在设立或维护海外公司时，英国个人通常需要提交身份证明文件和住址证明的认证副本（Certified True Copy），而非原件。
在实际操作中，海外公司注册处、银行以及企业服务机构会依赖这些认证副本来完成 KYC（了解你的客户） 和 AML（反洗钱） 审查。因此，这些文件被用于核实董事及股东身份，并满足不同司法辖区下的年度合规要求。
本指南将说明什么是英国认证副本（UK Certified True Copy）、由谁可以出具认证，以及如何正确取得该文件以用于海外公司事务。
如何取得认证副本（远程办理流程）
为简化海外提交流程，认证副本可通过远程方式完成：
- 提交清晰的身份证明文件及／或住址证明的照片或扫描件
- 在简短的视频通话中出示文件原件以供核验
- 取得已认证的副本扫描件（Certified True Copy）
- 可选：如海外机构要求纸本文件，可安排快递寄送认证副本
什么是认证副本（Certified True Copy）？
认证副本（Certified True Copy）是指由具备资格的专业人士将文件副本与原件逐一核对后出具的正式文件。该专业人士会在副本上签名、注明日期并加盖印章，以确认该副本与原件一致，内容真实且未被更改。
在海外公司设立及后续维护过程中，相关机构通常会要求提交认证副本而非原件。正因如此，认证副本在满足合规要求的同时，也有助于降低文件遗失、被滥用或遭到欺诈的风险。
海外公司常见所需文件
海外主管机关通常会要求以下文件的认证副本（Certified True Copy）：
身份证明文件
- 英国护照（照片页）
- 英国居留许可（如适用）
住址证明
- 公共事业账单（电费、燃气费或水费）
- 市政税（Council Tax）账单
- 银行或信用卡对账单
- 英国税务海关总署（HMRC）函件
上述文件通常用于支持以下事项：
- 公司设立
- 董事及股东身份核实与入驻（onboarding）
- 公司银行账户开立
- 年度 KYC / AML 复核
- 公司注册资料更新
多数海外机构不接受未经认证的扫描件或屏幕截图。
英国由谁可以出具认证副本？
如认证副本用于海外公司事务，通常应由受监管的法律专业人士完成认证。
海外机构普遍接受的认证人包括：
- 英国执业律师
- 公证人（Notary Public）
相比之下，其他专业人士所出具的认证通常仅适用于英国境内用途。在实践中，海外公司注册处和银行往往会拒绝接受此类认证文件。
一般原则：凡涉及海外公司的设立、银行开户及年度合规事项，均应使用英国律师或公证人出具的认证副本。
认证副本的必备认证用语
认证人应在文件副本上写明以下声明：
“I certify that this is a true copy of the original document.” （我证明这是一份与原件完全一致的真实副本。）
此外，认证人还应清楚注明以下信息：
- 签名
- 正楷姓名（printed name）
- 专业职称
- 所属机构名称（如适用）
- 联系方式
- 认证日期
如文件为多页，认证人应在每一页签写姓名首字母（initial）或以其他方式清楚标注，以确认整份文件均已被认证。
如认证副本是基于扫描件制作，认证用语应进一步说明该副本为电子原件的完全一致副本，并符合英国律师公会（Law Society）的相关指引。
在英国哪里可以办理认证副本
| 机构 | 收费范围 | 是否适用于海外用途 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 英国执业律师（UK Solicitor） | £38–£60/份 | 是 | 适用于公司设立、银行开户及合规事项，通常为首选 |
| 公证人（Notary Public） | £80–£150+ | 是 | 常用于风险较高或要求更严格的司法辖区 |
| 邮局（Post Office） | £12.75+ | 通常不适用 | 海外公司用途接受度有限，常被注册处或银行拒绝 |
认证副本、公证副本与海牙认证（Apostille）的主要区别
认证副本（Certified True Copy）由英国执业律师或其他被认可的专业人士签署确认。在大多数情况下，海外公司注册处都会接受这种形式的文件。
公证副本（Notarised Copy）由公证人（Notary Public）出具并签署。部分银行及某些司法辖区会要求这种更高层级的核验。
海牙认证（Apostille）由英国外交、联邦及发展事务部（UK Foreign, Commonwealth and Development Office，简称 FCDO）签发，用于确认英国律师或公证人的签名及印章的真实性。海牙公约成员国的主管机关通常会要求完成此步骤。
在部分司法辖区，认证副本与海牙认证（Apostille）可能同时为强制要求。
常见导致文件被拒的原因
海外机构在审查文件时，常因以下原因而拒绝认证副本：
- 使用邮局（Post Office）认证文件用于海外公司事务
- 认证人未注明专业职称或联系方式
- 住址证明超出可接受的有效期限
- 认证人未被接收机构认可
- 对扫描件进行认证时，使用了不正确的认证用语
是否需要办理海牙认证（Apostille）？
在以下情况下，您可能需要为文件办理海牙认证（Apostille）：
- 海外主管机关明确要求提供海牙认证
- 文件将在英国或欧盟以外使用
- 接收文件的国家为《海牙公约》成员国
由于海牙认证需在文件完成认证副本或公证之后才能办理，务必提前确认相关要求，以避免重复办理或延误。
用于海外公司事务的英国律师认证副本服务
银杏顾问（Ginkgo Advisory）由英国律政署（SRA）监管的执业律师提供服务，专门为海外公司用途办理认证副本（Certified True Copy），涵盖公司设立及持续合规需求。
服务范围包括：
- 英国护照及住址证明的认证
- 海外公司设立支持
- 年度 KYC / AML 复核
- 如有需要，协助办理海牙认证（Apostille）及使领馆认证
办理时效：
- 在文件条件允许的情况下，可提供当日完成认证
- 提供安全的扫描件交付或快递寄送纸本文件服务
如需安排认证，请与我们联系，或通过 WhatsApp： +44 7388 833283.
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