.

Apostille của Anh được cấp bởi Legalisation Office, thuộc Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO).

Apostille xác nhận tính xác thực chính thức của tài liệu để tài liệu có thể được sử dụng ở nước ngoài theo quy định áp dụng.

---

Giấy khai sinh Anh có thể Apostille trực tiếp không?

Thông thường, giấy khai sinh chính thức do cơ quan công quyền UK cấp có thể được gửi trực tiếp tới FCDO để legalisation.

Nếu bạn có:

giấy khai sinh chính thức bản gốc hoặc bản sao chính thức do cơ quan đăng ký cấp

thì thông thường không cần solicitor chứng thực một bản photocopy trước chỉ để xin Apostille.

Tuy nhiên, bạn vẫn cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan nhận tài liệu ở nước ngoài.

---

FCDO Apostille có giá bao nhiêu?

Phí standard paper Apostille hiện tại là:

£45 cho mỗi tài liệu

Ngoài ra có thể có thêm chi phí:

• return postage
• courier
• giao nhận
• chuyển phát quốc tế

---

Quy trình diễn ra như thế nào?

Thông thường:

1. Nộp đơn legalisation qua GOV.UK.
2. Gửi giấy khai sinh chính thức phù hợp.
3. FCDO kiểm tra tài liệu.
4. Nếu tài liệu đủ điều kiện, Apostille được cấp.
5. Tài liệu đã Apostille được gửi lại cho người nộp đơn hoặc người nhận được chỉ định.

---

FCDO Apostille mất bao lâu?

Trong năm 2026, không nên dựa vào các mốc thời gian cũ.

Dịch vụ standard paper Apostille chính thức hiện có thể mất thông thường lên đến 25 ngày làm việc, chưa bao gồm thời gian gửi và nhận qua bưu điện hoặc courier.

Do đó, nếu chỉ sử dụng standard route, toàn bộ quy trình có thể kéo dài vài tuần.

Nếu bạn có deadline liên quan đến:

• immigration
• visa
• citizenship
• marriage
• employment
• university
• court proceedings
• company registration
• KYC
• banking

hãy tính thời gian cho toàn bộ chuỗi xử lý tài liệu, không chỉ thời gian cấp giấy khai sinh.

---

Chỉ Apostille có đủ để sử dụng giấy khai sinh ở nước ngoài không?

Không phải lúc nào cũng đủ.

Quy trình phụ thuộc vào:

• quốc gia sử dụng
• loại tài liệu
• cơ quan tiếp nhận
• mục đích sử dụng

Ở nhiều quốc gia tham gia Hague Apostille Convention, quy trình có thể đơn giản là:

Birth Certificate → FCDO Apostille → sử dụng ở nước ngoài

Nhưng trong một số trường hợp có thể cần:

Birth Certificate → FCDO Apostille → Embassy Attestation / Consular Legalisation → sử dụng ở nước ngoài

Ngoài ra, có thể cần bản dịch chứng thực hoặc bản dịch do dịch giả được công nhận thực hiện.

Do đó, hãy kiểm tra yêu cầu của cơ quan nhận tài liệu trước khi bắt đầu.

---

Có cần dịch giấy khai sinh không?

Điều này phụ thuộc vào quốc gia và tổ chức nhận tài liệu.

Apostille không dịch nội dung của giấy khai sinh.

Nếu cơ quan nước ngoài không chấp nhận tài liệu bằng tiếng Anh, họ có thể yêu cầu:

• certified translation
• sworn translation
• bản dịch của dịch giả được công nhận
• legalisation bổ sung cho bản dịch

Dịch thuật và Apostille là hai thủ tục khác nhau.

Luôn xác nhận yêu cầu cụ thể của nơi nhận tài liệu cuối cùng.

---

Những lỗi phổ biến gây chậm trễ

1. Tìm hồ sơ 1935–1983 ở sai nơi

Đối với nhiều hồ sơ khai sinh trong giai đoạn này, FreeBMD là một điểm bắt đầu thực tế.

Nếu GRO Online Index không dễ dàng hiển thị hồ sơ cần tìm, không nên tiếp tục lặp đi lặp lại cùng một kiểu tìm kiếm.

Hãy tìm:

• surname
• first name
• quarter
• year
• district
• volume
• page

---

2. Đặt giấy khai sinh mà không tìm GRO Reference trước

Vẫn có thể đặt mà không có reference.

Nhưng thông thường:

• chi phí cao hơn
• thời gian lâu hơn
• phải thực hiện thêm quá trình tìm kiếm

Nếu có thể, nên xác định đúng GRO reference trước.

---

3. Luôn chọn GRO Priority cho mọi trường hợp gấp

Priority service có thể hữu ích, nhưng không phải lúc nào GRO cũng là bước gây chậm trễ lớn nhất.

Ví dụ:

GRO Certificate → FCDO Apostille → Embassy Legalisation → DHL International

Tiết kiệm vài ngày ở bước GRO có thể không thay đổi nhiều tổng thời gian hoàn thành.

Hãy xác định bottleneck thực sự trước.

---

4. Cho rằng Standard FCDO Apostille sẽ nhanh

Đây là một lỗi quan trọng nếu bạn có deadline.

Standard official route có thể mất tới khoảng 25 ngày làm việc, chưa kể thời gian vận chuyển.

Do đó, không nên lập kế hoạch cho hồ sơ gấp dựa trên các mốc cũ như 10 hoặc 15 ngày làm việc.

---

5. Nhầm lẫn giữa giấy khai sinh chính thức và photocopy

Đối với nhiều thủ tục quốc tế, bạn cần giấy khai sinh chính thức do cơ quan đăng ký cấp, chứ không chỉ:

• photocopy
• ảnh chụp điện thoại
• scan
• bản in từ file điện tử

Nếu mất giấy khai sinh cũ, bạn thường có thể đặt một bản sao chính thức mới từ GRO.

---

6. Đặt giấy khai sinh từ sai khu vực pháp lý

GRO trong hướng dẫn này áp dụng cho England và Wales.

Nếu việc khai sinh được đăng ký tại:

• Scotland
• Northern Ireland
• lãnh thổ British khác

quy trình lấy giấy khai sinh sẽ khác.

---

7. Không kiểm tra yêu cầu của quốc gia sử dụng

Không nên cho rằng tất cả các quốc gia đều yêu cầu cùng một quy trình.

Một số quốc gia chỉ cần Apostille.

Một số quốc gia hoặc cơ quan khác có thể yêu cầu thêm legalisation.

Ngoài ra:

• university
• court
• bank
• immigration authority
• employer
• government department

cũng có thể đặt ra các yêu cầu tài liệu riêng.

---

Có thể làm toàn bộ thủ tục khi đang ở ngoài UK không?

Có.

Bạn không cần phải có mặt tại UK để đặt giấy khai sinh từ GRO.

Bạn cũng có thể sắp xếp:

• nhận giấy khai sinh tại một địa chỉ ở UK
• FCDO Apostille
• additional legalisation
• international courier

Điều này đặc biệt hữu ích cho khách hàng ở nước ngoài vì có thể tránh việc tài liệu phải gửi qua lại nhiều lần giữa UK và quốc gia khác.

Một quy trình phối hợp có thể là:

GRO → UK Address → FCDO Apostille → Embassy Legalisation nếu cần → DHL tới quốc gia sử dụng

Cách này có thể giảm rủi ro logistics và việc gửi tài liệu quốc tế không cần thiết.

---

Khi nào nên sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp?

Dịch vụ chuyên nghiệp có thể đặc biệt hữu ích nếu:

• bạn đang ở ngoài UK
• tài liệu cần gấp
• khó xác định GRO record chính xác
• có nhiều người cùng tên
• cần fast Apostille
• cần Embassy Legalisation
• cần Consular Legalisation
• cần gửi tài liệu sang quốc gia khác
• receiving authority yêu cầu quy trình cụ thể
• bạn có deadline liên quan đến immigration, employment, marriage hoặc university

Trong những trường hợp này, giá trị chính không chỉ nằm ở việc nộp đơn.

Quan trọng hơn là điều phối toàn bộ chuỗi chứng nhận và legalisation theo đúng thứ tự.

---

Ginkgo Advisory có thể hỗ trợ như thế nào?

Nếu bạn đang ở ngoài UK, có deadline hoặc muốn toàn bộ quy trình được quản lý thông qua một đầu mối duy nhất, Ginkgo Advisory có thể hỗ trợ từ đầu đến cuối.

Chúng tôi có thể hỗ trợ:

• chiến lược tìm GRO Reference
• tìm kiếm qua FreeBMD
• tìm kiếm qua FamilySearch
• xác định đúng record trong trường hợp tên phổ biến
• đặt đúng GRO birth certificate
• nhận giấy khai sinh tại London thay mặt bạn
• Fast FCDO Apostille trong vòng 3 ngày làm việc
• Embassy Attestation
• Embassy Legalisation
• Consular Legalisation
• xác định đúng trình tự theo quốc gia sử dụng
• international courier
• gửi tài liệu trực tiếp cho khách hàng
• gửi tới law firm
• gửi tới employer
• gửi tới university
• gửi tới government authority
• điều phối toàn bộ quy trình legalisation tài liệu

Dịch vụ này đặc biệt hữu ích cho khách hàng tại Việt Nam, cũng như người Việt đang sinh sống tại UK, Singapore, Hong Kong, UAE, Saudi Arabia, Qatar, Australia, Canada, Mỹ, châu Âu và các quốc gia khác cần xin hoặc legalise tài liệu của Anh.

---

Tóm tắt nhanh

Để lấy và Apostille giấy khai sinh từ England hoặc Wales:

Bước 1: tìm GRO reference nếu có thể.

Bước 2: đặt official birth certificate từ GRO.

Bước 3: xin FCDO Apostille nếu cơ quan nước ngoài yêu cầu.

Bước 4: kiểm tra xem có cần translation, Embassy Legalisation hoặc Consular Legalisation hay không.

Bước 5: sắp xếp international delivery.

Điều quan trọng nhất là kiểm tra toàn bộ chuỗi thủ tục tài liệu trước khi bắt đầu, đặc biệt nếu bạn có deadline.