认证文件在企业层面的“了解你的客户（KYC）”和“反洗钱（AML）”审查中起着关键作用。
根据英国及国际反洗钱法规，银行、律师事务所、会计师事务所、房地产机构以及其他受监管机构，都必须清楚了解：公司由谁持有、由谁控制，以及最终受益人是谁。
因此，若公司未能提供合规、可核验的公司文件，相关机构通常无法继续开展开户、交易或监管申报等流程。
基于此，本指南将系统说明：
- 机构通常会要求哪些公司文件
- 哪些人员需要被识别和核实
- 文件认证在实际操作中的方式
- 企业如何避免在 KYC 与 AML 审查中出现常见延误
什么是公司认证文件
公司认证文件，是指由具备资质的专业人士核验原件后，确认其真实性的公司文件副本。
在实际操作中，当公司无法提交原始文件、涉及跨境业务、通过远程方式完成尽职调查，或需要进行强化尽职调查（EDD）时，相关机构通常会要求并依赖经认证的文件副本。
因此，认证的作用在于确认：所提交的文件副本，与经核验的原件真实一致。
法律依据：为何机构必须要求认证文件
根据《2017 年反洗钱、反恐融资及资金转移条例》，受监管机构必须履行一系列法定义务。
包括：
- 确认公司法律主体身份
- 核实董事及获授权签署人
- 识别并核实最终受益所有人（UBO）
- 理解公司的股权与控制结构
- 在风险上升时实施强化审查
正因如此，若公司提交的文件存在缺失、过期或认证不合规的情况，机构通常必须暂停或拒绝相关流程。
哪些公司需要提供认证文件
以下类型的公司，通常需要提交认证文件：
- 在英国开立银行账户的英国或海外公司
- 持有房地产的公司
- SPV（特殊目的载体）及投资结构
- 与受监管对手方开展业务的贸易公司
- 涉及跨境交易的公司
具体要求会因注册地、行业性质及风险水平而有所不同。
常见所需的核心公司文件
1. 公司注册证书（Certificate of Incorporation）
用于确认公司的合法存续状态及注册信息。
通常可接受的版本包括：
- 英国公司注册处（Companies House）出具的注册证书
- 海外公司注册证书
- 可被核验的电子注册证书
如无法提交原件，通常需要提供认证副本。
2. 公司章程性文件
机构可能会要求以下文件：
- 公司章程（Articles of Association）
- 公司备忘录（Memorandum of Association）
- 海外公司对应的章程性文件
这些文件用于说明公司的治理结构、权限范围及内部授权机制。
3. 董事名册（Register of Directors）
用于核实公司的实际管理人与对外代表人。
通常需显示：
- 董事的完整法定姓名
- 任命日期
- 当前任职状态
4. 股东／成员名册（Register of Shareholders / Members）
用于评估公司的所有权与控制权结构。
该文件有助于机构识别：
- 各股东的持股比例
- 投票权控制情况
- 股权变动记录
5. 最终受益所有人（UBO）信息
最终受益所有人，是指直接或间接持有或控制公司 25% 及以上权益的自然人。
机构通常需要核实：
- 每位 UBO 的身份
- 每位 UBO 的居住地址
- UBO 与公司之间的完整持股或控制链条
UBO 本人也需接受个人层面的 KYC 审查，包括提交经认证的身份证明及地址证明。
6. 授权文件及董事会决议
这些文件通常用于确认谁有权代表公司行事。
例如：
- 批准开户或交易的董事会决议
- 签署权限确认文件
- 授权委托书（Power of Attorney）
在多数情况下，这类文件也需以认证形式提交。
7. 公司存续证明（Certificate of Good Standing）
该文件用于确认公司在其注册地仍然合法存续，并已持续履行法定义务，例如按时提交年度申报及缴纳相关费用。
机构通常在以下情形下要求提供公司存续证明：
- 海外公司在英国或其他司法辖区开展业务；
- 公司开立银行账户或接受跨境合规审查；
- 相关交易涉及投资、融资或公司重组。
如无法提供原件，机构通常会要求提交经认证的副本。
8. 公司任职证明（Certificate of Incumbency）
该文件列明公司现任董事、股东及公司秘书的信息。
通常包括以下内容：
- 现任管理人员的姓名及职务；
- 当前股东信息；
- 文件签发日期。
公司任职证明常用于核实公司的管理架构及签署授权情况，在银行开户、投资结构搭建以及跨境 KYC 与 AML 审查中尤为常见。
公司文件的认证要求
每一份公司认证文件，必须清楚载明以下声明：
“Certified to be a true copy of the original seen by me.”
此外，认证人还必须注明：
- 姓名
- 签名与日期
- 专业身份
- 所属机构名称及地址
- 专业机构及执业／注册编号
实践中，大多数文件被拒的原因包括：缺少必要的认证用语、仅对第一页进行认证、未完整列明认证人信息。
谁可以为公司文件进行认证
通常被接受的认证人包括：
- 英国或其他司法辖区的律师
- 公证人（Notary Public）
- 宣誓官（Commissioner for Oaths）
是否被接受，取决于：
- 相关机构的内部合规政策
- 公司注册地
- 文件使用目的地
使用不被接受的认证人，往往会导致延误或需要重新认证。
何时会触发强化尽职调查
在以下情况下，机构通常会要求额外文件或说明：
- 公司业务涉及多个司法辖区
- 股权或控制结构较为复杂
- 交易金额较高
- 资金流经高风险地区
- 某位 UBO 属于政治公众人物（PEP）
可能被要求补充的资料包括：
- 股权结构示意图
- 资金来源说明
- 财富来源文件
- 业务背景及经营活动说明
公司 KYC 文件被拒的常见原因
多数拒绝并非源于公司本身问题，而是文件层面的技术性原因，例如：
- 文件已过期
- 认证用语不完整
- 认证人信息缺失
- 股权链条不清晰
- UBO 文件前后不一致
这些问题往往会导致本可避免的数周延误。
银杏顾问如何协助公司完成 KYC 与 AML
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- 降低因格式或措辞错误导致的拒件风险
因此，公司在首次提交时，更有可能顺利通过审核并推进相关流程。
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