Zgubiony brytyjski akt małżeństwa – co zrobić?

Zgubienie zwykłego dokumentu jest uciążliwe, ale utrata dokumentu dotyczącego ważnego wydarzenia życiowego może powodować znacznie większe problemy.

Dotyczy to między innymi:

• aktu urodzenia;
• aktu małżeństwa;
• Civil Partnership Certificate;
• aktu zgonu.

Brytyjski UK Marriage Certificate może być potrzebny jako oficjalne potwierdzenie małżeństwa lub stanu cywilnego w wielu sytuacjach.

Przykładowo przy:

• składaniu wniosku wizowego;
• postępowaniu imigracyjnym;
• ubieganiu się o pobyt za granicą;
• wniosku o obywatelstwo;
• Spouse Visa;
• Dependant Visa;
• Family Visa;
• łączeniu rodzin;
• otwieraniu rachunku bankowego;
• kredycie hipotecznym;
• pracy za granicą;
• rejestracji małżeństwa w innym kraju;
• zmianie nazwiska;
• postępowaniu sądowym;
• sprawach spadkowych;
• sprawach majątkowych;
• innych formalnościach prawnych i finansowych.

Jeżeli brytyjski akt małżeństwa został zgubiony, częste pytanie brzmi:

„Czy mogę otrzymać nowy egzemplarz aktu małżeństwa z Wielkiej Brytanii?”

W większości przypadków odpowiedź brzmi:

Tak. Można zamówić nową oficjalną Certified Copy.

Technicznie urząd nie wydaje ponownie dokładnie tego samego fizycznego „oryginału”, który został utracony.

Zamiast tego odpowiednia brytyjska instytucja wydaje nową:

Certified Copy of a Marriage Certificate

na podstawie oficjalnego wpisu znajdującego się w rejestrze małżeństw.

Nie jest to zwykła kserokopia ani skan.

Jest to oficjalny dokument wydany przez właściwy urząd i zwykle może być używany jako dowód zawarcia małżeństwa wobec:

• brytyjskich urzędów;
• banków;
• organów imigracyjnych;
• sądów;
• organów zagranicznych;
• w postępowaniach wizowych;
• przy uzyskiwaniu Apostille;
• przy legalizacji dokumentów.

---

Który urząd wydaje akty małżeństwa w Wielkiej Brytanii?

Nie ma jednego urzędu odpowiedzialnego za wszystkie akty małżeństwa w całym United Kingdom.

Właściwa instytucja zależy od tego, gdzie małżeństwo zostało zarejestrowane.

Główne systemy obejmują:

• England i Wales;
• Scotland;
• Northern Ireland.

---

Anglia i Walia — General Register Office (GRO)

Jeżeli małżeństwo zostało zarejestrowane w:

England lub Wales

oficjalną Certified Copy można zazwyczaj zamówić w:

General Register Office — GRO

GRO prowadzi oficjalne rejestry dotyczące:

• urodzeń;
• adopcji;
• małżeństw;
• Civil Partnerships;
• zgonów.

Jeśli więc Marriage Certificate wydany w Anglii lub Walii został zgubiony, zwykle można zamówić nową Certified Copy przez GRO.

---

Szkocja — National Records of Scotland (NRS)

Jeżeli małżeństwo zostało zarejestrowane w Scotland, właściwą instytucją jest zwykle:

National Records of Scotland — NRS

Oficjalny odpis Scottish Marriage Certificate można zazwyczaj uzyskać poprzez:

• Scotland’s People;
• Local Registration Office.

Procedura szkocka różni się od systemu stosowanego w England i Wales.

Dlatego przed złożeniem wniosku należy najpierw ustalić, gdzie dokładnie małżeństwo zostało zarejestrowane.

---

Irlandia Północna — GRONI

Jeśli małżeństwo zostało zarejestrowane w Northern Ireland, właściwym organem jest:

General Register Office for Northern Ireland — GRONI

Odpis aktu małżeństwa można zazwyczaj zamówić:

• online;
• pocztą;
• osobiście.

---

Jak ponownie uzyskać UK Marriage Certificate: 6 głównych kroków

Jeżeli brytyjski akt małżeństwa został zgubiony lub potrzebujesz dodatkowego oficjalnego odpisu, procedura zazwyczaj wygląda następująco:

1. Ustal, gdzie małżeństwo zostało zarejestrowane.
2. Przygotuj dane dotyczące małżeństwa.
3. Ustal właściwy urząd.
4. Zamów Certified Copy.
5. Poczekaj na wystawienie i wysłanie dokumentu.
6. Jeśli dokument ma być używany za granicą, w razie potrzeby uzyskaj Apostille FCDO.

---

Krok 1 — Ustal miejsce rejestracji małżeństwa

Najpierw należy określić, gdzie małżeństwo zostało oficjalnie zarejestrowane.

Może to być:

• England;
• Wales;
• Scotland;
• Northern Ireland;
• w niektórych przypadkach brytyjski rejestr wojskowy, konsularny lub dyplomatyczny za granicą.

Miejsce rejestracji decyduje o tym:

• który urząd przechowuje wpis;
• gdzie należy zamówić dokument;
• jaki system wnioskowania obowiązuje;
• jaka dalsza procedura Legalisation może być potrzebna.

Złożenie wniosku do niewłaściwego urzędu może prowadzić do niepotrzebnych opóźnień.

---

Krok 2 — Przygotuj informacje dotyczące małżeństwa

Aby zamówić Certified Copy, zwykle trzeba podać podstawowe informacje umożliwiające odnalezienie właściwego wpisu.

Im dokładniejsze dane, tym łatwiej urząd może zidentyfikować właściwy marriage record.

---

Data lub rok zawarcia małżeństwa

Zwykle wymagane są:

• dokładna data zawarcia małżeństwa;
• albo przynajmniej rok.

Jeśli nie znasz dokładnej daty, w niektórych przypadkach można podać przybliżony rok.

Na przykład, jeżeli wskażesz:

2000

GRO może przeszukać wpisy dotyczące:

• 1999;
• 2000;

---

Co to jest GRO Reference Number?

W przypadku małżeństw zarejestrowanych w England lub Wales może istnieć:

GRO Index Reference Number

Numer ten pomaga szybciej odnaleźć właściwy wpis.

Ważne jednak, że:

brak GRO Reference Number zwykle nie uniemożliwia zamówienia aktu małżeństwa.

Jeżeli Reference Number jest dostępny:

• wyszukanie rekordu może być łatwiejsze;
• procedura może być szybsza;
• w niektórych przypadkach koszt może być niższy.

Jeżeli numeru nie ma, GRO może wyszukać wpis na podstawie informacji podanych przez wnioskodawcę.

---

Jakie dane małżonków są potrzebne?

Zwykle mogą być wymagane:

• imiona i nazwiska używane w momencie zawarcia małżeństwa;
• data ślubu;
• miejsce ślubu;
• obszar lub district rejestracji.

Dane te pozwalają znaleźć właściwy marriage record.

---

Czy potrzebne są dane rodziców?

W niektórych wnioskach mogą być również potrzebne informacje dotyczące rodziców każdej ze stron.

Wymogi mogą zależeć od daty zawarcia małżeństwa.

---

Małżeństwa sprzed 4 maja 2021 roku

W przypadku starszych wpisów formularz może przede wszystkim wymagać:

imienia i nazwiska ojca

---

Małżeństwa od 4 maja 2021 roku

Nowsze rejestry mogą zawierać dane:

• matki;
• ojca.

Formularz online może jednak ograniczać liczbę informacji o rodzicach, które można wprowadzić.

Należy kierować się wymogami wyświetlanymi w systemie w momencie składania wniosku.

---

Co jeśli nie znam wszystkich informacji?

Wyszukanie wpisu może nadal być możliwe, jeżeli:

• nie znasz dokładnej daty ślubu;
• nie masz GRO Reference Number;
• jedna z osób zmieniła nazwisko;
• nie masz pewności co do miejsca rejestracji;
• małżeństwo zostało zawarte wiele lat temu.

Im więcej prawidłowych danych podasz, tym mniejsze ryzyko:

• nieodnalezienia wpisu;
• opóźnienia;
• dodatkowej Search Fee;
• zamówienia niewłaściwego dokumentu.

---

Krok 3 — Wybierz sposób złożenia wniosku

W przypadku Marriage Certificate z England i Wales zwykle dostępnych jest kilka sposobów złożenia zamówienia.

Najpopularniejszym jest:

wniosek online

Możliwe mogą być także:

• zamówienie telefoniczne;
• wniosek pocztowy.

---

Jak zamówić UK Marriage Certificate online?

Wniosek online jest zwykle jednym z najwygodniejszych sposobów.

Typowa procedura obejmuje:

1. Wejście do oficjalnego systemu GRO.
2. Założenie konta lub zalogowanie się.
3. Wybranie Marriage Certificate.
4. Podanie nazwisk obojga małżonków.
5. Podanie daty ślubu.
6. Podanie miejsca ślubu.
7. Wprowadzenie GRO Reference Number, jeśli jest dostępny.
8. Wybranie rodzaju Processing.
9. Dokonanie płatności.
10. Oczekiwanie na wystawienie i wysyłkę dokumentu.

Brak GRO Reference Number zwykle nie uniemożliwia kontynuowania wniosku.

---

Zamówienie telefoniczne

GRO może również przyjmować zamówienia telefoniczne w godzinach pracy.

Zazwyczaj trzeba podać:

• nazwiska;
• rok zawarcia małżeństwa;
• miejsce;
• informacje o obu osobach;
• dane potrzebne do płatności.

Ta opcja może być przydatna dla osób, które:

• mają trudności z systemem online;
• nie są pewne części informacji;
• chcą wyjaśnić sytuację pracownikowi.

---

Zamówienie pocztowe

Można również wypełnić papierowy formularz i wysłać go pocztą.

Akceptowane metody płatności mogą obejmować:

• Cheque;
• Postal Order;
• International Banker’s Draft;
• dane karty podane w formularzu.

Gotówka zwykle nie jest akceptowana przy wniosku pocztowym.

---

Ile kosztuje nowy UK Marriage Certificate?

Koszt zależy między innymi od:

• posiadania GRO Reference Number;
• wyboru Priority lub Standard Service;
• rodzaju dostawy.

---

Priority Service

Jeżeli dokument potrzebny jest pilnie, można rozważyć Priority Service.

Przykładowa struktura opłat:

GRO Reference Number	Opłata za dokument	Dodatkowa dostawa	Wysyłka
Brak	£42.00	Możliwe szybsze opcje wysyłki	Następny dzień roboczy
Jest	£38.50	Możliwe szybsze opcje wysyłki	Następny dzień roboczy

Priority Service może być szczególnie przydatny w przypadku:

• terminu wizowego;
• pilnego Apostille;
• Immigration;
• podjęcia pracy za granicą;
• postępowania sądowego;
• małżeństwa za granicą;
• pilnej procedury międzynarodowej.

---

Standard Service

Jeżeli dokument nie jest potrzebny pilnie, Standard Service może być tańszym rozwiązaniem.

Przykładowo:

GRO Reference Number	Opłata za dokument	Standard Delivery	Wysyłka
Brak	£16.00	Zwykle wliczona	Około 15 dni roboczych
Jest	£12.50	Zwykle wliczona	Około 4 dni roboczych

Opłaty i czas realizacji mogą ulegać zmianom.

Należy kierować się warunkami obowiązującymi w momencie składania zamówienia.

---

Co się dzieje, jeśli nie mam GRO Reference Number?

Bez Reference Number GRO może być zmuszone do ręcznego wyszukania odpowiedniego wpisu.

Może to oznaczać:

• dłuższy czas przetwarzania;
• wyższy koszt;
• dodatkową Search Fee.

Przykładowo może obowiązywać:

£3.50 Search Fee

---

Co jeśli GRO nie znajdzie wpisu?

Jeżeli właściwy marriage record nie zostanie odnaleziony, część opłaty administracyjnej może nie zostać zwrócona.

Przykładowo może zostać zatrzymana:

£4.00 Administrative Fee

Dlatego warto podać możliwie dokładne:

• imię;
• nazwisko;
• pisownię;
• datę;
• miejsce.

---

Czy nowa Certified Copy jest tak samo ważna jak utracony dokument?

Co do zasady:

Certified Copy wydana oficjalnie przez właściwy brytyjski urząd jest pełnoprawnym dokumentem urzędowym.

Nie jest to zwykła:

• kserokopia;
• prywatny skan;
• screenshot;
• samodzielnie wydrukowany PDF.

Certified Copy zostaje wydana na podstawie oficjalnego wpisu rejestrowego.

Zwykle może być wykorzystywana do:

• spraw urzędowych;
• Immigration;
• Visa;
• banków;
• postępowań prawnych;
• Apostille;
• użycia za granicą;
• potwierdzenia zawarcia małżeństwa.

---

Czy UK Marriage Certificate potrzebuje Apostille do użycia za granicą?

Zależy to od:

państwa, w którym dokument będzie używany, oraz konkretnego organu przyjmującego dokument.

Zagraniczny urząd może chcieć sprawdzić:

• czy dokument rzeczywiście pochodzi od brytyjskiego organu;
• czy podpis jest autentyczny;
• czy Stamp lub Seal jest oficjalny;
• czy osoba podpisująca była uprawniona.

W wielu krajach służy do tego:

UK Apostille

---

Co to jest Apostille FCDO?

W Wielkiej Brytanii Apostille jest wydawane przez:

Foreign, Commonwealth & Development Office — FCDO

Używane są także określenia:

• UK Apostille;
• Hague Apostille;
• FCDO Legalisation;
• UK Document Legalisation.

Apostille służy przede wszystkim do potwierdzenia:

• podpisu;
• pieczęci;
• Stamp;
• Seal;
• oficjalnej funkcji osoby podpisującej.

---

Czy Apostille potwierdza, że małżeństwo jest prawdziwe?

Nie bezpośrednio.

Apostille nie przeprowadza ponownego badania samego małżeństwa.

Potwierdza głównie:

• oficjalne pochodzenie dokumentu;
• podpis;
• pieczęć;
• Seal;
• uprawnienia podpisującego.

Dzięki temu zagraniczna instytucja może potwierdzić, że dokument pochodzi z oficjalnego systemu brytyjskiego.

---

W jakich krajach używa się Apostille?

Jeżeli kraj docelowy jest objęty:

Hague Apostille Convention

Apostille jest często standardowym sposobem uwierzytelniania dokumentów do użytku międzynarodowego.

Wymogi poszczególnych państw i urzędów mogą się jednak różnić.

Urząd może wymagać:

• samego Apostille;
• Apostille i tłumaczenia;
• dodatkowej Legalisation;
• Embassy Attestation;
• Consular Legalisation;
• dalszych czynności w kraju docelowym.

Dlatego przed rozpoczęciem procedury należy potwierdzić wymogi ostatecznej instytucji odbierającej dokument.

---

Jak uzyskać Apostille na UK Marriage Certificate?

Istnieją dwie główne możliwości.

---

Opcja 1 — Złożyć dokument bezpośrednio do FCDO

Właściciel dokumentu może samodzielnie przekazać UK Marriage Certificate do:

FCDO Legalisation Office

w celu uzyskania Apostille.

Standard Processing może trwać do około:

15 dni roboczych

i nie musi obejmować czasu:

• przesyłki dokumentu do FCDO;
• przesyłki zwrotnej;
• International Courier;
• dodatkowego Handling Time.

Opcja ta może być odpowiednia, jeżeli sprawa nie jest pilna.

---

Opcja 2 — Skorzystać z profesjonalnej usługi Legalisation

Jeżeli:

• mieszkasz poza Wielką Brytanią;
• dokument potrzebny jest pilnie;
• nie znasz procedury FCDO;
• nie chcesz samodzielnie organizować wysyłki;
• potrzebujesz monitorowania sprawy;
• potrzebujesz przesyłki zagranicznej,

możesz skorzystać z profesjonalnej usługi Legalisation działającej w UK.

Ginkgo Advisory może pomóc w koordynacji Legalisation brytyjskiego Marriage Certificate.

W zależności od dokumentu i celu wykorzystania usługa może obejmować:

• wstępną kontrolę dokumentu;
• Solicitor Certification, jeśli wymagane;
• submission do FCDO;
• monitorowanie postępu;
• collection;
• UK delivery;
• International Courier.

---

Pilne Apostille dla UK Marriage Certificate

W sprawach pilnych, w zależności od dostępnej usługi, możliwy może być szybszy Processing FCDO.

Ginkgo Advisory może koordynować:

• Expedited Apostille;
• Standard Apostille.

Może to być szczególnie przydatne przy:

• Visa;
• Immigration;
• ślubie za granicą;
• Family Reunification;
• pracy zagranicznej;
• sprawach nieruchomości;
• międzynarodowych postępowaniach prawnych;
• wymaganiach bankowych.

---

Czy można zamówić UK Marriage Certificate mieszkając w Polsce?

W wielu przypadkach tak.

Wnioskodawca może obecnie mieszkać w:

• Polsce;
• Niemczech;
• Irlandii;
• Holandii;
• Belgii;
• Francji;
• Norwegii;
• Szwecji;
• UAE;
• USA;
• Kanadzie;
• Australii;
• innym kraju,

a nadal potrzebować Marriage Certificate zarejestrowanego w Wielkiej Brytanii.

Jeżeli oficjalny marriage record można zidentyfikować, zwykle można zamówić nową Certified Copy.

Jeżeli dokument ma być używany za granicą, dalsza procedura może wyglądać następująco:

Replacement Marriage Certificate → FCDO Apostille → International Courier

Jeżeli państwo docelowe wymaga dodatkowych czynności, może być potrzebna dalsza Legalisation.

---

UK Marriage Certificate do użycia w Polsce

Brytyjski akt małżeństwa może być potrzebny w Polsce między innymi do:

• potwierdzenia stanu cywilnego;
• transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa;
• USC;
• zmiany nazwiska;
• spraw obywatelskich;
• spraw pobytowych;
• rejestracji rodziny;
• spraw spadkowych;
• bankowych;
• sądowych;
• majątkowych.

Przed rozpoczęciem procedury należy sprawdzić wymagania konkretnego polskiego urzędu, który będzie przyjmował dokument.

Warto ustalić między innymi:

• czy potrzebne jest Apostille;
• czy wymagane jest tłumaczenie na język polski;
• czy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe;
• czy potrzebna jest transkrypcja dokumentu;
• czy wymagane są dodatkowe dokumenty.

---

Brytyjski akt małżeństwa a transkrypcja w Polsce

Osoby, które zawarły małżeństwo w Wielkiej Brytanii, mogą w określonych sytuacjach potrzebować użyć UK Marriage Certificate do wpisania zagranicznego małżeństwa do polskiego rejestru stanu cywilnego.

W zależności od sprawy mogą być potrzebne między innymi:

• UK Marriage Certificate;
• Apostille;
• tłumaczenie przysięgłe;
• dokument tożsamości;
• dodatkowe dokumenty dotyczące nazwisk lub stanu cywilnego.

Dokładny zestaw dokumentów należy potwierdzić w odpowiednim urzędzie.

---

UK Marriage Certificate do Spouse Visa i Family Visa

Marriage Certificate jest często używany przy:

• Spouse Visa;
• Dependant Visa;
• Family Visa;
• Family Reunification;
• Residence Application;
• Citizenship Application.

Jeżeli stary dokument został zgubiony, zwykle można najpierw zamówić nową Certified Copy.

Jeżeli zagraniczny urząd wymaga Apostille, można następnie przeprowadzić ten etap.

---

Rejestracja brytyjskiego małżeństwa w innym kraju

Jeżeli małżeństwo zawarte w UK ma być zarejestrowane lub uznane w innym kraju, mogą być potrzebne:

• Marriage Certificate;
• Apostille;
• tłumaczenie;
• dokumenty tożsamości;
• dodatkowe dokumenty stanu cywilnego.

Wymogi zależą od kraju oraz celu procedury.

---

UK Marriage Certificate przy ponownym małżeństwie

Przy zawieraniu kolejnego małżeństwa za granicą urząd może wymagać dokumentów dotyczących wcześniejszej historii małżeńskiej.

Mogą to być:

• Marriage Certificate;
• Divorce Order;
• Decree Absolute;
• Final Order;
• Death Certificate.

Zakres dokumentów zależy od indywidualnej historii małżeńskiej.

Jeżeli poprzedni UK Marriage Certificate został zgubiony, można zamówić nową Certified Copy.

---

Co jeśli nazwisko w paszporcie różni się od Marriage Certificate?

Nie oznacza to automatycznie, że dokument jest nieważny.

Typowe przyczyny to:

• zmiana nazwiska po ślubie;
• powrót do nazwiska panieńskiego;
• zmiana nazwiska przez Deed Poll;
• różna pisownia;
• różna Transliteration;
• zmiana formatu nazwiska po wymianie paszportu.

Może być konieczne przedstawienie dokumentów łączących oba nazwiska, takich jak:

• Marriage Certificate;
• Change of Name Deed;
• stary i nowy Passport;
• inne oficjalne dokumenty.

---

Czy warto zamówić więcej niż jedną Certified Copy?

Jeżeli UK Marriage Certificate będzie używany w kilku procedurach międzynarodowych, warto rozważyć zamówienie dodatkowych oficjalnych odpisów.

Dokument może być potrzebny do:

• Apostille;
• Visa;
• Immigration;
• banku;
• zagranicznego urzędu;
• sądu;
• Citizenship;
• International Delivery.

Dodatkowa Certified Copy zmniejsza ryzyko pozostania bez dokumentu, gdy jedna kopia jest aktualnie legalizowana lub przesyłana.

---

Jak może pomóc Ginkgo Advisory?

Jeżeli:

• zgubiłeś UK Marriage Certificate;
• nie wiesz, jak zamówić Certified Copy;
• mieszkasz poza Wielką Brytanią;
• potrzebujesz dokumentu pilnie;
• potrzebujesz Apostille FCDO;
• potrzebujesz wysyłki międzynarodowej,

Ginkgo Advisory może pomóc w koordynacji procedury w Wielkiej Brytanii.

W zależności od sprawy usługi mogą obejmować:

• ustalenie właściwego Registry;
• uzyskanie Official UK Marriage Certificate;
• sprawdzenie dokumentu;
• ocenę możliwości uzyskania Apostille;
• FCDO Apostille;
• Expedited Processing;
• wysyłkę na terenie UK;
• International Courier;
• wskazanie właściwej Legalisation dla kraju docelowego.

---

UK Marriage Certificate po zgubieniu – podsumowanie procedury

Typowa procedura wygląda następująco:

Krok 1: Ustal, czy małżeństwo zostało zarejestrowane w England, Wales, Scotland czy Northern Ireland

Krok 2: Przygotuj nazwiska stron, datę i miejsce ślubu

Krok 3: Podaj GRO Reference Number, jeśli go posiadasz

Krok 4: Zamów Certified Copy przez GRO, NRS lub GRONI

Krok 5: Odbierz nowy oficjalny Marriage Certificate

Krok 6: Jeśli dokument ma być używany za granicą i jest to wymagane, uzyskaj FCDO Apostille

Krok 7: Spełnij dodatkowe wymagania dotyczące tłumaczenia lub Legalisation

Krok 8: Wyślij dokument do kraju lub instytucji, w której będzie używany

Zgubienie fizycznego UK Marriage Certificate zazwyczaj nie oznacza utraty samego oficjalnego wpisu małżeństwa.

Dopóki wpis znajduje się w odpowiednim brytyjskim rejestrze, można zwykle otrzymać nową Certified Copy do wykorzystania w UK lub za granicą.