Hợp pháp hóa giấy tờ Anh để sử dụng tại Đài Loan: Apostille, xác thực tại Văn phòng Đài Bắc và tra cứu QR

Nếu bạn là người Việt từng học tập, làm việc, kết hôn, sinh con, thành lập công ty hoặc nhận giấy tờ tại Vương quốc Anh, bạn có thể cần dùng những tài liệu đó tại Đài Loan.

Trong nhiều trường hợp, Apostille của Anh chưa đủ.

Cơ quan tiếp nhận tại Đài Loan có thể yêu cầu bạn hoàn tất thêm bước xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc tại Vương quốc Anh.

Quy trình thường gồm:

luật sư hoặc công chứng viên Anh kiểm tra và chứng thực → Apostille giấy của Bộ Ngoại giao Anh → xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc → tra cứu hồ sơ qua hệ thống QR của Cục Lãnh sự Đài Loan → chuyển phát đến Đài Loan

Ginkgo Advisory hỗ trợ toàn bộ phần việc tại Vương quốc Anh. Khách hàng có thể đang sống tại Anh, Việt Nam, Đài Loan, Hồng Kông hoặc một quốc gia khác.

Câu trả lời nhanh

Để sử dụng giấy tờ Anh tại Đài Loan, bạn thường cần:

1. Xác định cơ quan Đài Loan yêu cầu bản gốc hay bản sao chứng thực
2. Kiểm tra tài liệu có cần luật sư hoặc công chứng viên xác minh hay không
3. Xin Apostille giấy từ Bộ Ngoại giao, Khối Thịnh vượng chung và Phát triển Vương quốc Anh
4. Nộp tài liệu đến đúng Văn phòng Đại diện Đài Bắc tại London hoặc Edinburgh
5. Kiểm tra hồ sơ xác thực qua hệ thống của Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao Đài Loan
6. Chuyển phát tài liệu hoàn tất đến Đài Loan hoặc địa chỉ quốc tế khác

Văn phòng Đại diện Đài Bắc chỉ xác thực các tài liệu nhằm sử dụng tại Đài Loan. Cơ quan tiếp nhận tại Đài Loan sẽ quyết định tài liệu nào cần xác thực và yêu cầu loại chứng thực nào.

Khi nào bạn cần xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc?

Bạn có thể cần dịch vụ này khi một trường đại học, cơ quan đăng ký, cơ quan nhập cư, doanh nghiệp, tòa án hoặc cơ quan hành chính tại Đài Loan yêu cầu xác thực giấy tờ do Vương quốc Anh cấp.

Các tài liệu thường gặp gồm:

• Giấy chứng nhận kết hôn
• Giấy khai sinh
• Giấy chứng tử
• Giấy chứng nhận độc thân hoặc không có trở ngại kết hôn
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc police certificate
• Giấy chứng nhận y tế
• Bản sao hộ chiếu
• Lệnh hoặc quyết định của tòa án
• Bằng đại học
• Bảng điểm
• Chứng chỉ nghề nghiệp
• Thư xác nhận học tập
• Giấy chứng nhận thành lập công ty
• Thư thương mại
• Nghị quyết hội đồng quản trị
• Giấy ủy quyền
• Hợp đồng và tuyên bố doanh nghiệp
• Các tài liệu khác mà cơ quan Đài Loan yêu cầu

Mỗi loại tài liệu cần một cách chuẩn bị riêng. Bản gốc do cơ quan đăng ký công của Anh cấp không đi theo cùng một tuyến với tài liệu PDF, bản sao hộ chiếu, tài liệu điện tử hoặc văn bản doanh nghiệp.

Vì sao Apostille của Anh có thể chưa đủ?

Bộ Ngoại giao Anh kiểm tra chữ ký, con dấu hoặc dấu xác nhận trên tài liệu. Khi thông tin phù hợp với hồ sơ của mình, cơ quan này gắn Apostille vào tài liệu.

Apostille xác nhận chữ ký, con dấu hoặc tư cách nghề nghiệp liên quan. Apostille không tự động xác nhận mọi nội dung trong tài liệu.

Đài Loan có thể yêu cầu thêm bước xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc.

Quy trình đầy đủ giúp cơ quan Đài Loan nhìn thấy một chuỗi xác thực rõ ràng:

tài liệu gốc → kiểm tra tính xác thực → chứng thực bởi luật sư hoặc công chứng viên → Apostille giấy → xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc

Sau khi hoàn tất, người nhận còn có thể kiểm tra hồ sơ xác thực qua hệ thống trực tuyến của Cục Lãnh sự Đài Loan.

Dịch vụ hợp pháp hóa giấy tờ Anh tại Ginkgo Advisory

Ginkgo Advisory có thể hỗ trợ toàn bộ chuỗi xử lý tại Vương quốc Anh.

Dịch vụ có thể bao gồm:

• Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Đài Loan
• Kiểm tra tài liệu thuộc tuyến London hay Edinburgh
• Xác minh tài liệu với trường đại học hoặc cơ quan cấp
• Chứng thực bởi solicitor tại Anh
• Sắp xếp công chứng viên Anh khi hồ sơ thực sự cần notarisation
• Chuẩn bị nội dung xác nhận tính xác thực
• Dịch vụ Apostille FCDO mục tiêu hai ngày làm việc cho hồ sơ đủ điều kiện
• Xin Apostille giấy của Anh
• Chuẩn bị đơn xin xác thực của Văn phòng Đại diện Đài Bắc
• Soạn giấy ủy quyền theo mẫu phù hợp
• Chứng kiến chữ ký qua cuộc gọi video khi tuyến hồ sơ cho phép
• Nộp hồ sơ đến London hoặc Edinburgh
• Kiểm tra hồ sơ qua hệ thống QR của Cục Lãnh sự Đài Loan
• Chuyển phát FedEx đến Đài Loan, Việt Nam hoặc địa chỉ quốc tế khác

Thời gian hai ngày làm việc chỉ áp dụng cho giai đoạn Apostille của hồ sơ đủ điều kiện. Thời gian này không bao gồm xử lý của Văn phòng Đại diện Đài Bắc hoặc chuyển phát quốc tế.

London hay Edinburgh: bạn phải chọn văn phòng nào?

Bạn không nên chọn văn phòng dựa trên nơi mình đang sống.

Nơi cơ quan có thẩm quyền cấp tài liệu thường quyết định bạn phải nộp hồ sơ đến London hay Edinburgh.

Văn phòng Đại diện Đài Bắc tại London

Văn phòng London xử lý tài liệu được cấp tại:

• Khu vực phía nam của Great Britain, tức phía nam Durham và Cumbria
• Guernsey
• Jersey
• British Virgin Islands
• Cayman Islands
• Falkland Islands
• Gibraltar
• Northern Ireland
• Seychelles
• Sierra Leone
• Ghana, ngoại trừ giấy chứng nhận kết hôn và giấy chứng nhận tình trạng độc thân

Hướng dẫn của London cũng nêu rằng tài liệu do cơ quan tại Durham, Cumbria, Scotland và Isle of Man cấp phải chuyển đến văn phòng Edinburgh.

Văn phòng Đại diện Đài Bắc tại Edinburgh

Văn phòng Edinburgh phụ trách:

• Scotland
• Durham
• Cumbria
• Các khu vực miền bắc Great Britain thuộc phạm vi lãnh sự của văn phòng
• Isle of Man

Hướng dẫn chính thức của Edinburgh mô tả phạm vi của văn phòng là Scotland, miền bắc nước Anh và Isle of Man.

Gửi hồ sơ đến sai văn phòng có thể gây chậm trễ hoặc khiến văn phòng trả lại tài liệu.

Ginkgo Advisory kiểm tra nơi cấp tài liệu trước khi bắt đầu quy trình.

Apostille giấy phải có trước bước xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc

Trong nhiều tuyến hồ sơ, bạn phải hoàn tất Apostille của Bộ Ngoại giao Anh trước khi nộp đến Văn phòng Đại diện Đài Bắc.

Bộ Ngoại giao Anh hiện cung cấp:

• Apostille giấy
• Apostille điện tử, còn gọi là e-Apostille

Tuy nhiên, hướng dẫn của Văn phòng Đại diện Đài Bắc tại London đối với tài liệu học vấn và tài liệu doanh nghiệp yêu cầu Apostille giấy.

Vì vậy, một e-Apostille hợp lệ tại Anh vẫn có thể không phù hợp với tuyến xác thực mà cơ quan Đài Loan yêu cầu.

Bạn nên kiểm tra yêu cầu của đúng loại hồ sơ trước khi chọn Apostille giấy hoặc điện tử.

Tài liệu nào có thể xin Apostille trực tiếp?

Một số tài liệu gốc do cơ quan công của Anh cấp có thể đi trực tiếp đến Bộ Ngoại giao Anh.

Ví dụ:

• Giấy khai sinh, kết hôn hoặc chứng tử do cơ quan đăng ký cấp
• Tài liệu tòa án có dấu tòa án phù hợp
• Giấy chứng nhận công ty do Companies House cấp
• Tài liệu của cơ quan chính phủ có chữ ký của viên chức
• Giấy chứng nhận y tế do bác sĩ đã đăng ký ký

Những tài liệu khác thường cần luật sư Anh hoặc công chứng viên Anh chứng thực trước.

Các ví dụ gồm:

• Bằng cấp
• Hợp đồng
• Giấy ủy quyền
• Bản sao hộ chiếu
• Bản sao giấy phép lái xe
• Tài liệu doanh nghiệp không có chữ ký công đã được Bộ Ngoại giao Anh đăng ký

Hướng dẫn của Chính phủ Anh yêu cầu người nộp hồ sơ kiểm tra xem cơ quan tiếp nhận cần bản gốc, bản sao chứng thực, solicitor hay Notary Public.

Tài liệu PDF có cần luật sư hoặc công chứng viên chứng thực không?

Nhiều trường đại học và tổ chức của Anh hiện cấp tài liệu dưới dạng PDF.

Các tài liệu điện tử thường gặp gồm:

• Bảng điểm điện tử
• Thư xác nhận tốt nghiệp
• Thư xác nhận khóa học
• Chứng chỉ điện tử
• Thư xác nhận việc làm
• Tài liệu công ty tải xuống từ hệ thống trực tuyến

Bạn không nên chỉ in một tệp PDF rồi gửi thẳng đến Bộ Ngoại giao Anh.

Hướng dẫn của Văn phòng Đại diện Đài Bắc về tài liệu học vấn nêu rõ rằng Bộ Ngoại giao Anh không Apostille trực tiếp một tài liệu PDF thông thường do cơ quan cấp gửi ra. Luật sư hoặc công chứng viên Anh có thể phải kiểm tra tài liệu với cơ quan cấp, xác nhận tính xác thực và chuẩn bị tài liệu cho Apostille giấy.

Chính phủ Anh vẫn cho phép e-Apostille đối với một số tệp PDF có chữ ký điện tử đủ điều kiện của solicitor hoặc Notary Public. Tuy nhiên, điều đó không thay đổi yêu cầu Apostille giấy của một số tuyến Văn phòng Đại diện Đài Bắc.

Bản sao và tài liệu không phải bản gốc có thể cần chứng thực nâng cao

Bạn có thể cần chứng thực trước khi xin Apostille nếu tài liệu thuộc một trong các nhóm sau:

• Bản sao hộ chiếu
• Bản sao quyết định tòa án
• Bằng hoặc chứng chỉ PDF
• Tài liệu tải xuống
• Bản sao giấy chứng nhận
• Thư doanh nghiệp
• Tài liệu không có chữ ký công
• Tài liệu điện tử đã in ra giấy

Luật sư hoặc công chứng viên cần dùng nội dung chứng thực phù hợp với yêu cầu của Văn phòng Đại diện Đài Bắc.

Hướng dẫn về tài liệu học vấn chấp nhận các nội dung như:

“I certify that the document is genuine/authentic.”

hoặc:

“I certify this is a true copy of the authentic/genuine document.”

Nội dung chỉ ghi “true copy” có thể chưa đủ khi cơ quan tiếp nhận cần xác nhận rõ rằng tài liệu thật sự xuất phát từ cơ quan cấp.

Ginkgo Advisory có thể thực hiện quy trình chứng thực nâng cao, trong đó luật sư:

1. Kiểm tra bản sao với tài liệu đã xem
2. Liên hệ hoặc sử dụng hệ thống của cơ quan cấp khi có thể
3. Ghi rõ cơ sở xác minh
4. Xác nhận tính xác thực bằng nội dung phù hợp
5. Chuẩn bị tài liệu cho Apostille giấy

Chứng thực bởi solicitor khác gì notarisation?

Tại Vương quốc Anh, solicitor và Notary Public không phải là cùng một chức danh.

Một solicitor có thể:

• Chứng thực bản sao
• Kiểm tra tài liệu
• Chứng kiến chữ ký trong những trường hợp phù hợp
• Xác nhận chữ ký hoặc tính xác thực bằng nội dung mà cơ quan tiếp nhận chấp nhận

Notary Public thực hiện công chứng theo thẩm quyền riêng của công chứng viên.

Vì vậy, không nên gọi mọi chứng thực của solicitor là “notarisation”.

Ginkgo Advisory sẽ kiểm tra xem hồ sơ cần:

• Solicitor certification
• Solicitor witnessing
• Notarial certification
• Notarisation
• Hoặc một hình thức xác nhận cụ thể khác

Hai tuyến xử lý tài liệu học vấn của Anh

Đối với bằng đại học, bảng điểm và tài liệu học thuật, Văn phòng Đại diện Đài Bắc tại London thường áp dụng một trong hai tuyến.

Tuyến 1: Luật sư hoặc công chứng viên xác minh trước khi xin Apostille

Trong tuyến này, solicitor hoặc Notary Public tại Anh sẽ:

1. Kiểm tra tài liệu với trường đại học hoặc cơ quan cấp
2. Xác nhận tài liệu thật hoặc xác thực
3. Chứng thực bản sao hoặc tài liệu
4. Chuẩn bị tài liệu cho Apostille giấy
5. Gửi tài liệu đã có Apostille đến Văn phòng Đại diện Đài Bắc

Tuyến này phù hợp với nhiều bằng cấp, bảng điểm và tài liệu PDF.

Tuyến 2: Bản gốc kèm xác nhận trực tiếp từ trường đại học

Bạn cũng có thể nộp bằng gốc hoặc bảng điểm gốc.

Trong tuyến này, trường đại học hoặc cơ quan cấp phải gửi xác nhận học thuật trực tiếp đến Văn phòng Đại diện Đài Bắc.

Xác nhận có thể liên quan đến:

• Bằng cấp đã trao
• Nội dung bảng điểm
• Bản sao chứng thực
• Bằng gốc
• Bảng điểm gốc
• Tình trạng học tập hoặc tốt nghiệp

Đối với tuyến xác nhận trực tiếp, thời gian xử lý của Văn phòng Đại diện Đài Bắc chỉ bắt đầu từ ngày văn phòng nhận được xác nhận của trường.

Người nộp hồ sơ nên liên hệ trường đại học sớm, đặc biệt khi cần tài liệu cho việc làm, học tập, đăng ký nghề nghiệp hoặc thủ tục cư trú tại Đài Loan.

Dịch vụ cho bằng cấp và bảng điểm Anh

Ginkgo Advisory có thể hỗ trợ:

• Bằng cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ
• Bảng điểm đại học
• Diploma Supplement
• Thư xác nhận tốt nghiệp
• Thư xác nhận khóa học
• Chứng chỉ chuyên môn
• Chứng chỉ giảng dạy
• Tài liệu do trường đại học cấp dưới dạng PDF
• Bản sao bằng cấp
• Bằng cấp cũ hoặc tài liệu đã được cấp lại

Chúng tôi kiểm tra trước:

• Cơ quan Đài Loan cần bản gốc hay bản sao
• Trường đại học có cung cấp dịch vụ xác minh hay không
• Tài liệu cần solicitor hay Notary Public
• Nội dung chứng thực nào phù hợp
• Mỗi tài liệu cần Apostille riêng hay có thể xử lý theo nhóm
• Trường có phải gửi xác nhận trực tiếp đến Văn phòng Đại diện Đài Bắc hay không

Yêu cầu đối với tài liệu doanh nghiệp của Anh

Doanh nghiệp có thể cần xác thực giấy tờ Anh để sử dụng tại Đài Loan cho:

• Mở tài khoản hoặc đăng ký doanh nghiệp
• Thành lập chi nhánh
• Giao dịch thương mại
• Đấu thầu
• Đăng ký đầu tư
• Bổ nhiệm đại diện
• Ủy quyền ký kết
• Nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý
• Xác minh công ty mẹ hoặc cổ đông

Hướng dẫn của Văn phòng Đại diện Đài Bắc tại London cho phép bất kỳ nhân viên nào của công ty đứng tên làm người nộp đơn. Người đó phải ký tay và ghi ngày trên mẫu đơn.

Hồ sơ thường cần:

• Mẫu đơn xác thực đã điền đầy đủ
• Chữ ký tay của người nộp đơn
• Ngày ký
• Bản sao hộ chiếu rõ nét của người nộp đơn
• Bản sao giấy chứng nhận thành lập công ty
• Tài liệu doanh nghiệp cần xác thực
• Hộ chiếu của những người ký khác, nếu nhiều người tham gia ký hồ sơ
• Giấy ủy quyền, nếu đại diện nộp thay

Nếu một người ký đơn và người khác ký thư thương mại, tài liệu doanh nghiệp hoặc giấy ủy quyền, hồ sơ nên kèm bản sao hộ chiếu của từng người có tên.

Chữ ký trên tài liệu doanh nghiệp

Solicitor hoặc Notary Public tại Anh có thể cần xác nhận rằng chữ ký trên thư thương mại hoặc tài liệu doanh nghiệp là chữ ký thật.

Nếu Bộ Ngoại giao Anh yêu cầu xác nhận thêm, người chứng thực cũng cần kiểm tra tính xác thực của tài liệu.

Chuỗi xử lý có thể như sau:

công ty ký tài liệu → luật sư hoặc công chứng viên xác nhận chữ ký → xác nhận tính xác thực khi cần → Apostille giấy → xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc

Nội dung chứng thực phải phù hợp với tài liệu và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Một con dấu “true copy” chung chung có thể không giải quyết yêu cầu về chữ ký hoặc tính xác thực.

Giấy ủy quyền và mẫu đơn xác thực

Khi Ginkgo Advisory nộp hồ sơ thay khách hàng, Văn phòng Đại diện Đài Bắc có thể yêu cầu giấy ủy quyền.

Hồ sơ có thể cần:

• Bản gốc giấy ủy quyền
• Một bản sao giấy ủy quyền
• Chữ ký trực tiếp của người ủy quyền
• Xác nhận rằng chữ ký là thật
• Bản sao hộ chiếu của người ký
• Mẫu đơn theo đúng định dạng

Theo hướng dẫn chính thức, Notary Public, solicitor hoặc văn phòng đại diện của Đài Loan ở nước ngoài có thể xác nhận chữ ký trên giấy ủy quyền là thật.

Ginkgo Advisory có thể:

• Soạn giấy ủy quyền
• Chuẩn bị mẫu đơn
• Kiểm tra thông tin hộ chiếu
• Sắp xếp cuộc gọi Zoom
• Chứng kiến chữ ký khi tuyến hồ sơ cho phép
• Chuẩn bị bản gốc và bản sao
• Nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh

Chữ ký trên mẫu đơn nên khớp với chữ ký trong hộ chiếu.

Có thể nộp hồ sơ khi đang ở Việt Nam hoặc Đài Loan không?

Có.

Bạn không nhất thiết phải có mặt tại Vương quốc Anh trong toàn bộ quá trình.

Khách hàng có thể gửi bản scan trước để Ginkgo Advisory kiểm tra tuyến xử lý. Tùy loại tài liệu, chúng tôi có thể:

• Chuẩn bị giấy tờ từ xa
• Tổ chức cuộc gọi video để chứng kiến chữ ký
• Nhận tài liệu gốc tại Anh
• Xin chứng thực và Apostille
• Nộp đến London hoặc Edinburgh
• Nhận tài liệu sau khi hoàn tất
• Chuyển phát FedEx đến Đài Loan, Việt Nam hoặc quốc gia khác

Một số tài liệu vẫn cần chữ ký tay hoặc bản gốc gửi qua đường bưu điện.

Thời gian xử lý mất bao lâu?

Thời gian tổng thể gồm nhiều giai đoạn.

Giai đoạn 1: Chứng thực hoặc xác minh

Thời gian phụ thuộc vào:

• Loại tài liệu
• Tốc độ phản hồi của trường đại học hoặc cơ quan cấp
• Việc có cần xem bản gốc hay không
• Yêu cầu ký trực tiếp hoặc qua video

Giai đoạn 2: Apostille của Bộ Ngoại giao Anh

Ginkgo Advisory cung cấp lựa chọn mục tiêu hai ngày làm việc cho hồ sơ đủ điều kiện.

Chính phủ Anh hiện dành tuyến Apostille giấy ngày làm việc kế tiếp cho doanh nghiệp đã đăng ký. Bộ Ngoại giao Anh có thể cần thêm thời gian nếu phải kiểm tra chữ ký.

Giai đoạn 3: Xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc

Với dịch vụ nhanh phù hợp, hướng dẫn của văn phòng cho biết người nộp có thể nhận hồ sơ hoặc văn phòng sẽ gửi hồ sơ vào ngày làm việc thứ năm. Thời gian chuyển phát không nằm trong thời gian xử lý này.

Giai đoạn 4: Chuyển phát quốc tế

FedEx hoặc đơn vị chuyển phát sẽ tính thời gian riêng dựa trên địa chỉ nhận và thủ tục vận chuyển.

Không nên tính hai ngày Apostille là thời gian cho toàn bộ quy trình.

Hồ sơ được nộp qua đường bưu điện

Các tuyến xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc thường yêu cầu bộ hồ sơ giấy.

Trước khi gửi, bạn nên kiểm tra:

• London hay Edinburgh có thẩm quyền
• Tài liệu là bản gốc, bản sao hay PDF
• Có cần solicitor hoặc Notary Public hay không
• Tài liệu đã có Apostille giấy chưa
• Mẫu đơn đã điền đầy đủ chưa
• Chữ ký có khớp hộ chiếu không
• Có cần giấy ủy quyền không
• Giấy ủy quyền đã được chứng kiến và xác nhận đúng cách chưa
• Đã chuẩn bị bản sao hộ chiếu rõ nét chưa
• Đã sắp xếp địa chỉ nhận lại tài liệu chưa

Ginkgo Advisory quản lý tuyến nộp hồ sơ từ đầu đến cuối để giảm rủi ro thiếu giấy tờ hoặc gửi sai văn phòng.

Tra cứu QR qua Cục Lãnh sự Đài Loan

Sau khi Văn phòng Đại diện Đài Bắc hoàn tất xác thực, giấy chứng nhận có thể chứa QR Code và số hồ sơ xác thực.

Người nhận có thể dùng hệ thống trực tuyến của Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao Đài Loan, thường gọi tắt là BOCA, để tra cứu hồ sơ.

Hệ thống cho phép tra cứu hồ sơ xác thực do các cơ quan đại diện ở nước ngoài cấp từ ngày 1 tháng 8 năm 2019.

Người dùng thường cần:

• Số hồ sơ hoặc số chứng nhận
• Ngày cấp
• Mã bảo mật trên trang tra cứu

Kết quả có thể hiển thị:

• Số hồ sơ
• Ngày cấp
• Cơ quan cấp
• Người ký
• Chức danh của người ký

Tra cứu QR xác nhận rằng hệ thống chính thức có hồ sơ xác thực tương ứng. Nó không tự mình xác nhận mọi nội dung của bằng cấp, bảng điểm hoặc tài liệu doanh nghiệp.

Apostille của Anh cũng có thể tra cứu trực tuyến

Người nhận có thể kiểm tra Apostille giấy hoặc điện tử do Bộ Ngoại giao Anh cấp.

Hệ thống của Chính phủ Anh yêu cầu:

• Số Apostille
• Ngày cấp Apostille

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh vì vậy có thể cung cấp hai lớp kiểm tra trực tuyến:

1. Tra cứu Apostille của Anh
2. Tra cứu xác thực của Cục Lãnh sự Đài Loan

Cấu trúc này giúp trường đại học, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước kiểm tra chuỗi tài liệu rõ ràng hơn.

Những lỗi thường làm hồ sơ chậm hoặc bị trả lại

Gửi đến sai văn phòng

Tài liệu thuộc Edinburgh nhưng người nộp lại gửi đến London, hoặc ngược lại.

Chọn e-Apostille thay vì Apostille giấy

Một số tuyến của Văn phòng Đại diện Đài Bắc chỉ chấp nhận Apostille giấy.

Chỉ đóng dấu “true copy”

Nội dung chứng thực không xác nhận tính xác thực dù cơ quan tiếp nhận yêu cầu điều đó.

In PDF rồi gửi thẳng

Tài liệu điện tử chưa được solicitor hoặc Notary Public kiểm tra và chứng thực.

Không liên hệ trường đại học sớm

Văn phòng Đại diện Đài Bắc chưa nhận được xác nhận trực tiếp từ trường nên chưa bắt đầu tính thời gian xử lý.

Chữ ký không khớp hộ chiếu

Người nộp đơn sử dụng chữ ký khác với chữ ký trên bản sao hộ chiếu.

Thiếu giấy ủy quyền

Đại diện nộp thay nhưng hồ sơ không có bản gốc, bản sao hoặc xác nhận chữ ký phù hợp.

Thiếu hộ chiếu của người ký

Nhiều người ký các phần khác nhau của hồ sơ doanh nghiệp nhưng hồ sơ chỉ kèm hộ chiếu của một người.

Nhầm thời gian Apostille với toàn bộ quy trình

Dịch vụ Apostille hai ngày làm việc không bao gồm thời gian xác thực và chuyển phát.

Vì sao khách hàng nói tiếng Việt sử dụng Ginkgo Advisory?

Khách hàng thường tìm đến chúng tôi khi họ:

• Đã rời Vương quốc Anh
• Đang sống tại Việt Nam hoặc Đài Loan
• Không muốn gửi tài liệu đến nhiều nhà cung cấp
• Cần xác minh bằng cấp với trường đại học Anh
• Không chắc nên dùng solicitor hay Notary Public
• Không biết London hay Edinburgh phụ trách
• Cần Apostille giấy nhanh
• Muốn chuẩn bị giấy ủy quyền từ xa
• Cần chuyển phát quốc tế có theo dõi
• Muốn có một đầu mối quản lý toàn bộ chuỗi

Ginkgo Advisory xử lý các bước như một quy trình liên kết, thay vì coi chúng là những công việc rời rạc.

Quy trình dịch vụ của Ginkgo Advisory

Bước 1: Gửi bản scan

Bạn gửi bản scan rõ nét của tài liệu và yêu cầu từ cơ quan Đài Loan.

Bước 2: Kiểm tra tuyến xử lý

Chúng tôi xác định:

• Bản gốc hay bản sao
• London hay Edinburgh
• Solicitor hay Notary Public
• Apostille giấy hay tuyến khác
• Có cần xác nhận trực tiếp từ cơ quan cấp hay không

Bước 3: Xác minh và chứng thực

Luật sư kiểm tra tài liệu và chuẩn bị nội dung chứng thực phù hợp.

Bước 4: Xin Apostille giấy

Ginkgo Advisory sử dụng tuyến Apostille phù hợp với thời hạn và loại tài liệu.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ Văn phòng Đại diện Đài Bắc

Chúng tôi chuẩn bị mẫu đơn, giấy ủy quyền và tài liệu nhận diện cần thiết.

Bước 6: Nộp đến London hoặc Edinburgh

Hồ sơ đi đến đúng văn phòng dựa trên nơi cấp tài liệu.

Bước 7: Kiểm tra QR và chuyển phát

Sau khi hoàn tất, chúng tôi kiểm tra thông tin xác thực và sắp xếp FedEx đến địa chỉ yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

Người có quốc tịch Việt Nam có thể dùng dịch vụ này không?

Có.

Quốc tịch của người nộp đơn thường không quyết định văn phòng xử lý. Loại tài liệu, nơi cấp tài liệu và yêu cầu của cơ quan Đài Loan mới là những yếu tố chính.

Tôi đang ở Việt Nam thì có thể làm hồ sơ không?

Có.

Bạn có thể gửi bản scan để kiểm tra trước. Chúng tôi sẽ thông báo tài liệu nào cần gửi bản gốc và chữ ký nào có thể chứng kiến từ xa.

Tôi đang ở Đài Loan thì có cần quay lại Anh không?

Thông thường không cần.

Ginkgo Advisory có thể quản lý phần việc tại Anh, bao gồm chứng thực, Apostille, nộp hồ sơ và chuyển phát.

Apostille của Anh có đủ để dùng tại Đài Loan không?

Không phải lúc nào cũng đủ.

Cơ quan tiếp nhận tại Đài Loan có thể yêu cầu thêm xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc.

Văn phòng Đài Bắc có nhận e-Apostille không?

Hướng dẫn hiện tại đối với tài liệu học vấn và doanh nghiệp tại London yêu cầu Apostille giấy.

Bạn nên kiểm tra đúng loại tài liệu trước khi chọn hình thức Apostille.

Bằng PDF có thể xin Apostille không?

Không nên gửi một bản PDF in ra mà chưa có chứng thực phù hợp.

Solicitor hoặc Notary Public có thể cần xác minh tài liệu với trường và chứng thực trước khi xin Apostille giấy.

Luật sư có cần liên hệ trường đại học không?

Có thể cần.

Đối với chứng thực có xác nhận tính xác thực, luật sư phải có cơ sở đáng tin cậy, chẳng hạn xác nhận từ trường hoặc hệ thống xác minh chính thức.

Bằng và bảng điểm có cần Apostille riêng không?

Cơ quan tiếp nhận sẽ quyết định.

Một số nơi yêu cầu mỗi tài liệu có Apostille và chứng nhận xác thực riêng.

Dịch vụ hai ngày làm việc bao gồm những gì?

Thời gian này áp dụng cho giai đoạn Apostille FCDO của hồ sơ đủ điều kiện.

Nó không bao gồm thời gian xác minh của trường, xử lý tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc hoặc chuyển phát.

Ginkgo Advisory có xử lý cả London và Edinburgh không?

Có.

Chúng tôi kiểm tra nơi cấp tài liệu và chuẩn bị hồ sơ cho văn phòng có thẩm quyền.

Bắt đầu bằng việc kiểm tra tài liệu

Hãy gửi cho Ginkgo Advisory:

• Bản scan rõ nét của tài liệu
• Tên cơ quan sẽ nhận tài liệu tại Đài Loan
• Hướng dẫn bằng văn bản của cơ quan đó, nếu có
• Nơi cơ quan có thẩm quyền đã cấp tài liệu
• Thời hạn cần hoàn tất
• Địa chỉ nhận tài liệu cuối cùng

Chúng tôi sẽ kiểm tra:

• Tài liệu cần bản gốc hay bản sao
• Có cần xác minh tính xác thực không
• Nên dùng solicitor hay Notary Public
• Nội dung chứng thực nào phù hợp
• Có cần Apostille giấy không
• London hay Edinburgh phụ trách
• Có cần giấy ủy quyền không
• Thời gian dự kiến cho từng giai đoạn

Ginkgo Advisory có thể hỗ trợ toàn bộ quy trình từ chứng thực bởi luật sư Anh, Apostille giấy của Bộ Ngoại giao Anh, xác thực tại Văn phòng Đại diện Đài Bắc, tra cứu QR đến chuyển phát FedEx về Đài Loan.