UK Companies House Identity Verification
Remote identity verification for directors, PSCs and company officers.
Our legal consultant is registered with Companies House as an Authorised Corporate Service Provider
About the Author
KH is a practising solicitor based in London, admitted in England & Wales and regulated by the Solicitors Regulation Authority. He is registered with the Foreign, Commonwealth & Development Office. KH has worked as legal counsel and in-house solicitor across leading firms and corporations. He personally oversees every apostille and legalisation case at Ginkgo Advisory, ensuring consistency, accuracy, and end-to-end quality control.
KH Lam, LLB, LLM
Legal Consultant of Ginkgo Advisory
La verifica dell’identità presso Companies House è diventata un obbligo legale per gli amministratori delle società, le persone che esercitano un controllo significativo (PSC – Persons with Significant Control) e alcune altre persone collegate a società registrate nel Regno Unito.
Introdotto attraverso l’Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, questo obbligo mira a migliorare l’accuratezza del registro di Companies House, aumentare la trasparenza e rendere più difficile l’utilizzo delle società britanniche per frodi, riciclaggio di denaro e altri reati economici.
Per amministratori, PSC e altre persone soggette alle nuove regole, la verifica dell’identità presso Companies House è ormai una parte importante degli obblighi di conformità societaria.
Il nostro consulente legale è un Companies House Authorised Corporate Service Provider (ACSP) e può verificare la sua identità per suo conto.
Cos’è la verifica dell’identità presso Companies House?
La verifica dell’identità presso Companies House è il processo utilizzato per confermare che una persona sia effettivamente chi dichiara di essere.
In passato, Companies House non verificava sistematicamente l’identità degli amministratori o delle persone che esercitano un controllo significativo sulle società.
Le nuove riforme hanno modificato questo sistema.
La verifica dell’identità presso Companies House mira a:
- migliorare l’accuratezza delle informazioni presenti nel registro di Companies House;
- confermare l’identità delle persone che gestiscono o controllano società nel Regno Unito;
- ridurre l’uso improprio di società e identità false;
- contribuire alla lotta contro frodi, riciclaggio di denaro e altri reati economici;
- aumentare la fiducia nel registro delle imprese del Regno Unito.
In parole semplici, Companies House vuole assicurarsi che le persone dietro una società esistano realmente e siano chi dichiarano di essere.
Chi deve verificare la propria identità presso Companies House?
Gli attuali requisiti di verifica dell’identità riguardano diverse categorie di persone, tra cui:
- Amministratori di società
- Persone con controllo significativo (PSC)
- Membri di Limited Liability Partnerships (LLP)
- Alcune funzioni equivalenti
- Persone che intendono registrarsi come Authorised Corporate Service Provider (ACSP)
Companies House sta introducendo ulteriori obblighi in modo graduale. I requisiti esatti possono quindi dipendere dal ruolo ricoperto e dalle circostanze personali.
Se è amministratore, PSC o membro di una LLP, è importante verificare quali obblighi di identificazione si applicano alla sua specifica situazione.
Come si effettua la verifica dell’identità presso Companies House?
Esistono due modalità principali per completare la verifica.
1. Verifica direttamente con Companies House
È possibile completare personalmente la verifica attraverso il servizio ufficiale di Companies House e, ove applicabile, GOV.UK One Login.
A seconda della situazione, potrebbe essere necessario fornire documenti di identità e informazioni che consentano di confermare la propria identità.
La verifica diretta tramite Companies House non comporta il pagamento di un compenso professionale a un ACSP.
2. Utilizzare un ACSP
È inoltre possibile utilizzare un Companies House Authorised Corporate Service Provider (ACSP).
Un ACSP è un professionista o un fornitore autorizzato da Companies House a svolgere determinati servizi societari, compresa la verifica dell’identità dei propri clienti.
Il nostro consulente legale è un ACSP autorizzato da Companies House e può effettuare la procedura di verifica per suo conto.
Per molte persone, questa rappresenta una soluzione più semplice quando si desidera ricevere assistenza professionale.
Cos’è un ACSP?
ACSP significa Authorised Corporate Service Provider.
Si tratta di un professionista o di un’organizzazione autorizzata da Companies House a fornire determinati servizi relativi alle società.
Gli ACSP possono comprendere:
- solicitor e altri professionisti legali;
- commercialisti;
- agenti per la costituzione di società;
- altri professionisti soggetti agli adeguati requisiti di supervisione in materia di antiriciclaggio.
Uno dei servizi più importanti che un ACSP può fornire è la verifica dell’identità per Companies House.
L’ACSP effettua i controlli richiesti e successivamente comunica a Companies House che l’identità è stata verificata.
Pertanto, un ACSP non si limita ad aiutare a compilare un modulo: esegue il processo di verifica secondo gli standard stabiliti da Companies House.
Perché utilizzare un ACSP per la verifica dell’identità Companies House?
È possibile verificare personalmente la propria identità, ma utilizzare un ACSP consente di ricevere assistenza professionale.
Può essere particolarmente utile se:
- è amministratore di una o più società;
- è un PSC;
- ricopre più incarichi registrati presso Companies House;
- vive al di fuori del Regno Unito;
- desidera assistenza professionale;
- preferisce affidare la procedura a un professionista legale;
- ha una struttura societaria più complessa;
- vuole ridurre il rischio di errori amministrativi.
Il nostro consulente legale può seguire il processo di verifica e comunicare a Companies House che l’identificazione è stata completata.
Non è necessario gestire da soli la verifica dell’identità presso Companies House.
Cosa succede durante la verifica dell’identità?
La procedura esatta dipende dal fatto che la verifica venga effettuata direttamente con Companies House oppure tramite un ACSP.
Quando la verifica viene eseguita da un ACSP, quest’ultimo deve rispettare lo standard di verifica dell’identità stabilito da Companies House.
Il processo può comprendere:
- raccolta delle informazioni relative alla persona;
- acquisizione di documenti di identità appropriati;
- verifica dell’autenticità dei documenti;
- verifica della corrispondenza tra i documenti e la persona;
- conservazione delle informazioni e dei documenti richiesti;
- decisione sulla possibilità di confermare l’identità.
Una volta completati i controlli, l’ACSP informa Companies House che l’identità è stata verificata.
Cos’è il codice personale di Companies House?
Dopo aver completato con successo la verifica dell’identità, Companies House assegna un codice personale.
Questo codice è collegato alla sua identità verificata e non alla società.
Può essere necessario per determinate procedure e comunicazioni con Companies House, comprese quelle relative al suo ruolo di amministratore o PSC.
Il codice personale deve essere conservato in modo sicuro.
Non deve essere confuso con il numero di registrazione della società o con il codice di autenticazione utilizzato per determinate procedure di deposito online.
È necessario verificare l’identità più di una volta?
Per la maggior parte delle persone, la verifica dell’identità presso Companies House è un processo una tantum.
Tuttavia, il codice personale può continuare a essere necessario per diverse procedure o per differenti incarichi presso più società.
Per questo motivo, dopo aver completato la verifica, è importante conservare il proprio codice personale in un luogo sicuro.
Cosa succede se non si completa la verifica dell’identità presso Companies House?
Non completare la verifica quando esiste un obbligo legale può avere conseguenze importanti.
A seconda delle circostanze, le misure di conformità e di enforcement di Companies House possono includere:
- sanzioni finanziarie;
- multe;
- procedimenti giudiziari o penali;
- restrizioni su determinate attività presso Companies House;
- restrizioni alla nomina come nuovo amministratore;
- restrizioni alla registrazione di determinate società o entità;
- pubblicazione di informazioni relative alla non conformità;
- ulteriori misure di enforcement.
Nei casi più gravi, Companies House può avviare procedimenti penali, che possono portare a una condanna, a multe e, in determinate circostanze, alla squalifica come amministratore.
La verifica dell’identità non dovrebbe quindi essere considerata una semplice formalità amministrativa facoltativa.
Cosa costituisce una violazione degli obblighi di verifica dell’identità?
La non conformità può verificarsi quando una persona che ha l’obbligo legale di verificare la propria identità non soddisfa i requisiti applicabili.
Ciò può includere:
- non completare la verifica quando richiesta;
- non fornire le informazioni necessarie;
- fornire informazioni false o fuorvianti;
- tentare di utilizzare un’identità che non può essere adeguatamente dimostrata;
- continuare a non rispettare gli obblighi di Companies House.
Companies House adotta un approccio basato sul rischio e può considerare fattori quali la gravità della violazione, la storia precedente e l’eventuale presenza di frode o attività criminali.
Non essere a conoscenza dell’obbligo non elimina la responsabilità di rispettarlo.
Amministratori, PSC e altre persone interessate restano responsabili dell’adempimento dei propri obblighi legali.
La mancata verifica può influire sui depositi della società?
Sì.
La verifica dell’identità è ora integrata nel sistema generale di conformità di Companies House.
In determinate situazioni, una società deve assicurarsi che i propri amministratori abbiano completato la verifica dell’identità e fornito i codici personali necessari per effettuare determinate procedure, comprese quelle relative alla confirmation statement.
Un problema con la verifica può quindi diventare un problema pratico per la società stessa.
Ciò può incidere su:
- depositi societari obbligatori;
- aggiornamenti del registro;
- obblighi di conferma;
- determinati processi di finanziamento;
- operazioni societarie;
- rapporti con banche, investitori e altri partner commerciali.
Mantenere le informazioni della società corrette e aggiornate presso Companies House è sempre più importante per qualsiasi impresa nel Regno Unito.
Cosa fare se non si è completata la verifica dell’identità?
Se scopre di non aver rispettato un obbligo di verifica applicabile, è importante agire rapidamente.
1. Verifichi se l’obbligo si applica a lei
Controlli il proprio ruolo presso Companies House e determini quali requisiti si applicano alla sua situazione.
2. Controlli le comunicazioni di Companies House
Cerchi e-mail, lettere, avvisi o notifiche relative alla verifica dell’identità.
3. Completi la verifica
Può farlo direttamente con Companies House oppure tramite un ACSP.
4. Conservi il codice personale
Una volta completata la verifica, custodisca il codice personale in un luogo sicuro.
5. Richieda assistenza professionale quando necessario
Se ha ricevuto una notifica di non conformità o non è sicuro degli obblighi che si applicano a lei, può essere utile rivolgersi a un professionista.
Cosa succede se si riceve una lettera di non conformità da Companies House?
Companies House dispone di una procedura formale per determinati casi in cui una persona non ha rispettato un obbligo di verifica.
Se riceve una default letter, in determinate circostanze potrebbe essere possibile presentare una representation spiegando le ragioni della mancata conformità.
È importante agire rapidamente e seguire attentamente le istruzioni contenute nella comunicazione ricevuta.
Una representation non sostituisce l’obbligo di completare la verifica.
L’obiettivo dovrebbe essere regolarizzare la situazione il prima possibile.
Verifica dell’identità Companies House per amministratori
Gli amministratori sono tra i principali gruppi interessati dalle nuove regole.
Ogni amministratore soggetto al regime deve completare la propria verifica dell’identità.
L’identità verificata viene successivamente collegata alle funzioni e alle nomine corrispondenti registrate presso Companies House.
Per le società con più amministratori è importante verificare la situazione di ogni persona individualmente.
La verifica di un amministratore non verifica automaticamente gli altri amministratori.
Verifica dell’identità Companies House per PSC
Un Person with Significant Control (PSC) è una persona che possiede o esercita un controllo significativo su una società secondo le norme applicabili nel Regno Unito.
Anche i PSC sono soggetti agli obblighi di verifica dell’identità.
Dopo aver completato la verifica, il PSC riceve il proprio codice personale e deve seguire la procedura prevista per collegare l’identità verificata al proprio record presso Companies House.
Se è un PSC ma non è amministratore, i suoi obblighi possono essere diversi da quelli di un amministratore.
È quindi importante seguire le indicazioni di Companies House relative alla propria specifica funzione.
Verifica dell’identità Companies House per membri di LLP
I membri delle Limited Liability Partnerships (LLP) sono anch’essi soggetti ai requisiti di verifica dell’identità.
Le LLP hanno propri obblighi di deposito e conformità presso Companies House.
Se è membro di una LLP, dovrebbe verificare i requisiti applicabili al suo ruolo e assicurarsi che la propria verifica dell’identità sia registrata correttamente.
Verifica dell’identità per amministratori e PSC residenti fuori dal Regno Unito
Gli obblighi di verifica dell’identità possono applicarsi anche alle persone che vivono al di fuori del Regno Unito.
Per amministratori internazionali, PSC e proprietari di società britanniche residenti all’estero, utilizzare un ACSP può rappresentare una soluzione professionale e pratica.
Il nostro consulente legale può aiutare le persone idonee a comprendere quali informazioni e documenti siano necessari per completare la verifica.
Verifica Companies House: direttamente o tramite un ACSP?
Entrambe le opzioni sono disponibili.
| Caratteristica | Direttamente con Companies House | Tramite un ACSP |
|---|---|---|
| Chi effettua la verifica? | Lei | Un professionista autorizzato |
| Compenso professionale | Nessun compenso ACSP | L’ACSP può applicare un compenso |
| Assistenza professionale | No | Sì |
| Gestione del processo | Personalmente | Con supporto professionale |
| Comunicazione a Companies House | Personalmente | Effettuata dall’ACSP |
La differenza principale è che un ACSP può gestire professionalmente il processo e comunicare a Companies House che la verifica è stata completata.
Perché è importante la verifica dell’identità presso Companies House?
La verifica dell’identità fa parte di una trasformazione più ampia del sistema britannico di registrazione delle società.
Companies House si sta evolvendo verso un registro che offre maggiore affidabilità sull’identità delle persone che stanno dietro alle imprese britanniche.
Questo contribuisce a:
- proteggere l’integrità del registro;
- combattere le frodi;
- ridurre l’uso di identità false;
- aumentare la trasparenza societaria;
- rafforzare la fiducia nelle imprese del Regno Unito.
Per amministratori e PSC, adempiere correttamente agli obblighi di verifica contribuisce a ridurre il rischio di problemi legali, amministrativi e commerciali.
Domande frequenti sulla verifica dell’identità Companies House
Che cos’è la verifica dell’identità presso Companies House?
È il processo utilizzato per confermare l’identità delle persone che ricoprono determinate funzioni nelle società registrate nel Regno Unito.
La verifica dell’identità è obbligatoria?
Sì. È un obbligo legale per le persone che rientrano nell’ambito del relativo regime.
Chi deve verificare la propria identità?
Le principali categorie comprendono amministratori, PSC e determinati membri di LLP, oltre ad altre categorie che vengono introdotte progressivamente.
Un solicitor può verificare la mia identità per Companies House?
Sì, purché il solicitor sia registrato come Authorised Corporate Service Provider (ACSP) e soddisfi i requisiti applicabili.
Posso verificare la mia identità direttamente?
Sì. Companies House offre una procedura diretta di verifica, compreso GOV.UK One Login quando applicabile.
Che cos’è un ACSP?
ACSP significa Authorised Corporate Service Provider. È un fornitore autorizzato da Companies House a offrire determinati servizi societari, tra cui la verifica dell’identità.
Cosa succede dopo la verifica?
Companies House fornisce un codice personale collegato alla sua identità verificata.
Quali sono le conseguenze della mancata verifica?
La non conformità può comportare sanzioni finanziarie, multe, procedimenti penali e determinate restrizioni relative alle attività presso Companies House.
È necessario verificare l’identità più volte?
Per la maggior parte delle persone, la verifica è una procedura una tantum.
Un amministratore residente al di fuori del Regno Unito può utilizzare un ACSP?
Sì. Gli amministratori e altre persone idonee che vivono fuori dal Regno Unito possono utilizzare un ACSP appropriato.
Quanto costa la verifica dell’identità?
La verifica diretta con Companies House non comporta un compenso professionale ACSP. Un ACSP può tuttavia applicare il proprio compenso per il servizio di verifica.
Questo contenuto è fornito esclusivamente a scopo informativo generale e non costituisce consulenza legale. I requisiti e le procedure di Companies House possono cambiare. Verifichi sempre le indicazioni ufficiali più recenti applicabili alla propria situazione.
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